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丽江大港商贸:OA网络办公系统,快乐协同

丽江大港是集钢材贸易、钢筋加工、仓储、融资担保、房地产、酒店等多元化经营的企业,在昆明、安宁、大理、丽江及省外多地都设有分支机构。

2005年10月1日,丽江大港贸易有限公司投资,由享誉中外的著名设计师广州莫伯治建筑师事务所按白金五星标准精心设计,座落于丽江市主干道——香格里大道的丽江大港旺宝国际饭店试营业。饭店一期工程投入运营客房及套房435间,房间面积超过45平方米,室内设计雅致,设备齐全,可透过宽敞明亮的窗户,眺望神奇雄伟的玉龙雪山,尽情享受大自然的神韵。饭店便捷的交通、舒适的环境,是商务会议或休闲旅游的最佳选择。

实施协同办公的背景情况

* 总部与各公司之间、饭店各部门之间实现网上审批,不再使用传统的传真方式或饭店常用的文员跑单方式,真正实现了无纸化办公,节约了纸张、办公设备耗材及通讯费用。

* 新闻、公告及通知实现网上及时发布。

* 公司及部门等公用信息在电子资料库形成共享。

一:实施协同办公平台目标

统一办公平台

* 待办事项提示,重要事项跟踪。

* 事件处理进度查询。

* 工作计划、日程安排。

工作流程管理

* 固化制度的流程,规范管理,不能跨越流程审批。

* 个人事务的流程实现自定义

* 所有流程图形化,直观方便

数字化办公

* 实现远程审批和移动办公

* 无纸化办公,节约费用。

* 建立电子档案,知识积累与共享

互联互通

* 通过授权管理,所属各单位可以与公司总部在统一的平台下协同办公

* 为实现与集团办公系统互通提供支持平台,满足电子文件传递需求。

二:实施应用成果

固化制度流程

* 大量办公事务通过模板固化(包括个人常用事务),有效提高公司办公的规范性

* 网络资源、通信技术得到充分利用,大大提高了工作效率(待办事项短信提醒 ,互联网远程办公)

工作透明化

问题:部门工作和个人工作安排时常发生冲突,工作安排、工作进度主要依靠口头或书面进行交流,容易出现“忙中出错”、“顾此失彼”的现象……

实施后:部门工作和个人工作安排的井井有条且工作安排、工作进度全部信息化管理。

提高项目管理能力

问题:

1.以往项目管理注重项目的结果管理和指标管理,对项目过程缺少监督;

2,仅仅责任人员对项目情况了解全面,其他参与人员只了解自己的一部分,缺乏项目的大局观;

3.责任人和责任部门协调工作量大,项目人员变化对项目影响大。

实施后:

1.所有项目文档及时记录在服务器中,相关人员可以随时查询;

2.新加入人员可以了解项目的所有信息。

统一的文档管理

问题:

1.公司没有统一的电子资料库,许多资料在员工个人手中;

2.人员岗位变更、调动频繁,容易造成资料缺失;

3.重要资料保存在个人电脑或其他电子介质中,容易丢失或泄密

实施后:

协同文档管理,使公司所有文档能够实现分类和授权管理,公司宝贵的知识和经验能够得到积累和共享,为员工提供个在线学习的平台

使用价值

* 从今年1月份开始实施后,已取缔原有的传真、电话请示等审批方式,各公司各部门的所有审批都已实现网上完成即使不在办公室,只要具备上网条件,都可轻松处理工作事务。

* 实现公文的网上处理。

* 整个审批过程快速、高效,不再发生越级审批;审批意见透明。

* 审批后的资料查询方便。

丽江大港旺宝国际饭店的实施略晚,是从今年8月份开始全面实施的。目前,饭店已部分使用了协同办公,在付款审批、公文流转上,彻底改变了以往文员跑单的方式。

快速定位:相关资料

客户价值

清晰管理

待办事项提示,重要事项跟踪、事情处理进度查询清晰管理

数字办公

实现现远程审批和移动办公,真正数字化办公

互联互通

互联互通:通过授权管理,分子公司在统一的平台下协同办公

无纸化办公

实现了无纸化办公,节约了纸张、办公设备耗材及通讯费用
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