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中国邮电器材集团:协同背后,激活集团企业的全员信息化

“这是我做销售这么多年来签的最厚的一份合同,有300多页,每篇签字手都快抽筋了,签约的日子我还记得非常清楚”致远协创京津大区总监王化福不禁感慨。 

2006年2月28日,国内最大的通信终端产品销售企业和通信工程建设企业中国邮电器材集团公司(以下简称中邮电),经过近半年的比较和选型,在10多家知名OA厂商中不断徘徊,最终将“绣球”抛给了致远协创A6。 

如果将中邮电OA选型之路比做一次相亲的话,那在众多的“美女”中,A6不是最抢眼的,而是最朴素的。正是A6秀外慧中的气质赢得了中邮电的倾心。“A6简洁的界面,清晰的模块设计,易学易用的特性是我们最终选择它的原因”中邮电信息技术部总经理姜作旭一边点着鼠标批阅公文,一边述说着中邮电与A6的故事。 

A6易用性:拨开“信息化恐惧症”的阴霾 

在瞬息万变的信息时代,灵活创新的中小企业越来越活跃,而拥有雄厚资本的国有企业却显得有些低沉。尽管国有企业是最早开始启动信息化的先锋,但是由于企业员工的信息化水平差异大,因为全员推进企业信息化就出现了阻碍,甚至让部分员工对这种新事物产生了恐惧感。 

中邮电作为由国务院国有资产监督管理委员会管理的中央大型国有企业同样面临这样的尴尬。“听说咱们这要实施全信息化了,这能行吗?”在电梯中,中邮电的一位员工无意中表露出了自己的心声。看来,中邮电想推进全员信息化还真不是件容易事。 

2005年,随着中邮电组织机构规模的扩大,业务领域的延伸,中邮电发现如此庞大的机构管理起来难度很大。因此,05年7月,中邮电成立了信息技术部。新部门成立的第一件事就是要上OA系统。“我们当时也捏了把汗,上OA 肯定有利于企业发展,但大家能不能真正用起来呢?”中邮电信息技术部总经理姜作旭也为此事犯了难。因此,操作简单,易学易用成为中邮电选择OA系统的标准之一。同时,这也是中邮电选择致远协创a6的关键所在。 

2006年4月24日,中邮电百余名员工第一次接受A6产品使用的培训和上机体验。经过致远协创培训讲师的讲解和亲自指导,中邮电的员工慢慢消除了心里的担心,与A6开始了第一次亲密接触。平日里常用的业务流程在A6中都可以找到对应的模版,参加培训的员工虽然第一次使用A6,但并没有产生陌生感,心中的疑虑即刻烟消云散,提高全体员工信息化的意识。致远协创A6系统就这样顺利走进了中邮电,走进了每一个人的工作中。 

A6k:规范管理一键完成 

随着中邮电集团规模的扩大,业务范围不断延伸。近年来,中邮电通过更新观念,转变思路,开拓经营,在保持原有业务水平基础上,持续推进国际贸易和物流,使其保持稳定增长。作为中邮电业务中的重要部分,国际贸易和物流的日常工作流程自然也能在A6中找到它们的行踪。 

A6办公平台中,中邮电国际贸易部设置了精细的流程,各种国际招标项目以及合同的审批都能在协同办公系统中一键完成。原来沉甸甸的纸质招标文件摇身一变,成为电子文档,投标时可以大家可以轻装上阵。以前各项文件的审批总是压在老总桌子上,迟迟不能批复,让工作节奏一下子慢了起来。总是有人抱怨“不就是签个名,盖个章嘛,要等这么长时间”,主管领导出差在外,不便审批,造成文件积压。A6这位管家可是个工作狂,它不仅要以最快的速度将文件传递出去,如果处理不及时,A6的催办功能就发威了。 

中邮电直属企业中邮普泰以手机销售为主营业务。普泰的所有工作流程已经都在A6上实现。比如,日常工作中的价格体系调整、手机上市的请示流程、厂家价格补偿报告以及分销商的审批都通过在A6中设置固定流程来实现,避免了因记不住复杂的流程而找错审批部门的尴尬。 

除了日常文件的审批,销售人员的差旅费、通讯费、交通费也被A6一“网”打尽。A6协同管理平台将各项制度通过可视化的固化流程体现,实现了企业各项管理制度落地,让这些思想的精华真正在企业运营中散发光芒。 

当一厚摞管理制度遇到A6,复杂就变简单。“我们原来出差回来报销总是要拖很多天,今天这部门领导不在,明天那位主管开会,就是批不了。”中邮电普泰公司的销售人员现在无需再为此担心,即使没有回到公司,也可以在A6平台上,把差旅费等提提交等待审批。如此一来,大大节省了报销的周期,销售人员也不再为此担忧。 

A6进驻中邮电之后,逐渐被员工接受,并成为工作中的一件随身工具,必不可少。“现在,一看到待办事项里面还有没有处理的协同,就觉得一天的工作没做完,心里不踏实”这是中邮电员工普遍的心里写照。 

A6平台性:异地协同管理轻松实现 

打开中邮电的网站,一个醒目的菜单小窗口吸引了眼球,点开一看,长长的下拉菜单让人吃了一惊,众多分支机构的名称赫然显现,这就是中邮电这家集团企业的庞大机构。 

中邮电集团现有12家全资子企业、多家控股企业、合资企业、参股企业。集团公司主营业务包括通信终端产品销售和物流、通信工程建设、国际贸易和国际展览等众多领域,绝对属于航空母舰级的集团企业。2004年,中邮电集团公司总资产83亿元,净资产18亿元,年销售收入超过150亿元。 

看到这一连串另众多企业羡慕不已的数字,中邮电的管理层可是没有心思抱着成绩享清福。中邮电集团好比一棵繁茂参天的古树,它有着发达的根系,哪里营养充沛就向哪里延伸。集团12家分公司遍布全国,员工总数上千人,机构庞大,实力雄厚必然带来高收益,但隐藏在一片“好景”背后的却是管理层的困惑。 

随着集团的不断壮大和在全国的移动终端销售的展开,中邮电的管理层发现,即使是每日不停歇得各地奔走,处处考察,也无法全面了解每一家子公司的运营状况,把宝贵的时间都耗费在了路途上,徒劳无用。 

OA系统的启用,似乎是解决这种尴尬的最佳途径。致远协创A6协同管理系统就好似一位“管家”,中邮电的大小事务都瞒不过它。公司制度变更了,广州的销售机构断货了,某员工家里有事请假了,全部都被A6管家详细记录。 

A6协同办公系统一期建设实现了集团和本部各部室、中邮普泰公司、中邮设备公司、中邮捷讯公司、中邮展览公台搭建,集团内部和这些公司的员工均纳入系统的服务和管理范围之中。各直属公司及控股公司在A6系统中各以一个单独的虚拟部门体现,每个单位只有少数关键岗位的员工可以加入该虚拟部门。 

一个平台,多家公司联动,打通了部门之间,集团与分支的沟通阻隔,让信息真正流动起来。“每天都得给分公司打好几次电话,发无数个传真,就光应付这些日常事务就占了大多时间,弄得手忙脚乱的。”中邮电集团办公室的秘书小王在描述使用A6前的工作状态时总是说“我的电话永远占线”。

A6从进入中邮电的第一开始,就不受电话兄弟、打印机大叔和传真妹妹的欢迎。 

A6的在线呼叫抢了电话的饭碗,文档共享和传递让打印机无用武之地,公文管理功能更是让传真受了冷落。原来最受领导宠爱的“章”家族也被A6的电子签章抢了风头。 

各类文件提交和审批全部在线实现,一键完成。来到中邮电集团,人们每天说的最多的一句话就是“给我发协同吧!” 

A6粘性:全员上线 一个都不能少 

晚上9:00打开中邮电的A6系统,一个数字令人震惊,看看首页显示的在线人数:30。中邮电的协同办公系统从来就没有冷清过。 

“一年半的时间,中邮电从最高管理层到一般员工,人人协同。公司50岁以上的老同志都养成了协同办公的习惯。”中邮电信息技术部总经理姜作旭对A6一期使用效果非常满意。因此,深化A6应用,增加并发数,让更多的员工都来享受协同,成为中邮电二期开发的主要任务。 

2007年2月,致远协创的培训讲师再一次为中邮电作大规模专门培训,这回的学员都将成为各自公司或部门的A6专家,保证人人都能够计入协同大军的队伍中。 

A6二期工程的实施主要以深化总部的应用和定制个性化需求为核心。一期使用阶段过程中,由于每个人的信息素质不同,对A6的使用程度参差不齐。因此,一期阶段采用了协同和纸质文件并存的方式。这次二期启动,首先要实现的则是全部实现无纸化办公,所有的公文收发,文档传递,通知公告以及文件审批全面在A6系统上一气呵成,将企业信息化进行到底。 

致远协创在二期建设中为中邮电“量体裁衣”,对中邮电在A6使用过程中产生的新需求进行开发和定制。比如,原来,发放的工资条不见了,电子工资条每月将按时到达个人桌面,各项费用核算一目了然。工资条管理插件的加入以及产品SP包让A6在中邮电的触角延伸范围更广。 

同时,A6二期增加了120个并发。至此,中邮电有1000多人拥有A6帐号,日常在线超过400人。一期阶段,部分子公司只有关键部门的核心人员才有帐号,而且帐号在集团处统一管理。因此,子公司的很多员工一直都在A6的边缘徘徊,可谓只闻A6,不见其能。二期的启动让更多的人参与其中,人人都处于协同系统中,方便沟通。 

中邮电与A6的二期握手不仅转变了传统的办公方式,让员工“粘上”自动化的办公方式,更重要的是将协同理念深入人心。人人处于协同状态中,让遗漏的信息无处可藏,让协同管理的价值也能在中邮电生根开花。 

无论是文档共享,在线呼叫,还是表单模板,公文审批,只要日常办公用得着的,A6基本都想得到。有人说协同软件就像咖啡因,只要接触它就会上瘾,戒不掉。每天上班第一件事就是处理协同,每晚上网时总要登陆协同系统看看哪位在线,顺便聊上几句,每次出差可以不带笔和纸,但一定不能忘了笔记本电脑,因为只要有网就得上协同看看,这种场景在中邮电已经成为常态。A6的易用性是推动中邮电这家大型国企全员信息化的关键一招,它让人人沟通便顺畅,让层层审批变简单。 

中邮电千个帐号全部激活,全员上线,协同办公的梦想已经实现。易用、务实的A6协同管理系统将中邮电企业信息化的大门完全打开。未来,在这扇企业信息化大门背后,将演绎出更多协同的精彩,将讲述更多A6的故事。

快速定位:相关资料

客户价值

简单易用

易用:拨开“信息化恐惧症”的阴霾。

异地办公

平台:异地协同管理轻松实现。

无纸化办公

粘性:全员上线 一个都不能少。

管理流程化

流程:规范管理一键完成。
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