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邢台钢铁:规范管理的协同之道

自2000年以来,伴随着全国经济的高速发展,钢铁行业的经营状况、企业规模、企业效益飞速发展。企业规模的扩张使得钢铁企业意识到管理升级对企业发展的必要性,信息化建设随之走进了钢铁企业。邢台钢铁有限责任公司,就是在那个时候迈出其信息化建设的步伐。

大有大的难处

邢钢的信息化建设始于2002年。当时邢钢经营状况不断好转、企业规模不断扩大,邢钢领导敏锐地意识到企业继续快速发展亟需提升管理能力。此时其他大型钢铁企业已开始相继实施ERP项目,且效果良好,这也引发了邢钢管理信息化建设的需求,引发了邢钢对企业管理量化、数字化的需求。正是在这一背景下,邢钢与用友集团签约,购买用友ERP-NC作为其信息管理平台。经过5年左右的建设,邢钢信息化管理平台已实现包括电子邮件、内网、ERP、HR、客商管理(CRM,全国钢铁行业率先应用)、PORTAL在内的多种系统,拥有了一个较为完备的管理信息化基础,使得企业在管理上实现了较大的提升,并获得了ISO9002(2000版)国际质量体系认证、ISO/TS16949:2002 《质量管理体系汽车生产件及相关维修零件组织应用GB/T19001-2000的特别要求》标准、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》以及GB/T24001-2004《环境管理体系要求及使用指南》等相关认证。

邢钢鸟瞰

作为全国知名的高端线材生产企业,邢钢拥有包括财务部、销售部、炼钢厂、焦化厂、实业公司、物业公司以及北京科技中心在内的近30个部门以及分、子公司,且其采用的管理方式为集团化的集中管控管理模式。这种紧密的管理模式,使得邢钢在管理上获得管控能力提升的同时,也为其管理带来一定难度。邢钢规模大、面积广,部门间的沟通与协作、信息传递、各种审批、签字以及公司制度、文件的传达等等,都成了一件费时费力的事情。

从下属角度来看,传统方式下,需要派人将公文送到偌大邢钢的每一个部门和二级单位,这要花费不短的时间;又或者某一部门需要就某一事项进行审批,需要从分厂领导到邢钢公司领导的层层审批、签字,光花费在送审批材料上的时间就不少,而且碰到领导出差,则整个审批事项就要暂停下来,等待领导回来。而当领导在公司,可以去领导办公室签字审批时,领导可能已经去开会了,或者领导面前还有其他的下属等待领导审批、签字,一个事项走完全部的审批流程,往往会花1周、2周甚至更长的时间。从领导角度来看,像邢钢这样管理比较规范企业,每年会新产生上百个制度文件,连带之前已经建立的制度文件和如此多的部门,如果没有更好的解决方案,邢钢的领导将会每天被需要审批的单据给淹没。而从管理信息化角度来看,这些组织管理中的审批、沟通等管理难题,单通过邢钢ERP、CRM、HR、内网、企业邮箱以及原有的OA系统等工具是无法及时有效解决的。

在较好地解决了业务管理难题之后,如何做好邢钢这样大型企业的组织管理工作,是一直萦绕在邢钢领导脑中的问题。

上线率高达90%

企业大、部门多、人员多、制度多、审批多、领导忙时间少,是邢钢组织管理的特点。原有的OA系统已经不能满足邢钢此时的管理需求,亟需一套组织管理信息化解决方案来为其服务。最终,在充分了解致远A6协同管理软件的管理理念及其二元化工作流等切实符合企业管理需求的功能后,邢钢将目光锁定在了致远协创A6协同管理软件身上,邢钢相信A6能够切实解决其组织管理难题。

在致远和邢钢双方紧密合作下,邢钢A6协同系统仅用时两个月便成功上线,且邢钢员工顺利地将工作导入A6协同系统之中。邢钢领导认为,A6系统的应用,在提高邢钢办公效率的基础上,还重新梳理了邢钢的管理流程,明确了每个部门的管理职责,检验了原有管理方式、制度的合理性,并对现有流程进行优化;而且弱化了部门间壁垒,提高了部门间协作能力与沟通效率。此外,邢钢也将各种办公、管理文档进行归档处理,实现了知识信息的沉淀和积累。

A6有效地优化工作流程、提升工作效率的另一例证就是邢钢A6系统的极高上线率。邢钢A6协同自2007年12月20日开始上线时,在线就人数有100多人。2008年1月上旬就达到了200多,之后上线率一直维持在90%以上,甚至经常会达到满并发。“一般这个时候,我们只好采用通知一些用户下线,让出并发给其他同事使用的方式来应对。” 邢钢信息评价处处长说道。

之所以能实现如此高的上线率,一是由于邢钢的信息化基础好。A6上线前的调研显示,邢钢职工对OA系统的实施大力支持,认为OA系统可以减少工作的繁杂,提高工作质量。二是邢钢根据自身管理需要,设置了大量模板并不断进行优化和固化,充分满足了邢钢组织管理工作的需要。据统计,截止到2008年7月份,邢钢有效的模板流程达25000余个之多,覆盖了企业管理的方方面面。第三,致远的二元化工作流模式,更加符合员工日常办公习惯,使员工在潜移默化中接受A6。第四,在A6系统上线之后,对已转移到A6中的审批流程,不再接受原有的纸介审批方式,从工作方式上让员工接受新的审批方式。

规范管理下的邢钢

邢钢在规范管理与管理“落地”方面有着自己的经验。在A6上线之初,没有贪大求全,而是先选择了行政办公、财务、HR、生产管理、供应链管理等企业急需也最能体现协同办公优势的点来着手,共设计了300余个模板和流程。经过半年多时间的积累、酝酿和发展,邢钢A6系统中的协同流程数量急剧增长。目前基本覆盖了组织管理、行政管理以及公文收发和业务管理的大部分领域,实现了管理的规范化。

在邢钢的管理中,涉及的制度多且复杂、审批人员职责权限各不相同,单凭一纸制度条例是不可能做好规范管理的,况且财务单据的填写也有一定之规。

又或是各种销售合同的审批以及各种特殊价格审批,根据邢钢的制度,合同价格的审批需要申请单位负责人、公司主管领导、公司总经理等各级主管领导的审批签字或会签,涉及的部门以及人员更多,从销售、区域经理、计划科、公司主管领导、公司总经理等等。此前的合同审批需要申请人拿着打印好的表单到各个领导处审批签字,一份合同很难在短时间内完成全部的审批工作,谁也不可能确保每一个环节的负责人能够在同一时间段出现在同一个地点来为一份合同进行审批。传统的电话、电子邮件的方式无法做到及时或准确的信息传递以及其他负责人的意见,企业领导自然无法将所相关的审批、核准工作建立在电子邮件或者电话沟通的基础上。但如果因为没有及时审批而造成的丢单,这个损失该由谁来负责呢?

为此,邢钢利用A6中的“表单+流程”的审批模式,将各种的财务审批、合同审批等公司制度转化为相应的模板,并配置相应的流程,员工则可以按照表单要求填写相应的申请,并按照已设定的流程来流转。领导不论在何处,只要登录A6,在方便的时候就可以给出反馈意见并进行审批,速度快效率高。

相关的合同、价格审批表单以及对应的审批流程

据统计,A6系统上线后,通过电子方式进行审批,将邢钢原来一周左右才能完成的审批工作缩短到2-3天,提高了办公效率,也减轻了员工的工作强度,提高了员工的工作价值。根据反馈信息,邢钢各部门员工普遍觉得致远A6系统简单易用,企业协同应用急剧扩大,系统的使用范围已从最初的行政办公、财务审批等方面,扩展到了质量异议管理、客商管理审批、NC编码管理、厂区物业管理环境美化等方方面面,大大提高了邢钢整体的工作效率,规范了企业的管理制度。同时也大大扩展了A6在邢钢的应用深度和应用广度,也有效地实现了管理规范以及管理制度的“落地”。

物业类的管理审批

信息化的融合之道

“ERP做不了,企业邮件与内网又做不好的工作,该如何去做?”

作为具有良好信息化基础的邢钢,做好“管理制度落地”的规范化管理仅仅是企业管理信息化的一方面,另一方面则是各系统之间的信息交互。如何做好ERP-NC中的物资编码的审核,如何做好客商管理系统(CRM)中供应商的准入、推出的审定,以及如何将邢钢目前已有的电子邮件、内外网、NC、客商管理、科技资料查询在内的多系统进行整合,以减少在各个系统之间的频繁切换、登录的麻烦,这成为摆在信息评价部面前的难题。

在NC系统中,每一个物资编码都代表着一样物资,不能有任何差错,否则后续的一系列统计、运算都会因此而出现错误,因此它是NC系统中极为重要的一项内容。但NC系统中没有专门的机制来处理新增编码的审批,以前只能通过手工操作来进行审批、上报、录入NC系统,而且邢钢物资编码数量大且增加频繁,这就存在着编码审批录入不及时、录入错误的可能性,给邢钢的正常生产和NC系统的稳定运行带来了隐患。

为了解决这一难题,邢钢在A6中制作了编码申请表单,并配以相应的审批流程。当物资编码通过协同审批完成后,利用A6中的单点登录方式,NC管理员可以直接登录到NC系统中录入编码,从而完成整个的审批、录入工作。大大节省了时间并降低了工作的繁琐度,且能够做到数据有据可查,避免了错录误录编码时间的发生。

物资编码申请、审批

此外,邢钢于2006年开通了国内钢铁企业中的第一家网上客商服务系统,为与邢钢有经营业务往来的供应商、客户搭建起了业务信息的实时全面查询平台。和NC的编码审批问题相类似,客商管理中的准入和退出机制的审批是客商平台自身无法解决的。为了实现客商的正确、客观的评价以及快速的准入和退出,邢钢采用A6协同的“表单+流程”的模板协同审批模式有效地解决了这一问题,也保证了客商、邢钢双方的利益。

目前,邢钢A6协同管理系统已经成功上线运行半年有余,实现了90%以上的高上线率,且邢钢的应用也很深入、广泛,正向着邢钢兼管信息化副总所期望的“A6使用起来还是比较容易的,希望后续能继续完善通过深入推广挖掘更大的价值,流程更加灵活可控”的方向发展。

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客户价值

提高办公效率

极大提高邢钢办公效率。

流程清晰

重新梳理邢钢的管理流程。

提高部门间协作

弱化了部门间壁垒,提高了部门间协作能力与沟通效率。

实现信息积累

管理文档进行归档处理,实现了知识信息的沉淀和积累。
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