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协同办公软件的内涵
时间:2021-08-31新闻来源:致远协同研究院浏览量:1059

根据IDC全球对协同办公软件的定义,协同办公软件是指让人们在日常工作中分享信息和工作流程的应用类软件,包括视频类应用软件、邮件类应用软件、企业级IM应用软件和团队协作类应用软件四类。注意,IDC的定义同样也不包含Office 365、金山WPS等办公应用类软件。正是因为协同管理平台常常被称作协同办公软件,甚至还有用户称作OA的,所以我们才要明确界定它的内涵。企业协同管理软件指那些以企业组织协作和管理为目标的协作软件,从功能上不同于那以提高办公工作效率为目标的办公套件。实现群组协作管理的协同管理软件的核心目标。办公套件和其他效率工具软件主要功能是提高工作效率,如文档编辑排版、电子表格设计等。协同管理软件经过多年的发展,已经渗透到了企业的业务流程管理、项目管理、日历管理、合同管理、人力资源管理和客户关系管理等经营管理活动的方方面面。

根据IDC中国企业办公效率CATI的调研报告,企业最为关注的是基于同一平台下协同办公软件对各类应用的功能整合,希望可以快速定位重要信息并实现软硬件的无缝连接(图1)。而对于移动办公功能的需求则主要体现在终端设备能够完成日常的工作审批流程,实现不同终端设备之间数据无线传输并保持信息同步(图2)。

图1 企业对协同办公类软件的功能需求

图 2 企业对移动办公类软件的功能需求

根据B2B软件同行评审网站对协同办公软件分类中综合评价前200名进行了统计分析。统计搜集了这些软件所具备的功能描述信息,得到超过600个特性。统计每个特性出现在这200个软件中的频次数,然后将功能上具备包含关系的特性以及具备共同应用目标的特性进行归类,结果发现所采集的特性数量即使进行了归并之后,也超过50种。

对协同办公软件特性的数据统计分析表明:

1.协同办公软件的产品架构已经逐步细分为轻量级协同工具类、中量级协同应用类和重量级协同平台类。

其中,协同工具软件只针对通信、文档编辑和工作流管理等协作活动中的某一项应用场景,深挖用户的深层次需求,构建适用于全体员工的单一功能实现,是实现企业协同办公的最小功能单元;协同应用软件专注于某个业务领域,服务于某些专业岗位和部门,基于敏捷方法论开发,拥有灵活的定制化功能,能够支持企业各类应用场景下的协同工作;协同平台软件定位在企业数字化的服务中心,整合了协同工具和协同应用,是符合协同管理理念的应用平台。

2.协同办公软件的特性服从帕累托法则(Pareto principle),即80%的软件需求由20%的软件功能所满足。

从图3可以发现,协同办公软件的特性很自然的划分为两个部分。第一部分是图中绿色区域内的特性,反映的是优秀的协同办公软件所共同具备的特性,可以认为是通用特性。完善协同办公软件的通用特性,可以有效的提高市场认可度和企业客户满意度。第二部分是图中黄色区域内的特性,反映的是不同的协同办公软件为了满足客户的长尾需求所提供的额外增值服务,同时也在一定程度代表了协同办公的新兴需求,可以认为是长尾特性。

3.协同办公软件的主要功能依据其特性,也可以划分为通用功能和扩展功能两大类。

通用功能主要包括:项目管理、内容管理、沟通管理、文档管理和日历管理,而在许多服务于中小企业用户的轻量级协同软件中,会使用任务管理功能替代项目管理,内容管理中的会议管理以及沟通管理中的会议管理也会被定义为独立的功能模块,从而控制开发和服务成本以及更加便捷的进行维护。协同软件的扩展功能取决于协同软件生产者对于协同产品的市场定位及其技术发展路线,其中比较重要的功能包括:资源管理、客户关系管理(CRM)、知识管理、安全管理、社交论坛、市场营销管理、数据分析和工时管理。协同办公软件除了上述功能特性以外,还为用户提供了改变其工作模式,提高真实应用场景下生产经营活动工作效率的诸多服务型内容,根据统计结果可以分为以下几类:敏捷支持服务、员工赋能服务、人机协同服务、第三方集成服务、事务跟踪服务和运维服务。

市场研究机构T研究在《2020中国协同办公品牌深度评测报告》中指出,企业协同办公核心场景前三项为移动办公,占比39.5%;统一门户,占比36.1%;知识共享,占比32.8%。其后依次为:

行政事务处理

流程管理

协作沟通

报表管理

集团管控

项目任务

客户管理

自助服务

业务协同等

从中(图3)就可以看出,这明显的就是一个协同管理平台才能实现的功能,或提供的服务。

图 3 协同办公核心应用场景

摘自致远协同研究院出品的《企业协同办公软件报告2020-2021版