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    创新财税一体 助力江地票据档案信息化管理新模式转型
    时间:2022-08-29新闻来源:致远互联官网浏览量:2921

    一、案例概述

    信息技术快速发展,“互联网+”、“数字中国”、“数智转型”等行动计划相继推出,依靠信息化、智慧化提升企业管理水平成为大势所趋。江地集团携手致远互联,搭建COP协同运营平台,不止服务于日常,更重要的是作为管理枢纽,推动江地管理理念及模式转变推进流程制度规范化,打造“智慧江地”。

    二、企业简介

    江西省地质工程(集团)公司成立于 1987 年,拥有公路、房建、市政三项工程施工总承包壹级资质,各类专业技术和经济管理人员 1000余人,关键岗位持证人员 800 余人。经营网点遍布全国二十余个省市,在北京、上海、广州、天津等大中型城市设立了40余个驻外经营机构

    公司成立以来,有一系列科研成果获国家级和部省级奖励,其中,公司开发的泵吸反循环钻孔灌注桩施工技术被评为“全国施工新技术优秀项目”、“防渗墙造墙机”和“反循环钻孔扩底钻头”等获得多项国家“实用新型专利”。

    公司曾获“全国先进施工企业”、“全国施工技术进步先进企业”、“全国建筑推广应用管理科学先进单位”;“江西省先进建筑业企业”、“江西省质量管理先进企业”、“江西省守合同重信用AAA企业”、“南昌地区建筑企业用户满意十佳企业”、“江西省地矿局突出贡献单位”等许多荣誉称号,并多次被建行江西省分行授予特级(AAA)信用企业。 

    三、案例难点

    信息化建设、财税管控薄弱

    1、发票报销 手续多:财务人员增加手续确保票据真实性,导致过程繁琐;

    2、发票真伪 查验难:电子发票的开具与发票平查验平台查询的结果验证具有一定的时差,延长了发票的报销时间;

    3、发票重复 报销痛:电子发票可以重复打印,增加了报销人和财务人员核实票据真实性的工作量;

    4、发票源文件 保存难:根据规定电子发票必需保存原始文件格式,报销量增加对财务人员保存数据带来了挑战;

    5、电子发票 打印烦:凭证和票据都以纸质形式备查,导致电子发票需打印随凭证一并保存违背了电子发票启用的初衷,反而增加了报销人和财务工作人员的工作量;

    6、凭证归档 查询慢:大量关联数据查询时往往费时费力,而且占用空间。

    四、客户信息化现状及展望

    1.信息化历程

    随着江地集团业务的不断发展,原有的IT基础应用已经不能满足管理中心的日常工作和业务需求,江地集团的协同管理平台亟需寻找新的突破。

    2018年,江地建设了综合数字化办公系统,通过OA实现了无纸化办公。

    2020年,搭建江地财务管理,这是智慧江地建设的第二个里程碑,标志着智慧建设从分散的信息孤岛进入集成、共享、互联的新阶段。

    2021年,经过不断迭代升级,协同运营平台承担起打造江地流程运营管理平台的重任,不仅满足日常工作,也实现了江地制度流程规范化落地,形成基于业务场景跨组织机构的大协同。

    2.信息化蓝图

    江地信息化建设核心是要打造一体化协同运营平台,需打通COP平台内部财务管理、发票管理、电子档案管理三大模块的数据互通,并与外部财务NC系统进行接口对接。

    整个流程中,COP平台作为业务系统的主体,包含发票管理、财务管理、档案管理三个子模块,模块之间数据无缝关联无需进行接口开发,与NC财务系统进行深度定制开发,实现强关联。

    五、关键应用场景

    1、发票管理

    (1)票据采集

    通过OA系统上传电子票据原件、手工填写票据信息、OCR扫描纸质票据等多种采集途径搭建进项票据数据池,票据数据池可以监控票据数据状态,为票据验真查重、报销控制管理、勾选认证、异常票据预警等功能提供数据支撑。

    (2)票据查验

    系统自动对新录入数据执行查重,避免重复票据签收。完成票据数据查验后,可对票据池内单据标记查验状态,对查验结果异常的票据自动归集到异常票据库;系统会对异常票据预警提醒,此类数据无法进入到后续的报销、勾选流程。

    (3)票据管理

    票据池管理:在PC端与移动端,系统将员工账号绑定,区分不同员工上传归集的不同票据,票据夹连接系统的票据池系统,便于集中管理管控。

    销项票据归集:通过与航天信息发票接口对接,销项票据数据也可以一并归集至票据池,以结构化数据形式存储备用。可应用于纳税申报、勾选抵扣比对等业务场景。

    报表管理:票据池系统具备报表导出能力,可根据不同票据类型、开票内容对票据池内数据进行筛选、查询、导出。

    (4)财务管理

    报销流程:员工发起报销流程时,在通过在发票管理上传票据原件/影像后,可以从票据池中直接获取完成查验的结构化数据与原件/影像。

    将报销单流程与票据完成关联,系统自动比对报销金额与票据金额是否一致,根据票据类型、票据内容自动识别报销类型,自动判断是否超出该员工报销额度。

    上级审批人员无需再核实报销单内容是否与原始票据一致,财务人员无需再对票据执行手工查验真伪,极大节省人工操作的时间、精力。

    2、档案管理

    公司自主设计综合档案管理模块,为采集、归档、借阅、销毁全流程的数字化管理提供支撑;实现会计凭证、账簿、报表等各类档案资料的全覆盖。

    3、项目管理

    系统共建设7大模块,50张各类表单。从业务出发,逻辑环环相扣,合同为主线贯穿始终。“从项目投标开始至质保金返还为止的项目管理!”

    六、整体应用价值

    1、高效:提高企业员工的工作效率是信息化建设的基础;

    2、精准:准确的获取真实的数据是信息化建设的目的;

    3、管控:帮助企业管控风险提升企业竞争力是信息化建设的核心。

    七、关键成功要素

    –信息化建设规划清晰,目标强

    数字化转型打造企业高质量发展,以数据连通为核心,通过在线化、数据化、智能化三大融合,实现业务场景覆盖,推动智能经营管理,构建创造新业务模式。实现业务管理全场景覆盖,达到数据可见、可分析、可预测;以数据中心为核心,完成公司产业链资源的数据整合。以智慧建设为引领,努力打造品牌工程,打造江西省数字建筑企业高质量发展的标杆。

    –产品选型精准,构建协同运营平台,实现业财税一体化管理

    江地公司将在已有的基础上不优化和完善各业务功能,以发票管理作为业务前端,致远互联COP协同运营平台作为数据中台,档案管理作为数据后台全面贯通,将公文管理、人事管理、合同管理、资产管理等全面实现电子化归档,减少纸质档案的打印和保存,为节能减排和企业降本增效提供技术支持。

    新闻标签: 致远互联 协同oa COP
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