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福建材料 | 高质量发展再添数字化采购新动能

发布时间:2021.03.02阅读数量:843

近几年,中国经济已从高速发展迈向高质量发展阶段,“高质量”意味着企业要做好节流,进行供给侧改革,而采购作为为企业运营管理提供资源的重要环节,当企业的产品、服务走上高质量时,采购管理水平必须符合更高的要求。

伴随着移动、互联网技术的普及,数字化采购已成为当前采购管理转型的主旋律,引领中国企业采购朝着阳光化、高效化的方向发展。致远互联较早推出了数字化采购协同解决方案,并结合大数据、互联网等技术不断更新迭代,为企业采购管理转型创造最优路径,福建省建筑材料设备有限公司正是其中的受益企业之一。

一、洞见高质量发展新要求

福建省建筑材料设备有限责任公司(以下简称材料公司)是福建建工集团有限责任公司核心重点企业、全资二级国有单位,计划经济时期,主要负责全省基建项目“三材”计划供应,为福建省基建建设提供物资保障,新时代背景下,已发展成为建筑材料、设备等专业性贸易服务平台。公司长期从事集团系统项目大宗物资设备集中招标采购、对外物资设备采购批发销售、项目投融资等业务,为大批省内外PPPEPC、房地产及国家、省重点项目提供物资设备服务,涉及项目覆盖全国30多个省市,市场足迹遍布集团海外十多个大型项目。

材料公司是致远协同办公系统的老客户,通过协同办公系统的应用大大地提高了内部行政办公效率,但随着建工集团业务跨越式发展以及材料公司对外贸易服务业务的扩张,公司业务额突破性增长,钢材、水泥、沥青、电线电缆、铝合金型材、电梯、空调等业务呈逐年大幅度递增态势,公司每年的建筑材料与设备采购量高达近50亿规模。

业务量的增加必然会对前端的供应链提出更高的要求。材料公司原有的线下采购方式,存在着诸多弊端:

1、子公司分采成本高:对于项目主材,各项目公司分散的采购需求无法进行汇总,只能各子公司分散采购,不能发挥集团统采数量优势、议价优势,导致公司成本增加。

2、供应商开拓成本高。工程采购物料种类多、金额大,需要筛选更多优质的供应商以保证供货质量与安全,传统的网络寻源、线下沟通的方法,成本高,开拓效果有限,无法快速获得更多的供应商资源;

3、招投标过程监控难。从项目立项、采购文件审批、招标公告、供应商报名、供应商审核、开标、采购结果审批、成交通知到合同签订,招投标执行过程长,难监控,无法做到透明化管理;

4、供应链协作效率低。从项目要货,到订单分配、发货、收货、结算付款等,物资供应部与供应商、项目部等通过微信、邮件等方式协作,协同效率低,从而延长了商业流程,降低了生产效率。

5、工作繁琐且强度大。项目部业务系统中的总量计划清单与材料公司的采购计划分配需要单独做维护,公司与供应商的协同、结算等困难,加大了工作量,日常的业务管理强度非常大。

面对每年快速递增的业务量材料公司采购管理变革势在必行,同时根据福建建工集团有限责任公司关于加强工程物资采购管理的通知(闽建工生产〔20206号),集团号召各单位规范工程物资采购管理,实现工程物资采购“公开、透明、择优”的运行机制。材料公司将作为试点单位优先进行数字化采购平台试点。

经过多家供应商对比,材料公司最终选择致远互联作为合作厂商,并于20208月份正式启动数字化采购管理平台的系统建设。

二、树立数字化采购新目标

为实现建工集团工程物资采购“公平、透明、择优”的运行机制,同时根据材料公司采购管理中的难点与问题点,制定本次数字化采购管理平台的项目建设目标:

1、统一管理。

建立连接集团项目公司、材料公司、供应商的统一采购管理平台,统一授权、协作对接,打破传统的业务模式,使业务流程更加规范,业务过程灵活可控,领导实时在线监督。

2、降低成本。

通过集采与分采结合、寻源渠道拓展,合理降低成本。支持汇总各项目公司分散采购需求,实现集中采购,也支持项目公司统一需求,分散采购,提高议价优势;通过在线平台推广,引入合适的供应商,合理的竞价议价谈判,有效降低采购成本。

3、提高效率。

打造供应链协同一体化平台,实现采购部门与供应商、项目公司的在线协同,保证沟通的高效,准确减少事务性工作,减少人为差错,加速商业流程运转。

4、规范控制。

通过信息化手段规范采购流程,完善合法、合规的招投标业务流程,实现电子化招标,做到阳光、透明;加强审批流程控制和数据统计分析,强化对采购业务的管控与监督。

5、数据集成。

与项目公司新中大系统数据打通,包括总量计划清单与采购计划分配、要货单与分配订单的集成等,实现供应链全业务流程打通,数据自动采集,保证数据一致性和业务及时性。

三、落地数字化采购新动能

根据材料公司本次项目建设的目标,通过致远协同运营平台,打造材料公司独具特色的数字化采购管理平台,该平台直接融入到公司的协同办公系统中,轻松实现采购管理与日常办公的一体化综合管理。平台分为三层——用户层、门户层和业务层,整体建设框架如下图所示:

用户层:包括领导、市场营销部、物资供应部、外部供应商等,满足不同角色用户的业务需求、管理需求,实现内、外部组织的实时联动、协同,同时允许新供应商在线注册申请账号。

门户层:分为组织门户、业务门户、数据分析门户三类,其中业务门户包括采购管理门户、开标门户、物资供应门户、供应商门户等,满足集团内多家单位、外部上百家供应商共用系统,系统做了严格的数据分离与权限控制。

业务层:实现了从采购计划到供应商管理、供应商投标、采购评审、采购履约、合同管理等全业务在线管理,同时建立供应商信息库、项目信息库、保证金台账、招标项目档案等全过程资料档案,便于追溯复用。

数字化采购管理新模式通过以下核心创新场景,驱动材料公司转型高质量发展,达到降本增效的管理目标,大大增强了公司核心竞争力:

1、建立覆盖全集团项目子公司的集中采购共享资源平台。

对于钢筋、水泥、铝型材、电线电缆、电梯、管桩、混凝土、砌块、门窗、土工布等项目主材物资由材料公司统一集中采购管理,通过共享资源平台实现项目公司、材料公司、供应商三方数据共享、在线协同。

材料公司:平台实时获取各项目公司要货情况,进行自动汇总,由材料公司统一进行采购,不仅提高了与供应商的议价能力,降低了采购成本,同时集中专业资源进行采购,更能保证材料质量安全;

项目公司:各项目子公司通过平台能够实时了解项目采购过程、合同履约情况、货物收发进度,便于合理安排工期,使得业务运转更高效;

供应商:各个供应商在平台上进行招标、合同、发货、结算、发票等业务协同,提高沟通效率、降低对账成本,减少出错率。

2、实现一站式、在线化、阳光化招投标管理平台。

实现招投标过程的全面电子化管理,业务过程透明可追溯、采购运行阳光、公开、公正、高效,做到了正在的一站式、在线化、阳光化。

一站式:从项目部项目总量计划,到采购分配、采购立项、采购文件审核、招标公告发布、供应商注册、资格预审、供应商投标、开标评审、采购结果公布、合同签订,实现一站式管理。

在线化:建立材料公司物资采购门户网站,实现采购信息公告、采购结果公告等的实时发布,通过门户网站推广,吸引更多的供应商主动注册参与到公司的采购比选中,为公司采购质量的提高提供了保障。

阳光化:从供应商报价、供应商投标到开标、在线评审、评审报告自动生成、自动计算拟中标单位,无论是采用哪种采购方式或评审方式,系统内置相应规则,全程自动化进行,使阳光采购真正可落地、可监控。

3、构建全局化、可视化的采购决策支持数据中心

通过致远数据中台,打通材料公司采购全链条数据,实现公司采购全过程数据联动共享,打破数据断层现象,为采购决策提供数据支撑。

自动分析采购项目发布情况、待开标项目情况、采购付款情况、建筑材料价格波动情况等,使得材料公司领导能实时掌握公司采购运营总体情况,为采购决策、经营决策提供数据依据。

同时,报表展现形式多样、适配多终端,无论是在电脑上还是在手机上,数据均能自动同步,让管理更轻松,更便捷。

致远数字化采购协同解决方案为材料公司的采购管理转型带来了巨大的动能,致远互联已经成功服务过数万家企业组织,未来在中国经济高质量发展的改革大潮中,致远互联将始终保持初心,为更多的企业组织提供转型升级的有力支撑!