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协同门户:组织高绩效运营的“推进器”

发布时间:2021.08.16阅读数量:786

门户,书面意思就是大门、入口,现在主要指的是互联网门户或者企业信息系统门户。上个世纪90年代到2000年,是中国门户网站的爆发期,大家熟悉的新浪、网易、搜狐等,都是互联网门户的典型代表,主要是新闻和内容频道以及搜索引擎、网址导航,我们想通过网络获得的内容都可以快速获得。那我们本文主要讨论的是企业门户,为企业内不同角色人员提供的个性化信息和服务的入口。

企业门户是企业信息化中重要组成部分,也是企业信息化架构中最顶层的设计,企业门户为企业的各类信息化系统提供了稳定可靠的框架结构,不同系统在门户中的展现方式以及提供的内容都各不相同,企业门户可以把这些系统集成起来,进行统一展现,为企业提供统一的入口。协同平台是企业中较为基础的应用平台,以“协同”为基因,该平台具备协同人、协同事、协同信息和数据、协同各类系统的能力,所以基于协同平台搭建企业门户是大部分企业的首选,不仅项目实施周期相对较短,而且信息化投入产出比较高。

一、协同门户的应用能力

协同平台具备门户引擎,企业基于此进行内部协同门户的建设,协同门户具备的能力主要表现在交互展现、集成扩展、性能稳定等几方面。

1、交互展现主要体现在门户中如何展现内容,以及用户操作是什么样的展现形式。举例来说,对于不同信息化系统,在门户中常见的展示方式有单点登录,即一个图标的样式,点击后直接进入到该系统;也有信息化系统的待办处理事项的展现形式,即该系统需要处理的事项会以列表的形式在待办中心展示,点击后会打开页面进行处理;另外还有数据的展现样式,即信息化系统的数据以各种报表的样式在门户中展现。不同展现样式的选择还是需要依据实际需求以及用户的使用习惯。另外基于交互,也会有其它多种形式,例如直接打开页面、弹窗展现、新开窗口还是直接嵌入等等。

2、集成扩展主要体现门户的集成能力。门户就是承载一切企业信息的入口,只有具备良好的集成能力才能把不同信息化系统集成进来,我们协同门户常见的集成方式包括单点登录、消息待办集成、流程集成、数据集成以及页面集成等。不同的集成方式也是为了满足不同信息化系统的集成需求。

3、性能稳定是协同门户的基础技术指标。门户作为企业工作入口,不仅要满足大用户量的使用需求,即同一时刻可能有大量用户点击登录或者点击某个应用,而且要满足7*24小时的不间断工作。协同门户是否稳定取决于技术架构、部署方式、集成内容等多方面,是选择门户平台重点考核的内容。

二、协同门户的建设方法

简单地来说协同门户的建设路径分为规划、设计和实施三个大的步骤,下面按照每个步骤介绍其主要建设方法和内容。

第一步是规划,也是建设门户的重中之重。协同门户是工作的统一入口,承载着海量的内容,规划就是要做调研和梳理。企业要做门户首先要调研内部的信息化系统,以及基于这些系统的使用人群、使用方法和使用需求;其次调研不同角色的人员对于门户的需求,这就包含普通员工、业务人员、中高层领导等,不同角色的人员对于门户的诉求不同,所以在门户上所要呈现的内容自然就不同;最后是梳理调研的结果,企业内部基于门户的需求要能够落地执行,基于信息化的语言对需求进行翻译匹配,从而形成可执行的需求方案。

第二步是设计,设计是需求的一种呈现方式。简单地说设计的方法是把已经调研和梳理的需求按照不同角色人员,进行排版,并且根据企业的VI进行配色。门户样式排版是根据调研的结果进行设计,调研时需求人员可能无法直接表达对于门户样式的要求,但是根据他们每日工作的内容、对信息化系统的使用频次、用户的交互体验等方面大致可以完成一个初稿的门户设计样式。举例来说,我们在设计一个领导门户的时候,根据领导日常工作进行设计,领导经常要审批事项、关注一天的日程、关注经营数据报表等,这些我们都要放到门户显要位置。设计工作是个反复的过程,不仅要设计首页,还需要设计二级页面、内容页面等。各角色人员看到门户样式会提出很多想法和新的需求,企业市场部或者企业宣传部以及高层领导也会提出配色的意见,所以设计稿需要不断地迭代,形成最终需要实现的样式。

第三步是实施,基于已经定稿的门户设计样式,实施就是配置和开发的过程,门户引擎是具有一定的可配置能力,通过配置和开发相结合实现最终门户的建设。

三、协同门户的典型案例

“陕西中烟工业有限公司(以下简称陕西中烟)企业门户是致远互联协同门户的典型案例,在门户中,陕西中烟实现了以下管理目标:

1、多维度门户:按照组织属性、角色属性、业务属性等设计多维门户,自动根据登录人的角色展示权限范围内所能展示的信息内容,在保证信息充分聚合、充分共享的同时,实现数据安全可控。

2、人性化交互:符合陕西中烟企业文化的门户界面设计及便捷易用的交互方式,让员工爱上工作。如图中所展示的内容,从上到下依次展示的内容为登录人信息、当前日期时间、个人信息维护;企业logo和搜索框;菜单栏、横幅滚动专题新闻;常用应用系统的快捷登录入口,即单点登录;流程待办平台、通知公告;企业新闻、会议专题;数据看板;专题工作;综合管理;行业网站关联链接;常用网站关联链接等。

3、统一工作入口:在陕西中烟的企业门户中显示了非常丰富的信息,既包含了日常工作、新闻资讯等,又包括了来自各个系统的流程数据、企业经营数据以及常用的系统入口,满足企业人员对于门户的要求,实现了统一工作入口、统一协作平台的管理要求,为实现高绩效组织的运营带来了价值。

协同门户为企业构建了符合企业形象的统一信息化呈现,同时为工作建立了统一的入口,是组织高绩效运营的“助推器”,加速组织运营、推动业务创新。