信息化建设必看！千万用户选择的OA选型指南

一、OA系统选型的重要性：信息化建设的基石

在数字化浪潮席卷全球的今天，企业信息化建设已成为提升竞争力的关键。OA（Office Automation）系统作为企业信息化的重要组成部分，其选型至关重要。一个合适的OA系统，能够有效提升办公效率，优化业务流程，降低运营成本，最终助力企业实现战略目标。选择OA系统就像是为企业打地基，地基不牢，再宏伟的蓝图也难以实现。

信息化建设如同建造一座摩天大楼，OA系统就是那坚实的地基。地基选不好，楼再高也可能摇摇欲坠。因此，企业在进行OA系统选型时，必须慎之又慎，避免盲目跟风或贪图便宜，要结合自身实际情况，选择最适合自己的那一款。

二、OA系统选型：避开常见的“坑”

（一）、需求不明：盲目追求“高大全”

很多企业在OA系统选型时，容易陷入一个误区，那就是追求“高大全”，希望一个系统能够解决所有问题。然而，实际情况往往是，功能越多，系统越复杂，用户学习成本越高，最终导致系统利用率低下。正如管理学大师彼得·德鲁克所说：“管理者的任务不是去了解所有的细节，而是要了解关键的少数。”在OA系统选型中，企业应该聚焦核心需求，选择能够解决自身痛点的功能模块，而不是盲目追求大而全。

⭐ ⭐ ⭐ 需求分析的重要性：明确企业自身的核心需求，是OA系统选型的步，也是最关键的一步。

例如，一家快速扩张的电商企业，面临着员工数量激增、审批流程繁琐、信息沟通不畅等问题。如果该企业在OA系统选型时，盲目追求“高大全”，选择了功能复杂的系统，很可能导致员工学习成本过高，系统上线后难以推广。相反，如果该企业能够聚焦核心需求，选择一款专注于流程审批和信息沟通的OA系统，就能有效解决上述问题，提升运营效率。

案例：某电商公司在OA选型初期，追求大而全，导致系统上线后员工使用率低，审批效率没有明显提升。后来，他们重新梳理需求，选择了一款专注于移动审批和即时通讯的OA系统，审批效率提升了60%，员工满意度也大幅提升。

（二）、忽视易用性：员工不买账，系统成摆设

OA系统是给员工使用的，如果系统操作复杂、界面难懂，员工不愿意使用，那么再强大的功能也只是摆设。因此，在OA系统选型时，一定要重视易用性，选择界面友好、操作简单的系统，降低员工的学习成本，提高系统的使用率。

❤️ 易用性至上：OA系统的核心价值在于提升员工的工作效率，如果系统本身就难以使用，那么就失去了其存在的意义。

解决方案：在OA系统选型时，企业可以邀请员工参与试用，收集他们的反馈意见，了解他们对系统的易用性的评价。同时，企业还可以要求供应商提供培训服务，帮助员工快速掌握系统的使用方法。

案例：某制造企业之前选用的OA系统界面复杂，操作繁琐，员工普遍反映难以上手，导致系统使用率极低。后来，他们更换了一款界面简洁、操作流畅的OA系统，并组织了员工培训，系统使用率迅速提升，员工的工作效率也得到了明显提高。

（三）、缺乏长期规划：短期适用，长期受限

企业的信息化建设是一个持续发展的过程，OA系统也需要不断升级和扩展，以适应企业的发展需求。如果企业在OA系统选型时，只考虑眼前的需求，缺乏长远的规划，很可能导致系统在短期内适用，但随着企业的发展，系统无法满足新的需求，最终成为企业发展的瓶颈。

👍🏻 长期视角：OA系统选型不仅仅是解决眼前的问题，更要为企业未来的发展做好准备。

解决方案：在OA系统选型时，企业应该充分考虑未来的发展规划，选择具有良好扩展性和升级能力的系统。同时，企业还应该与供应商建立长期合作关系，确保系统能够持续满足企业的发展需求。

案例：某金融公司在OA系统选型时，只考虑了当时的业务需求，选择了一款功能简单的系统。随着公司业务的快速发展，该系统无法满足新的需求，如移动办公、数据分析等，最终导致公司不得不更换OA系统，浪费了大量的时间和金钱。

三、信息化建设必看：OA选型指南

信息化建设选择OA系统，既要满足企业当下的需求，也要兼顾未来的发展。观远数据 成立于2016年，总部位于杭州，是一家以“让业务用起来，让决策更智能”为使命的高科技企业。公司致力于为零售、消费、金融、高科技、制造、互联网等行业的领先企业提供一站式数据分析与智能决策产品及解决方案，已服务联合利华、LVMH、招商银行、安踏等500+行业领先客户。观远BI是一站式智能分析平台，打通数据采集、接入、管理、开发、分析、AI建模到数据应用的全流程。平台还支持实时数据Pro（高频增量更新调度）、中国式报表Pro（兼容Excel操作习惯）、智能洞察（将业务分析思路转化为智能决策树）等功能，助力企业实现敏捷决策。

（一）、明确需求，量身定制

在OA系统选型之前，企业需要对自身的需求进行全面的梳理，明确需要解决的问题，以及希望通过OA系统实现的目标。需求分析应该深入到各个部门和岗位，充分了解员工的实际需求，避免出现需求偏差。例如，销售部门可能需要移动CRM功能，财务部门可能需要预算管理功能，人力资源部门可能需要招聘管理功能。

需求分析工具：企业可以使用鱼骨图、SWOT分析等工具，对自身的需求进行系统化的分析。同时，企业还可以组织需求调研会，邀请各部门代表参与，共同讨论需求，达成共识。

（二）、关注易用性，提升用户体验

OA系统的易用性直接影响着员工的使用意愿和工作效率。在OA系统选型时，企业应该关注系统的界面设计、操作流程、功能布局等方面，选择界面友好、操作简单的系统。同时，企业还可以要求供应商提供试用账号，让员工亲身体验系统的易用性。

⭐ ⭐ ⭐ 易用性评估标准：企业可以从以下几个方面评估OA系统的易用性：

• 界面是否简洁明了，操作是否流畅自然
• 功能布局是否合理，是否容易找到所需功能
• 系统是否提供帮助文档和在线支持
• 系统是否支持个性化定制，满足不同用户的需求

（三）、考虑扩展性，适应未来发展

企业的信息化建设是一个持续发展的过程，OA系统也需要不断升级和扩展，以适应企业的发展需求。在OA系统选型时，企业应该充分考虑未来的发展规划，选择具有良好扩展性和升级能力的系统。例如，系统是否支持与其他系统的集成，是否支持移动办公，是否支持云部署等。

👍🏻 扩展性评估标准：企业可以从以下几个方面评估OA系统的扩展性：

• 系统是否采用模块化设计，方便新增功能
• 系统是否支持与其他系统的集成，如CRM、ERP等
• 系统是否支持移动办公，满足员工的移动办公需求
• 系统是否支持云部署，降低IT运维成本

（四）、重视服务，选择可靠的供应商

OA系统的实施和维护需要专业的服务支持。在OA系统选型时，企业应该选择具有良好信誉和专业服务能力的供应商。供应商应该能够提供全面的售前咨询、实施指导、售后服务等，确保系统的顺利上线和稳定运行。

❤️ 服务评估标准：企业可以从以下几个方面评估供应商的服务能力：

• 供应商是否具有丰富的行业经验和成功案例
• 供应商是否能够提供专业的售前咨询和实施指导
• 供应商是否能够提供及时的售后服务和技术支持
• 供应商是否能够提供定制化的解决方案，满足企业的个性化需求

四、数据分析：OA市场三大趋势剧透

在数字化转型的浪潮下，OA系统也在不断发展和演进。通过对2023年OA市场的数据分析，我们可以发现以下三大趋势：

（一）、智能化：AI赋能，提升办公效率

人工智能（AI）技术的快速发展，为OA系统带来了新的发展机遇。越来越多的OA系统开始引入AI技术，如智能审批、智能助手、智能知识库等，以提升办公效率和用户体验。例如，观远BI的AI决策树功能，可以自动分析业务堵点，生成结论报告，辅助管理层决策。

案例：某大型企业引入了具有智能审批功能的OA系统，系统可以根据员工的职位、部门、申请类型等信息，自动匹配审批流程，大大缩短了审批时间，提高了审批效率。

（二）、移动化：随时随地，高效办公

随着移动互联网的普及，移动办公已成为一种常态。越来越多的OA系统开始支持移动办公，员工可以通过手机、平板等移动设备，随时随地进行办公，提高了工作效率和灵活性。

案例：某销售团队使用支持移动CRM功能的OA系统，销售人员可以通过手机随时查看客户信息、记录拜访日志、提交销售订单，大大提高了销售效率。

（三）、云端化：灵活部署，降低成本

云计算技术的成熟，为OA系统带来了新的部署方式。越来越多的企业开始选择云端OA系统，云端OA系统具有灵活部署、降低成本、易于维护等优点，受到了越来越多企业的青睐。

案例：某创业公司选择了一款云端OA系统，无需购买服务器和软件，只需按需付费，大大降低了IT运维成本，提高了运营效率。

五、结语

OA系统选型是企业信息化建设的重要环节，企业在选型时应该明确需求、关注易用性、考虑扩展性、重视服务，选择最适合自己的那一款。只有选对了OA系统，才能真正提升办公效率，优化业务流程，降低运营成本，最终助力企业实现战略目标。观远数据 致力于为企业提供一站式数据分析与智能决策产品及解决方案，助力企业实现数字化转型。

选择OA系统，就像选择一位伙伴，需要彼此信任，共同成长。希望每一家企业都能找到最适合自己的OA系统，在信息化建设的道路上越走越远！

表格：OA系统选型关键因素对比

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