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京润珍珠:协同炼就出的高效企业

周树立是国内最大的珍珠专营集团——京润珍珠的董事长,他经常在国内、国外出差,每次回来最头疼的问题是处理堆积如山的各种单据和文档,这些单据和文档中有些特别着急的,因为他没及时签字而耽误了时间,而审批这些单据也的确要耽误他不少时间,这种浪费是双向的,等待签字的人和签字人都上火,对于公司而言,这也是效率低下的根源之一,这该怎么办呢?

这或许是所有管理者都头疼的问题,不要小看了一个小小的签字审批问题,它背后隐藏着经营管理的大问题。为了解决这个问题,2009年,京润珍珠上了一套协同管理软件,专门解决这个问题。为了保证软件的质量和服务,京润珍珠特意选择了与协同行业内领军企业——致远合作。

珍珠产品中最有价值的品牌——京润珍珠

京润珍珠,始于1994年,诞生于中国海南省,集珍珠养殖、研发、生产、销售和文化展示于一体,横跨珍珠饰品、保健品、化妆品三大行业,是国内最大的珍珠专营集团公司,业务涉及珍珠饰品、珍珠化妆品、珍珠保健品、珍珠养殖以及珍珠深加工等领域,销售网络遍及国内各个省区。公司现已拥有了26个市场部和七大分仓,以保证市场的供应和经销商的服务;5000多家遍布全国的形象终端和专卖店。旗下现有深圳京润珍珠控股有限公司、海南京润珍珠生物技术股份有限公司、海南京润珍珠有限公司、海南京润珍珠养殖有限公司、海南京润珍珠博物馆有限公司、三亚京润珍珠文化馆有限公司、三亚京润珍珠研究院有限公司以及深圳京润珍珠销售有限公司等。以强大的营销网络为支撑,珍珠概念下的诸多产业在京润品牌下得到了迅速发展,“京润珍珠”已经成为珍珠产品中最有价值的品牌。

协同软件为京润珍珠缔造了什么?

如此庞大的组织,强大的营销网络靠什么来支撑信息的快速流转?这就是隐藏在“审批问题”背后的问题,致远协同管理软件解决的就是这个问题。在京润珍珠,协同OA软件的含义有以下几种:

1. 颠覆传统的神奇办公桌

致远协同软件正式在京润珍珠上线之后,企业的员工突然发现,他们的办公方式有了极大的改变。原先满桌飞的通知、公告不见了,原先需要反复发的传真不用发了,原先需要一个一个电话沟通、确认的琐碎事项不用再干了。京润珍珠的各层领导突然发现,手底下员工不再会忘记做某项工作了。因为现在各项工作都整整齐齐地摆在每个员工的协同桌面上。

日常办公中有一种不属于正式通知但又需要相关人员知晓和表态的事项。在传统的办公环境里,解决的办法是打印出来后传真到各市场部,签字后回传,如果有异议或疑问再通过电话沟通。如此反复不仅大大增加了工作量,也让电话等其它办公开支不断增加,而采用致远协同软件之后,写好内容,选择好发送对象,点击“发送”按钮,传真、电话的通知就可以免了,有疑问或不同意见可在同一个协同中回复,不仅效率大大提升,也降低了员工的工作强度,节约了办公成本。

京润珍珠曾经做过一个统计,公司深圳总部月用纸量在25000张到30000张。其中行政文员每月打印4000张以上。这是一个相当大的工作量!同时,由此可以计算出仅仅包括纸张、打印机硒鼓、墨粉、传真电话等打印相关的办公成本支出就成本不菲。如果再加上全国各地的分支机构,则是一个更庞大的数字。而通过引入致远协同软件,这其中大部分的支出,都将得以免去。

由于致远协同软件给企业带来的变化如此之大,包括海南京润珍珠生物技术股份有限公司、海南京润珍珠有限公司等京润珍珠集团旗下的其他企业,在深圳京润珍珠销售有限公司协同软件上线不多久,都纷纷引进协同系统,原有的办公固化模式,被迅速打破,协同高效与快速反应,成为京润珍珠的企业文化之一。

2. 高效审批的最佳方案

京润珍珠销售公司市场部遍布全国各地,而集团内部的审批原先以纸质审批单为主,以快递为主要的传递方式,这就容易使得销售公司总部的人,每天忙于收发、签字确认各种审批单据,难免会出现遗漏、丢失、错发等情况,也容易出现机构错发审批给不相关的部门,而且往往一个审批所需要的时间,长达一周到半个月,这无形中让京润珍珠的运营成本居高不下。

而致远协同管理软件的引入,让京润珍珠有了极大的改观:利用致远协同“表单+模板”的方式,将京润珍珠的原有的纸质审批规范化、高效化、关联化。在协同上操作,不用担心审批发到错误的部门、不用担心审批被丢失或遗漏,也不用为审批什么时候能够审批完而操心,更可以随时查看审批进度和审批意见,并可在审批协同内对需审批内容进行沟通。由此,提高管理效率,提升管理水平。

京润珍珠行政主管信手拈来一个例子:成都办事处从打报告到总经理签批仅用了两天。市场部人员都说:“总部办事效率太高了!”因为以前像这种签报没有十天八天根本不可能。她说:“自从用上协同表单审批后,我们的流程审批,不管是各地市场部还是总部基本上实现了今天申请明天就能到位的情况。”

3. 复杂流程变简单的秘诀

这是一个申请增加质检、卫检报告的事件经过,首先,申请人提出申请,第二步,部门负责人第一次审批并议价,第三步,总部领导审批并加签相关人员做第二次价格确认,第四步,领导最终确认,这件事在协同中用极短的时间就算办完了,而表单的背后是怎样的流程呢?

这是整个事件在协同软件中呈现出的流程,非常简单、清晰,在协同软件中可视可查,这个流程可以通过申请人或批复人对于事情的判断来更改,这就是自由流程,它广泛适用于京润珍珠日常各项事务中,而这个流程一旦固定也就形成了制度,自由流程和固定流程就组成了协同软件的二元化工作流,这就是刚柔相济做管理的道理。

4.文档清晰管理的工具

文档是记录公司发展的重要凭证,也是公司各部门重要文件与归档的所在地。因此在京润珍珠单位文档的管理也是一项很重要的工作。

京润珍珠利用协同软件中的文档管理功能将以前公用的合同、公司规章制度、学习文档,以及各种签报申请进行归档与授权管理。如行政部将所有行政类文档都归在行政部文件夹下,方便以后统一查找。通过利用后台表单查询设置,更可进行简单的统计查询分析,并查看相应的明细内容,极大地方便了对公司归档文档的管理和管理工作。

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协同颠覆传统的神奇办公桌,网上审批再也不用纸张乱飞

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