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核四院:七年一剑数字化 致远互联巧当家
时间:2019-02-15新闻来源:致远互联官网浏览量:817

为贯彻落实“十三五”规划纲要和《国家信息化发展战略纲要》,国务院印发《“十三五”国家信息化规划》,号召企业“组织实施企业管理能力提升工程,加快信息化和工业化融合管理体系标准制定和应用推广。”作为推进国家现代化的重要力量,国有企业在新形势下,纷纷将数字化平台和管理创新与变革相结合,以促进转型与升级。在众多的工业企业中,就有一家率先推动信息化建设的行业标杆——中核第四研究设计工程有限公司(以下简称“核四院”)。

核四院是新中国组建的第一个也是全国最大的铀矿冶设计院,国家一级保密资格单位,军工系统安全生产标准化二级单位。自成立60年以来,核四院为中国核工业的发展和千余项跨行业的国家和地方重点大中型项目的建设做出贡献。

在国家工业化与信息化“两化融合”战略背景下,核四院深刻意识到,信息化是实现企业全面、动态资源配置的最优方式,同时也是实现可持续发展的载体。因此核四院从2012年开始,在致远互联的大力支持下,企业信息化建设逐步走上快车道,通过逐步完善信息化基础设施,推动各项应用系统的建设和完善以满足多变的业务需求,努力使信息与管理、业务实现有效的融合,信息化水平逐年明显提升。在核四院的十三五规划中,已明确提出要通过信息化手段,实现由传统设计院向智慧院所的转变。

“智慧院所”从“1234工程”开始

为打造智慧院所、实现管理信息化,致远互联需要搭建一个贯彻全场景的协同管理平台,将协同管理系统应用于日常办公、业务开展和信息共享这三大领域。因此,首要任务即是建立一个整体应用架构。致远互联与核四院相互配合,共同规划了“核四院1234工程”,即“搭建一个门户、健全两大体系、建设三个平台、深化四个应用”。

搭建一个门户即是搭建一个内外部统一的身份认证门户,实现用户管理、身份认证、分级权限管理和单点登录等功能。在此基础上, IT支撑体系和IT保障体系得以形成,通过升级、优化IT基础设施,以满足安全管理要求,协调IT组织与发展模式。随后,为支撑业务发展,致远互联需构建应用集成平台、协同平台、决策支持平台,其中协同平台下设两个子平台,分别为协同工作平台、工程项目群协同管理平台。最后,基于核四院现有的信息系统,致远互联重点建设运营管理系统、供应商及客户管理系统。

“核四院1234工程“示意图

在明确了“核四院1234工程”的任务之后,致远互联规划了核四院信息化整体框架。企业提出战略“以价值创造为核心的管理体制和以设计为龙头的总承包项目做强做大”,据此,该框架涵盖了IT支撑体系、IT应用体系和IT保障体系组成。其中,IT应用体系作为框架的主体,渗透到企业各板块、多层级的业务开展。以合同管理为例,前后流程被设定为串联调用模式,杜绝了由“合同类型多、合同周期长”导致的合同签订执行过程违反规定的现象,由此确保规范管理到位,同时系统保留了原始的合同管理过程记录,做到可查询、可追溯,实现了公司合同长期档案管理,对合同监管和生产经营提供详实可靠的参考及证明资料。

“核四院1234工程”与核四院的以设计为龙头的业务发展战略完美融合,构建了一体化的应用平台,形成安全可靠的支撑体系,助力协同设计、项目管理、管理决策等重点领域的发展。

致远互联三体系管理系统打通数字化项目管控链

多年来,核四院的业务已从单独的核工业逐渐涉及到多领域、跨行业的工程项目,该企业设计了铀矿山50座、铀水冶厂20余个、放射性选矿厂多座、铀矿冶(地质)退役治理设计30多项、城市放射性废物库设计等30多项,其他核工程等方面完成咨询、设计500余项;大中小型污水处理厂30余项;医药化工项目1000余项;大中型民用建筑300余项;完成大中型监理90余项。面对如此庞大的项目数量,如何严谨、清晰、快捷的管控项目进展呢?

为此,致远互联凭借着丰富的服务经验和成熟的数字技术,与核四院共同设计了核心业务管理系统——“三体系管理系统”。该系统规定了企业在工程咨询、工程设计、环境影响评价领域的设计与设计后服务工作以及工程总承包中实施质量、环境和职业健康安全管理体系的行为准则,确保企业的产品和服务满足顾客、相关方、法律法规和其他要求。

从此,核四院通过致远协同系统可以制定工作指引、实现流程次序控制,使工作过程清晰明了。该系统架构涵盖了合同管理、设计策划管理、设计过程管理、设计交付管理、环评管理、总承包管理等主要生产业务流程,这一系列业务流程兼顾了普遍的立项、执行、结项环节与特殊情况下的备案、审批工作。

三体系管理系统总体架构

核四院的三体系管理程序在多年实践中不断优化,为企业的质量管理提供保障作用,不仅规范了管理和业务流程,还打破信息壁垒、增强横向协作,更降低了整体运营成本。

致远协同让合同管理产生飞轮效应

基于致远协同管理系统,核四院实现合同管理流程全过程信息化:管理流程化,流程表单化,表单信息化。针对公司“合同类型多、合同周期长”的特点,核四院建立了信息化的合同管理系统,提供包括采购审批、合同评审、合同审批、合同款收付、发票开具、产值分配、报表输出等合同管理功能,且前后流程设定为串联调用模式,即前置流程表单未完成则无法发起后续流程,彻底杜绝了合同签订执行过程中的主管违反规定或流程的因素,确保规范管理到位。同时也在提升办公效率的同时,保留了原始的合同管理过程记录,做到可查询、可追溯,实现了公司合同长期档案管理,对合同监管和生产经营提供详实可靠的参考及证明资料。

合同管理系统

具体来说,核四院的合同管理系统分为“合同基本信息”、“合同额分配”、“合同收入记录”、“合同支出记录”、“合同变更”、“统计分析”六大菜单栏,每个菜单栏之间紧密相连,环环相扣。在“合同基本信息”栏,通过产品要求评审表和合同签订审批表审批,流程结束后自动生成合同档案底表并记录合同基本信息;在“合同额分配”栏,通过分包合同审批和内部分签协议审批流程结束后,将具体分配额明细回写到合同档案信息底表里;在“合同收入记录”栏,通过到款通知确认单审批流程结束后,将合同收入情况回写到合同档案信息底表里;

在“合同支出记录”栏,通过合同支付审批流程结束后,将合同支出情况回写到档案信息底表里记录合同支出情况;在“合同变更”栏,通过合同变更审批流程结束后,将合同变更明细回写到合同档案信息底表里,记录合同变更内容,同时更改合同基本信息上的合同金额和签订部门;最后在“统计分析”栏,按年、按签订单位,统计并分析全年合同收支情况,形成统计图表,将合同档案信息内容清晰直观呈现出来。

致远协同让业务管理实现数字化

围绕三体系管理系统这一核心,致远协同协助核四院从零搭建各领域独具企业特色的管理系统。这些系统统一部署在企业私有云上,以便核四院统一管理。核四院多年来持续建设的各个管理系统,一方面借鉴了其他先进企业的成功案例,应用效果稳中求胜;另一方面也结合自身的特点,个性化的定制满足了独特的管理需求,例如“保密管理”和“工程经济类的项目产值管理”即是其中两个比较有特色的应用。

核四院搭载致远协同平台,实现了保密管理工作数字化。截止目前,涉及保密工作八个方面的三十余个流程表单已投入使用。涉密人员上岗审批、每月自查、涉密载体制作、复印、借阅、销毁、机要件发送、新闻稿件发布、发表著作论文申请、外来人员进入保密要害部位申请、信息交换、各类信息化审批等日常保密管理工作均实现了电子审批。从此,员工再不用拿着表单四处找人签字,既提高了工作效率、实现了节能环保,又避免后补表单现象,提高了保密审批执行力。

保密管理平台界面

当参与人众多、各环节繁琐的项目结束之后,该如何公平、有效的统计员工对项目的贡献度呢?致远互联结合表单和运算即可得出个人产值。项目被登记在系统之后,管理设计人员承接项目,根据方案及项目角色接手设计,完成后汇报工作量,由于系统根据行业标准计算公式设置了产值计算公式,可自动计算出个人产值,最后核算个人奖金。项目产值管理系统的建立,使绩效考核不再神秘,鼓励员工积极参与工作,也让人力资源管理者获得更多信赖。

产值公式系统转换

核四院与致远互联的合作历经数年。2012年,核四院对致远互联进行考察,次年双方的合作成果就在中核集团信息化水平测评中达到C级水平,两年后更达到B级水平,目前正处于持续优化阶段。这期间,数字化建设推动着协同管理的变革与创新,管理的新挑战又促进了数字平台的完善和升级,两者的相辅相成造就了智慧协同管理的新典范,将为各行各业的企业管理数字化转型升级提供重要参考。