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行政事务管理解决方案

在企业发展壮大的过程中,行政管理工作发挥着不可替代的作用。它好比一支精良军队的后勤部门,确保前线工作者可以无后顾之忧地往前冲刺。行政管理主要有管理、协调、服务三大功能。管理是主干,协调是核心,服务是根本。总而言之,行政管理的实质是服务。

企业的行政管理体系可以说是企业的中枢神经系统,它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作,其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统或网络。它的作用就是承担着企业的全部行政管理工作,推动和保证着企业的研发、生产、市场、销售等几大业务顺利、有效地进行并确保相互之间的协调。

如何全面提升行政工作?首先,必须加强服务意识。服务意识增强是做好行政工作的基础。和其它工作比较起来,行政工作更需要强化服务意识,努力提高服务水平。因为,行政工作的价值和意义就在于为全公司提供保障和服务,这也是行政部门之所以存在的价值。其次,实施规范化管理,通过制度、流程和表单来实现行政工作的有序开展。

综上所述,通过办公自动化的方式实现行政管理是最有效和必不可少的途径。它可以实现广泛、全面、迅速地搜集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员能够方便快捷地共享信息,高效地协同办公,从而达到提高行政效率的目的。

方案与框架

行政办公管理是现在成功企业有效运作的有力保障,其内容就是对办公室所构成的如车辆、办公用品、机器设备、会议室和各种流程审批等日常办公事务进行计划、组织、指挥和控制的活动,其目的在于实现包括制定计划、合理分配、组织实施、指挥协调、监督控制诸环节在内的整个过程的总体目标优化。做好行政办公管理工作,能够有效地提高办公室运作效率,最大限度地发挥行政办公的作用实现办公室自动化的工作目的。

致远行政事务管理解决方案主要从行政行为的角度出发,对行政权力进行综合的管理,通过工作流程管理机制规范行政行为,通过车辆管理、耗品管理、设备管理、会议管理等来统一管理和合理分配办公室所管理的各种事务,实现客户价值的最大化。

行政管理应用框架图

功能与模块

流程审批:

流程审批是制度化刚性流程的具体应用。企业在经营和成长过程中,逐步会沉淀下很多规章制度,其中包括各种纸质表单、流程规范、数据规范、岗位说明、权限等,制度的形成、推广和优化过程,也是规范员工行为的过程,是实现内部协作分工的过程、是规范岗位操作、从人治向法制逐步进步的过程。

但是逐步累积起来的制度和规范汗牛充栋,员工根本没有办法完全学习和掌握;规章制度的优化和调整后,很难实时的将最新版本传达到每位员工,因此制度的形成、推广和优化过程难度很高,使得制度不能有效落地,大部分员工对制度的掌握仅限于考勤、例会等频繁使用的制度。

通过工作流的实施和应用,可以帮助企业规章制度和管理规范有效落地。

行政管理中涉及到的流程审批应用,如票务预订、会议的发起及会议室的预定、信息发布审批流程、车辆申请流程、印章使用流程等,通过电子化的工作流程简化了之前流程人工复杂的审批过程,只需要发起相应的流程、根据表单填写好内容就可以按照设计好的流程图进行一步步向下流转直到流程审批结束,大大的提高了行政办公的效率。

流程审批在易用性方面,通过个性化授权,可以将常用的流程推送的个人门户,方便调用;通过制度、表单和流程的集成,可以使得员工通过流程免除学习和培训,轻松掌握和运用企业的制度;

在用户体验方面,提供了从设计、应用、维护到门户展现全程的图形化自定义,通过自定义规范、自定义表单、自定义流程、实现企业流程地图的轻松设计;

在工作流的适用性上,不但可以做到表单样式的灵活设计,还可以在表单中实现字段计算、合计、二维表等特殊应用;不但支持流程的刚性规范,还可以支持流程根据职务、天数、金额、字段等各种条件进行流程走向判断;不但支持表单流程的集成,还支持同一流程在不同节点展现不同的表单,支持子流程触发技术。

会议管理:

行政办公基础管理工作中,最常用的管理手段就是会议,通过会议完成政策的上传下达、工作布置、统一思想、群策群力等任务,但是会议组织、会议过程、会议执行等不同的阶段往往存在种种原因,导致会议冲突、会而不议、议而不决、决而不行,从而严重影响了会议的效率和效能。因此通过会议管理的应用,可以有效地提高会议室管理、会议服务管理、会议组织管理、会议议程管理、会议决议管理的效率。

会议通知

会议室预定

车辆管理:

企业拥有一定数量的车辆,车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息,有效跟踪管理每台汽车的使用状况,提高工作效率,使企业车辆管理更加科学、更加规范。

车辆申请

行政资产管理:

在行政办公中,广义的资产泛指所有用于办公室工作的设备和器具,这些设备和器具在其它领域也被广泛应用,包括电话、小型服务器、计算器等。狭义的概念则指多用于办公室处理文件的设备,如传真机、打印机、复印机、投影仪、扫描仪等,还有台式计算机、笔记本、考勤机、装订机等。

资产申购审批

资产管理主要针对企业的办公设备信息进行登记、申请和审核、资产维保及资产统计等。

资产信息录入

耗品管理:

耗品管理主要对各企业内部的办公用品进行采购、领用管理,对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。方便对各种物品的采购入库、领用登记,归还登记的统一管理,提高管理的效率。

耗品登记

日常办公:

行政部的日常办公涉及到为公司员工进行票务预订,当出差人数、频数增多时,势必会对行政人员带来很大困扰,因此,致远与携程携手,为企业提供工作及差旅的统一业务管理入口,通过携程商旅的优质商旅服务产品最终实现业务落地的一站式的平台与服务。

员工出差申请

员工在使用印章前填写申请,注明所用印章类别、所属单位、用印文件、用途等,经审批后由相应印章管理人员处理并记录实际印章使用的情况。注,凡是在流程结束后需要进行印章使用的,均可以由系统自动发起印章使用流程,并且将相应审批流程嵌入到印章使用中供印章管理人员查询;同时对于已完成相应审批(如合同审批)的印章使用流程,可简化流程操作,直接送达印章管理人员处理即可,从而避免重复审批提高工作效率。

印章管理

证件管理对于部分需要资质和证件才能开展生产经营活动的行业(如建筑业)而言,是企业生存的前提和必要条件。因此,通过软件对证件进行精准化和可操作化管理成为了这些企业的提高证件规范化和有序化管理的重要手段。

证件明细管理

方案价值

致远行政事务管理,就是通过系统的协同和自动化,使原本繁杂的行政工作变得简单轻松。针对行政管理事务多而杂的特点,如何帮助行政人员快速整合并高效率的实现管理,是致远行政事务管理解决方案的价值所在。

会议管理:通过集中的会议室展现和管理等,实现会议资源的合理利用。

车辆管理:首先对车辆进行登记,在管理时,通过车辆维修、保养、年检、保险等全方位的流程运营,实现精细化管理,保障车辆的合理安排和使用,同时做到每一次出车有记录可查。

行政资产管理:通过流程驱动实现资产的采购、领用、归还等。采购和领用完成,资产信息实现同步增减。资产的库存和使用明细,行政人员实时掌握,资产情况一目了然。同时可落实资产管理责任,工作流与审批流无缝融入到具体事务的管理中,方便快捷、高效高质。

耗品管理:通过致远行政事务管理应用可轻松实现办公用品的查询、采购和领用等。填写领用申请单时,只需下拉选择,物品和对应库存实时展现,并支持模糊查询,辅助用户填单,大幅节省办公时间。

证照和印章管理:实行统一登记和专人管理各种证照和印章,通过流程审批借用、使用和归还等操作。规范使用并可追溯,减少和规避经营风险。

名片印制申请、行政接待管理、行政维修申请等,通过审批实现了行政事务的办公自动化,提高了行政人员日常办公效率。

致远行政事务管理依靠以上模块来支撑企业的行政运营。同时平台支持移动办公,可通过手机完成下单、审批等操作,加速企业办公和协作,使行政办公更轻松,业务支撑快人一步。

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