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TOTO:致远互联数字协同赋能异地门店管理

数字新时代,企业的成长也伴随新烦恼:有时候是人越多效率反而越低下。老板看不到企业数据的全貌,经营决策往往是拍脑袋,长此以往就会陷入深深的数字化转型焦虑中。这种焦虑正不断传导给各行各业。

在高端卫浴市场,当人们提及“品质”一词时,总能联想到百年老牌TOTO,即蜚声全球的日本东陶机器株式会社。其子公司东陶(中国)有限公司(以下简称“东陶(中国)”)成立于1995年,目前,已拥有8家分公司和13个据点,覆盖华南和华西、华北以及华东地区。如此广泛的分布让异地门店远程管理成为企业的痛点,也是东陶(中国)采取数字化战略的初衷。

相对于国内早期信息化进程较慢,东陶(中国)的信息化布局除了日本总部全球化战略的SAP系统之外,企业还部署了OA软件和CRM系统。但由于频繁的架构调整、人员调动,以及多年来业务发展产生新的需求,原有系统已无法满足企业提升工作效率、节约时间成本的诉求,东陶(中国)亟需一套稳定的、可以长期支撑公司业务的信息化系统,通过数字化管理应对企业发展的新挑战。

为了更好地适应企业发展,东陶(中国)在2014年7月正式上线了致远协同管理系统,不仅顺利地将庞大的数据和复杂的架构从原有系统移植到致远协同平台,还通过致远CAP业务定制平台进行个性化开发,满足了新的业务需求,实现跨地区经销商管理的高效协同。

致远协同灵活承载特色组织架构

基于异地办公平台的OA系统定位,东陶(中国)早在2011年便上线了国内某厂商的OA软件,然而在使用过程当中,他们不得不面对两个实际问题:一是东陶(中国)每年都会有一到两次的组织结构的变更,二是公司岗位的角色有很多兼职。每次变更都要把OA系统全部停掉,所有流程都不能在系统上走,这差不多需要一个月左右的时间,而且兼职造成的流程性错误也很频繁,这些对公司的业务造成很大的阻碍。

因此,新的数字管理系统需要满足东陶(中国)的两个需求:第一个是简便零代码的业务定制模式,因为日本总部IT科只有三个人负责中国地区所有据点的信息化工作,人力严重不足,所以高效的业务定制模式是他们所关注的;第二个是系统针对特色组织架构的建模,需要可以灵活的调整和使用,以便应对兼职问题、架构调整周期。正是出于以上两方面考虑,东陶(中国)选择致远互联,支撑企业未来每个阶段的架构调整。

在过去,当东陶(中国)组织架构变动之后,流程都要被重新编辑,旧系统使用底表去固化每个单据的审批流,因此职位一旦变更,底表也要改变,每次改完之后核对的工作量非常大,这是企业一直碰到的问题。直到致远协同平台上线之后,管理系统不再采用底表固化的模式,而是以员工角色为定义,产生的效果就是工作量得到了极大的缩减。

这个以角色为属性的辅助底表即是致远协同管理系统的特色之一:由七个权限定义一个人在组织中的位置,而核心角色就一个岗位。由此,东陶(中国)的多角色组织架构问题得以完美解决。

整合数据节约管理成本

东陶(中国)数字化转型的第二阶段即是实现具体的业务需求,致远协同上线后,各业务部门开始对系统提出新的要求,如店面管理部门对店面装修以及抽样进行管理的需求等,这些新要求和需求都是依靠致远应用定制平台(CAP)的定制化开发来实现。

但是,为什么所有需求都是在致远协同管理系统解决,而不是选择更专业的业务系统?东陶(中国)有限公司信息主管张琦解释道:“因为业务部门会先根据需求来做选型,先去找一家开发公司说有这样的需求,你给我一个评估和报价,然后我们IT科会做比较,同样的功能可能涉及到内容、数据或是原始的模型在协同系统上已经有了,那么再重新开发的话成本会相当高,而且会有风险。但是我们在现有致远协同系统上做,可能只是经过一些简单的调整就能达到要求,风险也比较低。对我们来说,系统越少越好,如果企业每个需求都要部署一个单独系统的话,整合就是一个大问题,我们的目的是希望数据流能够逐渐归口,所以不太愿意重新开发。”

这是企业数字化升级过程中的普遍问题,即复用性和快速迭代。如果单独开发系统,不管是对系统的维护,还是将来要打通系统的流通等,都是一个巨大的成本问题。而东陶(中国)在致远协同平台上通过智能化、可视化、轻量级的设计和运营过程,自定义搭建组织内部、员工与组织、组织与组织间各种业务主题的应用,包括生产运营、商务沟通、工作协作、业务管理等,避免了维护、运营多系统带来的不必要成本。

目前,东陶(中国)的数据分为两部分,一部分是业务性数据,基本上都在SAP系统中;一部分是事务性数据,包括财务单据和经销商数据等,都在致远协同管理系统上。在数据层面,其实很多企业会在致远协同上进行数据的连接、梳理、分析、出报表等,由于日企的严谨性,东陶(中国)并没有全盘参考,但已经在致远协同上进行财务数据和SAP的对接,并将于近期上线。

智慧协同让经销商管理标准化

在信息化时代,协同成为企业管理的重要关键词。对于东陶(中国)来说,审批流作为协同的核心元素,在过去都是通过线下发邮件来实现的,随着企业的发展,行政审批环节变得越来越多,东陶(中国)通过致远互联让审批流程标准化。

因东陶(中国)的业务性质,经销商和店面管理是整个链条上的重要环节。企业对经销商管理有自己的一套标准,比如每两年就要重新规划店面的装修;每当发布新产品,经销商都要根据东陶(中国)的标准进行出样展示,等等。其中,经销商店面装修管理流程包括:经销商提交申请,内容包括什么场地、多少面积、现场图纸等,然后店面设计科会进行整体设计,选配出样样品,最后店面管理科去监督整体流程的管控。

目前,已经有几十家旗舰店级别的经销商在致远协同管理平台上。“所以这里面包含了很重要的因素,一方面是装修流程的控制;另一方面是出样样品的控制,他们需要在手机端拍照,有报备,有图纸审核,所有的流程全部都是在致远协同上做的。”张琦补充道。

通过致远协同平台,东陶(中国)的经销商管理逐渐正规化,流程全部固定化,最终形成了标准化管理。同时,每一个流程都具有可控性、可见性。最后,所有完整的数据都会以报表形式体现出来,例如装修时长、KPI,使用了多少补充的样品、分别是哪些,等等,进一步支撑了东陶(中国)整体的经销商管理,形成一套闭环。

相较于大刀阔斧的改革,东陶(中国)的数字化进程是比较“私密”的,这不仅需要根据企业的行业、发展阶段、业务构成等做综合分析,更本质的还有企业自身的特质和性质,也就是企业的文化血液。但有一点,企业诉求都是一样的,即对信息化系统的稳定性以及是否能够长期支撑公司业务的发展。

张琦表示:“正是基于这个考量,我们选择了致远协同管理平台。这些年用下来,平台本身的稳定性是一个基础,正因为稳定性,所以我们的员工在使用过程中,会把自己的想法、把原来并没有在系统上体现出来的单据或者管理需求提出来,而这些又将优化我们的管理。”现在,东陶(中国)各业务部门对协同系统的需求将越来越多,他们倾向于在现有致远协同系统上做改变或提升。

《2019数字化趋势报告》指出,零售业在未来3-5年内,数字化程度有望达到70%-80%。在未来,致远互联将持续助力东陶(中国)紧跟数字化大趋势,引领卫浴行业的数字化升级。

快速定位:相关资料

客户价值

组织架构灵活

针对特色组织架构的建模,需要可以灵活的调整和使用

整合数据解约成本

通过智能化、可视化、轻量级的设计和运营过程,来降低成本

集成SAP

进行财务数据和SAP的对接,消除数据间的壁垒

流程标准化

对经销商管理逐渐正规化,流程全部固定化,最终形成了标准化管理
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