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广西机场:从传统OA到协同管理平台的跨越

广西机场管理集团有限责任公司是广西壮族自治区人民政府直属国有大型航空运输保障企业,代表广西壮族自治区人民政府对区内民用机场的管理、经营进行统筹规划。现辖南宁、桂林、北海、柳州、梧州、百色、河池机场和广西民航产业发展有限公司等分支机构。

广西机场集团在信息化上的投入很多,不仅有专业的业务系统、财务系统、也有传统的办公系统(简称OA),尤其是电子办公系统,实现了日常部分公文及通知的电子化,基本上做到了简单的无纸办公,但是在招投标管理、合同管理、人事管理、财务管理、固定资产管理、安全管理等一些开发的系统方面缺乏对集团公司信息化战略的整体考虑,为了提高集团管控效率,实现管理行为的可视化、过程信息的可追溯、业务系统的协同共享,急需具有一款处理高效、业务融合、数据共享、智能搭建的协同管理平台,致远互联协同管理平台一直专注于协同管理软件领域,面向广大的企事业组织管理应用设计,能有效帮助组织解决战略落地、文化建设、管理规范、资源整合、运营管控等管理难题,辅助决策,打造敏捷组织,提升核心竞争力。鉴于此,集团公司信息中心会同致远互联公司联合部署集团协同管理平台,替换旧的OA系统,将过去形成的信息数字孤岛有效的协同起来。

集团协同管理系统主要由展示层、控制层、业务层、数据层、分析层五大平台组成。集团采用“统一规划、分步实施”策略,首先实现日常流程审批、公告及新闻发布、会议通知、用车管理等协同流转功能,并通过公文交换平台、表单协同、自由协同实现与下属单位的业务联动、信息交互,同时利用业务生成器搭建集团协同人力资源管理系统,实现按需搭建业务模型,并提前规划与档案系统、预算系统、财务系统及生产系统的业务集成,预期实现业务人员及领导通过协同系统便捷登录业务系统,统一处理各类待办事项,采用智能统计工具获取相关业务数据,为领导层提供多角度展现,为科学决策提供依据。

主要应用

广西机场管理集团主要从六个方面实现协同管理信息化的突破:

信息共享

协同管理平台创造性地更新了传统理念中关于协同办公的概念,将自动化协同办公、即时通信、公文流转、知识管理等以往多套系统才能够实现的功能完美地整合到一个平台,平台主要以流程协同、单位公告、单位新闻、规章制度、知识社区、值班信息等实现集团范围内的业务协同及信息共享;后续将以数据提取和数据整合为核心,集成集团范围内业务数据统计分析。

流程协同

集团对内外发文、收文阅办阅知、收文转发下属单位、信息报送、合同会签、招评标会签、规章制度会签、事项请示、印章申请、档案借阅、退文、请假、督察督办、视频会议申请等各类日常业务审批电子化,通过智能节点判断,实现对业务处理不同处理条件的流转环节的自智能判断,并借助灵活强大的流程引擎,将相应规章制度要求变为可执行、可控制的具体流程。

公文应用一体化

管理遵循规范的收发文、交换和文档管理一体化等制度,提供电子公文应用,配备相应的套红模板、电子签章、公文交换、公文统计等功能,使得发文、收文、交换和公文档案库管理环环相扣,效率大大提高。

人力资源系统定制

集团在用的HR系统,主要作为事后补录,无法保证数据更新的及时、准确,数据录入工作量大,导致系统数据最终可信度不高。利用致远协同业务生成器,广西机场搭建了一套HR管理系统,目前主要试用在集团总部,后期将在全集团应用,通过业务权限控制,实现招聘计划审批、新员工入职审批、党团关系更新、教育培训更新、家庭信息更新、岗位调整变动、薪资调整、合同签订、离职办理等人事管理过程的闭环控制,并将业务与流程绑定一起,业务执行必须通过流程发生,流程发生后数据自动提交,实现了人员档案信息的同步更新。通过部门级、公司级、集团级、业务线级的多级权限分配,提供不同的信息查询,方便管理人员及员工本人操作。后续还将通过业务生成器,逐步将业务成熟度高、需求大的合同管理、项目管理、信息化管理、安全管理等业务通过系统设计、搭建出来,提供系统化、协同化的应用,提升业务管理水平。

业务集成规划

为了实现集团集中协同管理平台功能,后续将实现相关业务系统的页面集成、流程集成、数据集成,提高业务处理效率、数据统计分析水平,方便领导处理相关系统业务和查询企业管理重要数据,结合集团管理需求,计划用1-2年时间,实现档案系统、预算管理系统、财务管理系统、生产运营系统等信息集成。

集团档案系统预计通过集成,实现归档公文、审批单、正文及附件的按需归档到档案系统,改变档案人员人工归档电子化的效率低下现状,提高文件归档的效率和质量;通过流程集成,实现协同系统里发起档案借阅利用审批流程,审批通过后直接在线借阅需要的文件,极大提高借阅处理效率。

集团预算管理系统预计通过集成,实现协同系统里单点登录预算系统发起报销审批,并将待办审批集成到协同系统待办工作区,领导人员只需登录协同管理平台,即可及时处理待办工作;通过数据集成,将预算执行数据按单位、部门、科目、时间段、已执行预算情况等多角度统计分析,展示到协同系统统计界面,方便领导准确、及时掌握单位预算执行情况。

集团财务管理系统预计通过集成,实现单位财务现金流、利润等关键财务指标数据统计,多维度地进行展示、分析,便于领导及时、方便、准确、全面掌握财务运营情况。

机场生产运行系统预计通过数据集成,实现各机场及全集团整体航班吞吐量、客座率、延误率等指标同比、环比分析,并可对各航空公司、各城市、各时间段展开同比、环比分析,还可实现对机场资源分配利用情况的对比分析,为航线布局、航空公司培养、资源分配优化等提供数据支撑,提高机场保障能力及服务水平。

移动协同

通过致远互联移动M1应用,管理人员可随时处理待办工作、查看公告、会议通知,能够方便地查找、联系到集团相关办公人员,并可使用业务生成模块,极大地提高了管理效率。针对移动APP功能较简单的问题,后续将配合致远互联公司进行二次开发,实现移动修改正文、信息收藏等更丰富、好用的功能。

【后记】

据民航局2016年统计报告,我国共有颁证运输机场210个。除开已有机场,未来15年全国有望建设1600个通用机场。

随着我国航空事业的发展,机场日常运行中的服务管理问题日益引起人们的关注。在交通运输业竞争日益激烈的一天,如果对已成热门话题的航空服务问题不予以重视,将会极大地影响航空运输业的竞争力。广西机场的管理困境便是中国众多机场的一个缩影。那么从广西机场的解决方案中,我们梳理了几点管理经验,供同行借鉴之:

1、业务部门提出的信息化需求,由信息中心统一按照集团的信息化整体协同整合集团级应用。

2、把过去的OA使用从办公室的部门级应用,通过协同管理平台整合到了集团流程管理应用,消除了信息孤岛。

3、传统的管理软件的实施解决了业务部门的业务信息化而忽略了因分工产生的不协同现象,通过灵活可定制的协同管理平台整合了分散到业务部门中的管理系统的信息化应用。

4、通过致远互联的协同管理平台的整合应用,业务人员可以定制自己的管理信息的应用,使过去的管理制度执行效率变成了员工的工作行为,提高组织工作效率,相比过去,降低了10%左右的工作管理费用。

5、通过移动协同管理,将员工和领导的管理工作碎片化了,不受时间和办公场所的限制,大大提高了管理者的决策时间及员工处理效率,仅此一项可以解决降低几十万的无效成本。

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客户价值

办公统一平台

多套系统才能够实现的功能完美地整合到一个平台

业务审批电子化

将相应规章制度要求变为可执行、可控制的具体流程

人力资源系统定制

提供系统化、协同化的应用,提升业务管理水平

实现移动办公

实现随时、随地办公,极大提高管理效率
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