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中海国际:敏捷高效的集团统一管控

中海国际全称中海国际船舶管理有限公司,系中国海运(集团)总公司的一级子公司。是集团在整合了原上海海运、广州海运、大连海运所属的船员管理、船舶管理及教育培训资源后,于2004年12月8日在上海成立的。公司在上海、广州、大连三地分别设有分公司,在北京拥有子公司—中海海员对外技术服务有限公司,还有上海、广州两地的教育培训中心。中海国际管理着超过2万名船员,为中国海运(集团)总公司所属的各船公司配员并派员。
“我们每天上班的第一件事情,就是登录到OA系统,看看自己有什么事务要处理,再看看‘集团空间’,看看全公司层面有什么新闻、公告,看看‘单位空间’,看看本单位的新闻、公告,OA系统就这样伴随着每个人一天的工作,这已经成了我们的习惯,即使外出,如果没上OA系统,总觉得好像有什么事务还在等着处理……”中海国际企管部发展科科长李国栋如此描述A8在本公司上线运行后带给他们的变化。同李科长聊起A8协同,他很是热情地为我们介绍了A8协同在他们公司从选型、实施上线到试运行直至运行至今的一个个故事,讲述了他在A8实施过程中的诸多体会。

“既独立又集中”的集团统一管控平台
OA系统建设,是公司业务和管理的需要,是提升管理水平、提高管理质量的需要,是提升管理效率、规范管理流程的需要。作为公司“一把手”工程的信息化管理工作,列入2008年公司信息化建设项目之一的OA系统,在公司丁农总经理的直接领导下,取得了一定的成效。首先,在OA系统的选型上,遵循了以下原则,即:系统的功能能满足公司的管理要求,能适应公司的管理体制,能最大程度地实现公司总部与下属单位间的分级管理模式以及地域分散却管理统一的管理方式。中海国际总部设在上海,并在上海、广州、大连、北京另有7个下属单位,采取由总部集中统一管理,下属单位相对独立的管理模式。为此,中海国际“花了三个月的时间,对市场上主流的OA协同办公软件进行了接触,有的还进行了试用”,最后发现,唯一能满足中海国际现行企业架构,最大程度地适应中海国际管理要求的,就是致远A8集团版协同管理系统。其“集团版”特征充分体现了公司上下级管理层级,总部与下属单位之间能集中又能独立的管理模式。公告、新闻等板块既能集中、统一在全公司范围的“集团空间”内发布,又能独立、自主在各所属单位范围的“单位空间”内发布;各单位拥有各自的“公文管理”流程,收文、发文自成体系、互不干扰,而“公文交换”,能快速、高效、便捷地实现总部与所属单位间上、下行文的传递,公文处理的时效性得以充分发挥;“协同办公”功能实现了个人办公事务的统一和灵活,每个人都能跨部门、跨单位,与系统中的任何人进行事务处理;定制的各类“表单”,规范了事务处理流程,行政审批制度得以严格执行等等。

跨地域的高效沟通审批平台
“OA上面有的,你自己去看吧!”普通的一句话代表着一个企业办公管理方面的改变。自2008年5月中海国际A8项目实施以来,中海国际的日常行政办公管理发生了改变,特别是在公文管理和日常管理审批方面,有了极大的效率提升。
对于此,李科长有着很深的体会,“协同办公已经成为中海国际全体管理人员的办公新习惯”是他对笔者说的第一句话。他告诉笔者,在使用协同之前,总部机关的管理人员,每天都要接到大量下属单位的长途电话、传真,每天要花相当的时间在与异地单位的沟通上。而且,纸介材料的传递,总部机关下属单位间只能通过邮寄方式实现,时间长、费用高、易出错。
A8上线后,李科长的感受是很明显的,“基本上我们电话、传真都明显减少”,目前,各单位间已经基本放弃了纸介的办公方式,全部改为了协同方式流转,初步估计,单是传真,估计与原来相比可减少长途电话费用20%-30%。大家有什么需要沟通的,就直接在协同平台上进行沟通了。公文流转不仅节省了大量在途时间,也节省了相当的费用(如印刷费、纸张费、快递费等),从根本上提高了办公效率,尤其是公文的处理效率,更为建设集约型企业作出了贡献。
除了公司总部与所属单位间的审批更加便捷之外,全体用户对A8最大的一个感受就是拉近了总部机关与所属单位之间的距离。特别是“集团空间”中的“公告”、“新闻”等,让身处异地的所属单位用户能及时了解公司发生的各项事情,提高了信息的快捷度,信息公开得以充分实现。

简单易用 客户亲身设计业务应用
在系统正常运行、各用户相对满意的背后,是实施人员尤其是系统管理员的辛勤付出。
整个项目的实施,是在公司丁农总经理的直接领导下,由公司企管部负责进行的,企管部发展科李国栋科长担当系统管理员,具体负责整个项目的实施和运行。项目组用短短2个月不到的时间,先后完成了公司总部和7个下属单位的公文管理的全部配置,并进行了系统搭建、系统初始化、流程梳理等工作,为协同系统的全面启用奠定了基础。与其他企业不同的是,中海国际协同系统“表单应用”中的所有表单全部都由李科长自己独立设计,开创了客户独立、自主管理系统的最快、最好记录。
李科长在谈到公司的协同系统之所以能得到广大用户的认可,之所以能在较短的时间内在全系统中得到应用,跟系统管理员对系统的全面掌控与驾驭是密不可分的。他说,一个好的协同系统管理员应具备三个条件:较强的计算机应用能力、熟悉办公室事务、较好的沟通协调能力。李科长1986年毕业于计算机专业,担任过多年的办公室主任一职,做过十多年的教师和多年的行政管理职务,可以说,他具备了一个优秀系统管理员的全部优势,很好的计算机专业业务与教师所特有的语言表达能力,分析问题与解决问题的能力在他身上充分体现;熟悉公文管理的收文、发文规范及处理流程;有较强的部门之间、与下属单位间的沟通协调能力,一个最好的例证就是,李科长自己编写适合中海国际要求的操作说明书,总部机关及7个下属单位的协同系统操作培训均由李科长一人完成,使用户用最短的时间掌握了协同系统的基本原理和操作方法。他笑着对我们说,“现在,我可以充当A8系统的客服了”。
“我可以很自豪地说,A8集团版在我们公司的应用情况是属于比较好的”、“我们也为A8系统3.02版的功能改进及完善作出了相当大的贡献”,李科长对A8给中海国际管理带来的管理效益给予了较高的评价,也对A8系统的不断成长寄予了较高的期望。他希望致远公司继续努力,开创软件开发新领域,做软件企业的排头兵。

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客户价值

集团管控

既独立又集中”的集团统一管控平台

高效审批

跨地域的高效沟通审批平台

简单易用

简单易用开创了客户独立、自主管理系统的最快、最好记录

有效办公

国际船舶管理的有效办公平台
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