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告别低效忙碌 致远互联推动望湘园财务数字化升级
时间:2020-04-15新闻来源:致远互联官网浏览量:4983

前言:致远互联第十届全国协同应用大赛于3月23日在线上全面启动,本届大赛以“协同•数智运营新动能”为主题,通过全新的在线形式,以企业和组织为参赛主体,充分挖掘企业、伙伴及个人基于协同运营平台的创新应用,同时力邀国内行业知名专家,共同探索企业的数智化转型升级以及协同管理应用的落地,为各行业发展提供数智运营新动能。基于此,我们将陆续推出“数字化升级最佳实践”系列,解读本届应用大赛参赛企业的数字化实战。

近日,随着复工复产有序推进,餐饮业开始逐渐复苏。然而,还没等到消费者的“报复性消费”,以海底捞、西贝为代表的一波涨价却引发了社会热议。当然,餐饮企业菜品涨价的背后,也反映出疫情对于餐饮业带来的巨大损失。

在经营上,为尽可能降低疫情的影响,在全国还未完全复工复产、堂食客流量有限的情况下,不少餐饮企业选择将业务更多转向外卖,来保持店面有一定的营收。但在管理上,特别是对于大型的餐饮连锁企业,以往很多依靠人工处理的业务流程很可能无法正常进行,运营管理的滞后,势必也会影响业务开展。

对此,在参加致远互联全国(线上)协同应用大赛时,知名餐饮连锁企业望湘园的高级项目经理闵媛直言,“突如其来的疫情,给餐饮行业带来了巨大影响,而我们依托于致远协同运营平台,实现了全国各连锁门店的财务信息化,让我们可以集中精力在菜品和服务好顾客方面。”

财务工作低效,引各方抱怨

望湘园成立于2002年6月,目前在包括北京、上海、南京等全国10座城市拥有近50家直营门店,已成为国内直营店铺规模最大的湘菜连锁品牌。2018年底,望湘园代表湘菜正式走入联合国宴会厅。

“由于我们是全国连锁企业,门店分布在不同的地区,一直以来,公司总部对各门店的帐目管理比较滞后,比如合同审批和报销,都需要比较长的时间。”闵媛表示,在这个过程中,不管是财务还是审计,都有或多或少的抱怨。

以报销为例,由于缺少线上审批手段,导致在报销过程中,都是人工填写单据,很容易出现票据丢失、票据不符合规范或单据填写错误等问题,而且,财务对于票据的审核也要花费大量时间;同样,报销流程标准执行困难,也让审计工作常常犯难,直接导致整个流程缓慢。

闵媛介绍,为提升办公效率,望湘园此前也开始使用钉钉,但面对复杂、繁多的业务流程,钉钉有些“力不从心”。“即使钉钉的审批流程已经升级,但仍然没办法帮助我们进行合同档案的自动归档,以及单据之间的数据自动关联”,用钉钉,但问题依然没有得到根治,直到2018年,致远协同的上线。

基于致远互联协同运营平台,通过对望湘园集团的业务管理进行整体规划,从HR系统到协同、再到财务系统、银行等等实现全部打通。闵媛表示,回想整个项目,协同运营平台起到了重要作用,也是项目整体的核心。

高效运营,依托协同实现财务数字化

作为全国知名连锁品牌,对于菜品的每一道工序,望湘园都追求严苛的把控,而在管理上,对于财务的每一项流程,这家湘菜专家同样追求极致的打磨。

在望湘园的日常运营中,合同付款、费用申请审批是使用最多的流程类别,也是闵媛重点打磨的对象。据介绍,通过致远协同平台,在保证帐务正确的前提下,这两类流程实现了校验、审批流程自动化,给财务人员、审计人员减少了大量的重复性工作。

报销流程查询

不仅如此,通过银企直联也让财务和出纳彻底避免了录入错误问题。这样一来,财务支付可以在NC系统中直接进行,无须人工登陆网银进行中转,而出纳在审批完毕后可以在NC系统中直接付款,后续的相关凭证信息也会自动生成。

“目前,集团所有的报销,在致远协同中一目了然。这样,我们就保证了票据只流转一次,就可以完成整个流程,票据丢失的可能性也大大减低了。”闵媛表示,在致远互联的帮助下,公司个人报销耗时减少49%,合同审批付款严谨性提升200%,极大提高了工作效率,降低了财务风险。

批量处理请款

除了对财务报销流程进行改造,针对供应商的外部协同,望湘园也进行了定制化。据介绍,基于协同运营平台,望湘园改变了以往对供应商信息维护模式,“通过创建供应商信息管理系统,让各个供应商可以自己来维护基本资料、证照等数据信息,以减少人工沟通过程中可能会产生的时效、误会等问题。”

供应商信息维护

闵媛介绍,在协同运营平台助力下,我们的财务人员从30人减少到24人,节省成本的同时,整体的运营效率也有明显提升。应该说,协同对望湘园的业务产生了很大的影响,让我们有更多精力专注于菜品,聚焦于服务客户。

致远互联第十届全国(线上)协同应用大赛正在火热进行中,据悉,今年大赛将通过为期4个月30多场线上应用大赛,带来众多理念超前、成果超前的数字化应用方案,让用户、伙伴共享协同智慧价值。