致远互联会议管理

2026-05-20 306 产品功能阅读时长:46分钟

致远互联AI-COP A9领航版会议管理系统覆盖会前、会中、会后全流程，解决文山会海、管控难、决议落地难、资料管理难等痛点。具备一体化、无纸化、数智化、定制化及开放集成特性，支持多角色高效协作，实现会议全程电子化管理，降低会议成本，提升规范性与执行力。

会议管理平台核心能力

统一会议资源管理

提供统一的会议室、会议用品、会议设备等会议资源的统一管理，支持各类会议有序召开。

会议室管理

（1）会议室看板

以可视化图形的方式，对会议室占用状态及时间段进行展示，提供会议室看板显示字段、样式的自定义能力，可切换日/周/月视图，也可选择空闲时间段或拖动快速进行会议室申请及会议创建，支持申请人从会议室面板中撤销申请到待发。此外，提供了视频会议看板，可快捷查看视频会议室占用情况，包括PC端和移动端

（2）会议室申请

支持批量发起会议室申请，支持选择所需会议用品，并填写申请主题。发起申请后，自动占用会议室，并向会议室管理员发起审批流程；

（3）会议室审批

申请人提交会议室申请后，通过待办方式向审批人员发送审批通知，可审批通过/不通过，也可以直接撤销会议室申请，支持会议室撤销时，快捷同步撤销关联的会议通知。

(4)会议室管理

支持应用管理员对会议室分类进行管理，包括新增分类、分类排序等，也支持对会议室进行管理，包括会议室排序、会议室使用授权、分配会议室管理员等。

也支持对会议室申请进行自定义配置，包括会议室看板设置：支持按机构级配置显示会议室看板、支持将常用会议室置顶、支持配置多条件查询及看板颜色、及发起会议室预定的页面打开方式，申请设置以及申请管理：支持以“单个会议室”、“会议室分类”、“机构统一” 多维度设置会议室预定规则，会议室管理员可设置提前预定规则，预留会务准备时间，满足不同类型会议室的管理需求，实现会议室资源强管控。

（5）会议室统计

进行会议室统计对企业至关重要，它有助于提升资源利用效率，通过合理安排会议时间和优化资源配置来减少浪费；同时，优化工作流程，简化预订流程并自动化通知，提高团队协作效率；此外，还能展示企业专业形象，提升客户体验；最终，这些数据为管理层提供决策支持，助力企业制定科学合理的战略规划。

支持对会议室使用统计及会议室使用明细情况进行查询及导出。

（6）会议室台账

会议室管理员可对管理范围内的会议室申请、审批及使用情况进行查询和管控，助力会议室的规范管理及使用。

会议用品管理

支持手动录入单位的会议用品，录入后，在申请会议室、新建会议时即可选择这些会议用品。同时支持批量管理，可实现对单位会议用品的统一管理。

会议协作管理

支持设置会务人员，申请用品后自动通知会务人员，保证会议用品按时准备。会务申请进入统一列表，会务人员可对申请进行批量查看及处理。

会议设备管理

支持手动录入单位的会议通用设备，例如会议大屏、麦克风、投影仪等。录入后，在进行会议室申请时，即可根据需要的设备对会议室进行筛选，帮助员工快速找到合适的会议室。也支持录入会议室指示屏设备，用于会议大屏投屏。

会议室指示屏

在大型会议中，使用指示屏可以显示会议的重要信息，使参会者更加了解会议内容和议程，有助于提高会议效率。在会议室管理过程中，在会议室看板上展示会议室使用情况，可以帮助使用者更快找到会议地点，也可以提升会议室预约效率。在大型企业活动中，可以对活动时间、内容等进行大屏展示，帮助参与者更加直观地了解活动内容。相关人员可以根据不同场景创建及维护会议室指示屏，促进决策、交流和合作的效果。

标准办公会议

提供开箱即用的企业日常开会必需的会议通知、会议室申请、参会邀请/回执/签到、会议纪要、会议任务等日常会议的全流程管理。

支持快速发起日常办公会议，选择所需的会议室，邀请参会人及参会领导，也可开启二维码签到，支持上传会议资料，也可以申请视频会议室，设置提醒时间，申请会议用品，会议时间和会议室占用时间可强制同步，双向联动，会议室申请时填写的数据可同步至会议通知中等。

参会人员接收到会议通知后，可以根据实际情况，邀请更多参会人参加会议，也可以根据自己的时间安排对会议进行回执。

会议通知发送成功后，支持发起投票和表决，可配置开启方式、是否匿名、是否允许提前查看等等，开启投票/表决后可实施查看投票/表决情况统计。

当会议开始后，参会人员可以扫描会议的二维码，进行会议签到，发起人可以对签到情况进行管理。

会议结束后，记录人可以快速起草会议纪要，对会议决策进行记录。也可以将会议事项通过会议任务的方式安排给对应的人员，实现会议事项的有效落实。

议题决策会议

提供议题申报、议题库、会议方案、议题上会、通知套红、议题调整顺序、会议资料、参会回执、公文纪要、会议督办等“文会事”一体化应用解决方案。

议题管理

（1）议题申报

支持上级单位下发议题计划，申报人可灵活选择申报有流程议题或无流程议题，可以一次性申报多个议题，议题审批后自动拆分入库；支持快速导入导出议题，支持上传议题资料，并对议题资料进行分级控制；议题申报后，可在议题申报列表随时跟踪议题审批进度及流程信息。

（2）议题库

支持会议承办人对议题库进行管理，包括多个议题一键上会、修改预安排时间、调整会议类型等，还可以快速导入导出议题，同时还可以对议题信息进行编辑和完善。可以查看审批中议题，提前了解接下来的议题安排。同时提供柔性上会模式，审批中的议题也可直接上会，满足企业客户需求

当承办人工作有变动时，也可以快速选择议题进行移交，避免议题数据遗失。

（3）议题台账

议题申报人员可查看议题上会情况，对议题进行编辑、删除等管理操作，查询时也支持议题台账、承办人导入议题时多状态查询。

单位领导可以查看单位所有议题的申报、上会情况，也支持部门领导查看本部门承办的议题的审批进度。

（4）议题统计

管理者可以查看单位所有议题的分布、上会情况、执行率，了解会议资源，合理规划议题上会节奏，避免瓶颈。

会议方案

（1）方案拟稿

在发布正式的会议通知之前，某些类型会议需要提前进行会议通知的确认，通常以会议方案来实现。议题承办人可以直接进行会议方案拟稿，也可以选择议题后进行会议方案拟稿。承办人需要选择会议方案类型，填写会议信息，包括时间地点安排、承办信息、参会信息，也支持上传方案资料。此外，可以在方案中新建议题，或者导入议题库的议题，对议题进行修改，调整议题顺序。填写完会议信息后，可以生成方案文档，并进行查阅，确认信息无误后，就可以提交会议方案审批。

提交后，承办人可以随时跟踪方案审批进度，也可对方案进行编辑、撤回。

（2）方案审批

承办人提交会议方案审批后，各部门负责人及领导需要对会议方案进行审批，查看会议安排详细信息，包括会议时间地点安排、人员安排、议题安排、会议资料等，并对方案正文的格式、内容进行审阅，如果会议安排合理，则可以通过审批。如果会议安排有误，则可以不通过，并告知承办人进行修订后再次提交。

（3）方案上会

会议方案审批通过后，承办人可以直接通过方案发起会议，自动带入所有会议信息，避免重复录入，也可根据实际情况对会议信息进行修改，包括时间地点安排、人员安排、议题安排、会议资料等。会议信息填写完成后，即可提交会议。

会议通知与回执

（1）发起会议

会议承办人根据近期单位、部门的会议安排，定期或不定期发起会议。可以通过议题上会、方案上会，快速发起会议，也可以直接选择会议模板，发起会议。目前支持多端，包括PC端、移动端。

选择会议模板后，需要填写对应的会议信息，包括会议室预约、承办信息、参会信息、回执设置、签到设置、会议用品信息等，在参会信息中，可以选择外部参会人，并且设置外部参会人的通知形式。还可以在会议中新建议题，或者从议题库中导入议题；同时还支持添加会议议程，例如需要添加领导发言、茶歇等议程，还可以根据会议人员安排，对上会的议题进行调整，例如议题上会时间、议题上会顺序等。

也可以上传会议资料，支持按人、按资料批量全量授权，添加关联文档，对资料进行分类、替换等，议题资料授权场景支持发起即授权，或流程驱动收集资料后授权。填写会议信息后，可以对会议通知进行正文套红，形成正式的会议通知文件进行下发。确认会议信息无误后，就可以提交会议审批。

提交后，会议承办人可以随时跟踪审批进度，可以调整会议资料授权，调整议题顺序，也可对会议进行编辑、撤回等。

会议通知发送成功后，支持发起投票和表决，范围包括会议和会议内的议题，可配置开启方式、是否匿名、是否允许提前查看等等，开启投票/表决后可实施查看投票/表决情况统计。

承办人对资料进行调整后，审计部门在审计时可以查看对应的操作日志，保证会议的合规性。

（2）会议审批

承办人提交会议审批后，相关的负责人及领导需要对会议进行审批。审批人需要查看会议内容，包括会议时间地点安排、人员安排、议题安排、会议资料等，确认以上内容是否合规合理，如果会议信息无误，则可以直接审批通过，通过后，会议通知自动下发给相关参会人员。如果会议安排不合理，则可以不通过审批，回退到会议承办人，承办人可以修订后再次提交会议审批。

（3）通知接收及回执

会议审批通过后，会议通知自动下发给所有会议相关人员，包括出席人员、列席人员、议题汇报人，以及各单位、部门的会议联络员。

相关人员接收会议通知后，可以查看会议的详细信息，包括时间地点安排、会议资料、议题信息等，根据会议安排及个人时间，确定是否参会，如果参加，就可以直接回执“参加”，如果不参加，就可以上传请假条，再回执不参加，如果需要其他人员参与，可以直接邀请人员参会。

如果对会议资料有存档需求，或者领导更习惯下载后再查看资料内容，可直接选择会议及议题资料，进行批量打包下载，方便快捷。下载后内容将完全保留原会议中的资料分类及结构，便于查看及归类。

联络员接收会议通知后，可以查看会议安排，向领导请示需要安排哪些人员参会，确定参会名单后，联络员可以直接选择人员参加会议，安排的人员会接收到会议通知，进行会议回执，如果有人员无法参会，联络员也可以代为回执，并进行情况说明。

会议召开前，会议承办人可以随时查看人员回执情况，并对未回执人员进行提醒，也可以随时邀请人员参会，并对人员回执情况进行修改。需要统计会议参会情况时，可以批量导出人员回执情况。

会议纪要

（1）起草纪要

支持单独对标准纪要模板进行启用和停用，还可以对公文纪要模板进行配置，支持开启公文纪要，开启纪要转公文，并配置多个模板，同时支持开启多个纪要。

会议召开后，会议记录人需要记录会议过程，并整理重要的决策事项，同步给参会人员。记录人可以先选择起草纪要的会议，也可以进入纪要起草页面再关联会议，然后根据会议类型，选择起草纪要的模板，包括需审批和不需审批的纪要模板，选择模板后，根据参会人员回执及签到情况，自动带入实际与会人，可以进行调整，还可以选择纪要抄送人员，并上传会议纪要附件，并填写会议纪要内容。如果会议有议题安排，也会自动带入议题实际列席人，可以上传纪要附件，并填写纪要内容。填写完成后，就可以提交纪要审批。

记录人可以随时跟踪纪要审批进度，也可以根据实际情况对纪要进行调整、撤回等。

一个会议往往会包含多个不同类型的议题，例如人事任命相关的议题、财务相关的议题等，在这种情况下，不同类型的议题需要不同的人员去起草多个对应的会议纪要。因此应用支持设置多个会议记录人，每个记录人可以起草多个纪要，在起草纪要时，可以关联对应的议题，形成对应的议题纪要，并且可以设置不同的纪要接收人员。对应议题的承办人还可以进入议题库查看该议题关联的纪要有哪些，实现议题从申报到上会、落实的一体化管理。

（2）纪要审批

记录人提交纪要审批后，相关部门负责人、领导需要对会议纪要进行审批。可以查看纪要详细信息，包括出席人员信息、纪要正文内容、纪要附件等。如果纪要信息无误，可以审批通过，并自动将纪要下发给参会人员和抄送人员。如果纪要需要调整，可以审批不通过，回退给记录人进行修订，修订后可以再次提交审批。

纪要审批通过后，相关的会议人员及抄送人员，可以在会议详情中查看关联的会议纪要，也可以进入会议纪要列表查看相关的纪要。

（3）公文纪要

正式会议的会议纪要通常要求以公文形式进行下发，记录人可以直接以公文形式起草纪要，自动带入会议名称及起草人员信息，记录人可根据应用管理员设置的公文纪要模板，选择有权限起草的模板，填写公文纪要内容，并提交公文审批。

提交后，记录人可以随时跟踪公文纪要审批进度，也可对公文纪要进行撤销、编辑等操作。审批通过后，公文纪要自动下发给对应人员。

视频会议

为企业提供统一视频会议资源，通过集成连接平台统一接入第三方视频会议资源，形成系统内部统一的视频会议资源池，供全系统使用。同时提供统一授权，支持组织管理员和会议室管理员对视频会议资源进行授权，避免视频会议资源滥用。授权后，员工可自由选择所需的视频会议便捷开会。

会议签到

内部人员签到

目前支持二维码签到，后续会支持人脸识别签到、扫码签到、手写签到等。

二维码签到：（1）跨租户互通能力：参会人员存在兼职多个租户时进行扫码签到，实现跨租户互通，即：无论用户登录的哪个租户，都能自动匹配、切换到会议对应身份来签到（2）三方平台内部签到能力：支持已实现单点登录的用户使用非M5的客户端进行扫码签到。

会议承办人在发起会议时，开启了会议签到，设置会议签到提醒时间、开始时间、结束时间等，如果会议有议题，可以单独设置议题签到规则，会议通知下发后，参会人员可以在规定时间范围内进行会议签到。

会议承办人提前对签到二维码进行下载打印，参会人员也会接收到签到提醒，可以在会场外进行扫码签到。签到成功后，承办人可以随时查看人员签到进度。对未签到人员，承办人可以进行提醒，也可以手动修改签到情况。签到完成后，承办人可以导出参会人员签到情况进行统计分析。

外部人员签到

对会议组织者来说，如果有外部董事或者外部专家等外部人员参与的会议，在会议召开前无法确定具体的人员信息，针对这种场景，会议管理系统提供了外部人员登记并签到参会的功能，在保证会议系统信息安全的前提下，支持外部人员签到并参会。

会议承办人可以开启外部会议，并设置签到规则。

会议发出后，承办人可以对签到二维码进行下载打印，外部人员可以通过微信进行扫码，登记信息后即可完成签到。签到后，承办人可对登记信息及签到情况进行查看、管理。

会议效能

会议统计对企业来说至关重要，它优化资源配置，避免浪费；提升会议效率，识别并改进低效环节；为决策制定提供数据支持，增强科学性；促进信息共享与协作，推动内部流通；评估会议效果，明确改进方向。这些作用共同助力组织高效运作，确保会议成果最大化，推动决策精准实施，是组织管理中不可或缺的一环。

目前支持对会议召开情况进行统计分析，可以查看会议室使用总览，包括会议总数、参会人次、会议室使用时长等数据，还可以查看会议室使用排行等数据，了解单位内会议室的大致情况。

还可以对议题上报及上会情况进行查看。可以了解上报数量，也可以按照时间维度查看上报趋势，按照上会类型查看议题执行率以及议题分布情况。

此外，还可以按照不同的统计维度，对会议室申请情况进行查看，支持对结果进行导出。

当需要会议效能进行分析时，还可以查看会议室使用效率，及参会人偏离度对比，为企业赋能。

当需要明细数据时，还可以对领导参会情况、会议室使用情况、议题信息和会议信息进行详细查询及查看。

会议台账

会议管理员可以帮助领导对本单位的所有会议进行管理，可查看不同类型的会议，也可以查看不同时间段的会议。当会议室、会议人员有冲突时，还可以根据会议紧急程度及重要性，对会议进行灵活调整，提供单位的会议效率。此外，会议台账支持批量导出。

会议归档

会议归档是组织管理中至关重要的一环，它不仅保存了会议中的宝贵知识与决策记录，为未来的决策提供支持与参考，还促进了组织内部的知识传承与团队协作。通过归档，可以明确责任归属，优化会议流程，并在必要时提供法律合规的证据。此外，规范的归档制度还彰显了组织的专业性和严谨性，有助于提升组织形象。总之，会议归档是确保组织高效运作、持续发展的重要基石。

在会议管理系统中，提供了自动归档及手动归档的能力，可根据企业规范，配置自动归档规则，也可根据实际情况进行手动归档，满足不同会议的归档需求，实现企业规范化管理。

移动办会

（1）发起工作会议

随时随地在移动端快速发起工作会议，可以设置会议时间、预约会议室、设置参会人员、开启二维码签到、预约会议用品、填写会议通知内容等，填写完成后，可以快速发起会议，也可对发起的会议进行管理，包括编辑、撤销等。

此外，还支持在移动端快速发起议题会议，可以选择议题会议模板，对会议议程进行编辑，也可以上传会议正文及会议资料，支持对参会人员进行录入，还可以对会议签到及回执的规则进行维护，此外，还可以添加会议用品等。

（2）会议回执及签到

在移动端可随时接收会议通知，查看所有待召开的会议，并查阅会议内容，根据会议安排及个人时间决定是否参会，对会议进行回执，联络员也可在移动端快速安排人员参会。

参会人员可在移动端快速扫码签到。

（3）会议室

在移动端可便捷查看会议室占用情况，并选择空闲会议室，进行会议室申请。申请后，会议室管理员也可在移动端快速进行会议室审批，避免耽误重要事项安排。同时，申请人可在移动端对会议室申请记录进行查看和管理，会议室管理员也可对审批记录进行查看和管理。

（4）会议审批

相关领导在移动端可对所有待审批会议事项进行统一查看和处理，包括议题申报、方案审批、通知审批等。

（5）会议纪要

会后，会议相关人员可对会议记录及重要决策事项进行查阅，也可查看会议相关的公文纪要，以及会议重要决策事项形成的督办记录。

会议看板与栏目

提供开箱即用的会议看板，一屏展示会议快捷入口及会议情况。

提供开箱即用的会议栏目，包括待开会议和已开会议栏目。通过待开会议栏目，可随时查看需要参加的会议情况，避免错过会议；通过已开会议栏目，可随时跟踪已参加会议的会后情况，查看会议纪要。支持将栏目配置到任意空间及门户。

开放集成与互联互通

开放集成

提供openAPI，可与第三方系统进行数据对接，实现如会议室数据、会议数据、议题数据等的传递。

同时与视频会议进行集成，支持腾讯会议、华为云会议、瞩目会议等视频会议三方系统，实现视频会议能力接入。

集成文档中台，支持会议正文、纪要正文的编辑等。

提供会议室申请的查询openApi接口：支持按申请状态(已撤销、已终止、审批通过等)做条件查询，可提供会议室申请信息给第三方实现会议大屏功能。

互联互通

（1）基础办公与IM

会议通知发出后，自动同步至参会人员的个人日程中，可在个人日程看板查看需参加的会议信息，支持一键快速入会。

如果会议参会人中包含单位领导，将自动为领导创建一条会议日程数据，领导和秘书可在领导日程看板查看相关信息。

可在IM中快速发起会议，参会人也可以直接通过消息卡片查看会议信息，并回执会议。

（2）文会事一体化

如果公文发布后，需要将公文相关事项上会讨论，可以直接将公文转为议题，也可以直接将公文转为会议；会议召开后，可直接将会议决策以公文纪要的形式发出，也可以直接将会议转为督办数据进行跟踪及落实。

集团化定制与扩展

不同单位、不同会议类型的会议使用场景均有不同，通过定制与扩展的能力，可以满足不同角色在不同的场景下对不同会议类型的需求，集团化管控支持分层级管理扩展元素、枚举、会议角色、流程自定义动作。

角色分层

集团化管理应区分租户级、机构级，业务管理员/业务领导、IT维护配置人员，梳理划分会议应用的角色权限，实现租户级管控，统一管理用户解决了配置维护类角色和业务角色混用的问题。

会议定制

1.会议风格及布局定制

除出厂预置时，提供一套默认的会议风格及布局外，用户可根据实际场景对整体会议的风格及布局进行定制，支持租户级、机构级布局自定义。

不同单位、不同会议类型、不同角色在查看会议时，有不同的个性化需求，例如，董事会和常务会议的会议规范不同，不同领导有不同的审批操作习惯。应用管理员可以根据实际场景，对议题、会议方案、会议通知、会议纪要及会议室申请的页面布局进行自定义，包括PC端和移动端，满足不同单位、不同会议、不同角色用不同的页面查看相关页面的需求。同时，提供普通会议前端自定义布局能力，支持1:1还原原手写代码普通会议通知，能力组件化，包含视频会议组件、会议纪要模块、会议任务模块等，方便个性化搭建。

2.会议单设置

不同单位在召开不同的会议时，需要根据不同的会议类型设置不同的会议表单，例如董事会和党委会的会议表单是不同的。应用管理员可以根据实际场景，对会议单进行设计，包括议题单、议题申报单、会议方案单、会议通知单，同时支持PC端和移动端设计。

3.数据扩展

（1）枚举管理

在不同的单位中，议题类型、紧急程度等标识类型和状态的枚举数据可能不同，在实际使用中，应用管理员可以对相关的枚举进行自定义，例如在预置的议题类型枚举中增加更多枚举项，便于用户进行使用。提供机构级实施配置能力，支持定义机构级枚举管理。

（2）扩展字段

应用出厂时的实体和字段是固定的，有时候无法满足客户的定制化需求，例如客户需要通过规则计算参会人数，或者需要在会议中注明会议组织者的联系方式等。在这种情况下，应用提供一定数量的多种类型扩展字段，支持多层级扩展方案，应用管理员可以进行启用所需的扩展字段，并且在页面上进行配置，满足页面的个性化需求，提升业务扩展能力。