致远互联AI-COP | A9领航版办公用品管理产品白皮书

整体介绍

传统办公用品管理存在以下现状痛点：

用品库存底数不清

发起用品领用或借用审批时，常因信息不对称、资源不匹配，导致审批人员无法掌握用品实际库存，易出现审批通过后无用品可发放的情况。

 线下审批效率低下

线下填写申请单发起审批的效率较低，领导无法随时随地进行审批，纸质审批单也难以实现全程留痕。

用品使用追踪困难

单位内办公用品的使用状况和流向不明确，难以清晰掌握需求及消耗情况，若用品未能及时补给，易影响正常工作开展。

增加组织经营成本

办公用品浪费、遗失等现象严重，难以追溯，导致频繁采购物资，增加经营成本。

用品采购缺乏计划

采购随意、缺乏计划性，无法精准把控办公用品的采购数量和采购质量。

致远办公用品管理系统从用品管理实际场景及痛点出发，实现对办公用品的全生命周期管理，提供办公用品设置、用品申请、用品审批、我的用品、用品入库、用品发放、用品采购、统计分析等核心功能，助力政府后勤部门轻松管理物资，提高管理效能，降低用品管理成本。

产品架构

产品特点

1.便捷申请审批：支持PC和移动端操作，简化申请审批流程，高效运转流程，可灵活性定义审批流程，满足不同场景下的使用需求。

2.降低用品成本：通过规范管理与精准追踪用品使用及借用情况，有效避免库存积压与浪费，助力组织降低运营成本。

3.数据分析留痕：提供全面的用品统计和分析，领用记录有据可查，帮助管理员全面掌握办公用品使用情况，为决策提供有力的数据支撑。

4.提高管理效率：覆盖用品采购、申请、入库、出库全生命周期管理，通过库存预警及时提醒库存不足，大大提高用品管理效率。

产品功能

PC端

用品申请

领用申请

需要领用办公用品时，可通过该入口发起领用申请单，选择领用仓库与用品、填写领用数量及申请理由后提交申请。

1.支持代他人发起领用申请；

2.支持发起申请时校验库存是否充足。

借用申请

需要借用办公用品时，可进入该入口发起借用申请单，选择借用仓库、借用用品、填写借用数量及申请理由后可发起申请。

1.支持代他人发起借用申请；

2.支持发起申请时校验库存是否充足；

3.支持长期借用或固定期限借用。

采购申请

需要采购办公用品时，可进入该入口发起采购申请单，选择采购用品、预计采购数量、预估单价及申购理由后可发起申请，支持选择多个仓库用品发起采购申请。

我的申请

展示当前人员发起的领用申请、借用申请、采购申请单。

1.支持点击穿透查看单据详情，追踪审批进度；

2.针对审批中的数据，支持撤销；

3.针对已撤销、被退回的数据，支持重新发起。

用品审批

展示当前人员待审批、已审批的领用申请单、借用申请单及采购申请单，针对待审批的单据可进行同意、不同意操作，针对已审批的单据可查看详情。

我的用品

展示当前人员领用及借用的用品明细，包括用品编码、名称、图片、领用/借用数量、领用/借用仓库、领用/借用时间，可关联查看申请单。

1.领用用品：展示本人领用的办公用品明细及汇总数量。

2.借用用品：展示本人借用的办公用品明细，按待归还、归还中、已归还分

类展示，针对待归还的用品可填写归还数量后发起归还申请，针对归还中的用品可撤销归还申请。

用品入库

可查询本人管理的用品库下所有用品的库存，包括可用库存、冻结库存、安全库存等，支持手动入库和采购入库。

1.采购入库：采购申请审批通过，自动生成待入库用品清单，可关联采购单

进行用品入库，可单个入库或批量入库，针对采购数量与申请数量不一致的情况支持关闭入库。

2.手动入库：可选择入库仓库、入库用品，填写入库数量和单价后进行入库。

3.入库记录：采购入库及手动入库后自动生成入库记录，入库有误的可在入

库记录中取消入库，取消入库后支持重新入库或关闭入库。

用品发放

支持关联申请单发放及发放人员直接发放用品至员工。

1.申请发放：领用申请及借用申请审批通过后，自动生成待发放用品清单，

发放人员可关联申请单发放用品，支持一次性全部发放及部分发放，支持终止发放。

2.直接发放：支持发放人员直接发放领用用品或借用用品至指定人员，发放

后自动生成我的用品明细，同时消息提醒对应人员。

3.发放记录：发放后自动生成发放记录，可查询、导出发放记录。

统计分析

可授权指定人员查看统计分析数据，可查看本单位用品库下所有用品的领用统计、借用统计及采购统计。

1.领用统计：汇总统计各用品分类、各部门、各人员的用品领用数量及领用

金额，支持穿透查看数据明细。

2.借用统计：汇总统计各用品分类、各部门、各人员的用品借用数量及借用

金额，支持穿透查看数据明细。

3.采购统计：汇总统计各部门的采购金额排行、各用品申购数量，支持穿透

查看数据明细。

办公用品设置

支持用品库设置、用品分类设置、用品设置及参数设置。

1.用品库设置：可维护本单位所有用品库，包括仓库名称、仓库管理员、发

放人员及授权使用范围。

2.用品分类设置：支持多层级分类，可维护本单位用品分类。

3.用品设置：支持设置各分类下的办公用品基础信息，包括用品名称、用品

图片、存放仓库、使用形式等。

4.用品参数设置：支持设置用品低于库存量是否可申请、申请时是否冻结库

存。

移动端

用品申请

支持移动端发起用品申请，包括领用申请、借用申请及采购申请，填写申请单信息后即可发起。

我的用品

展示本人领用合计、借用合计、待归还及归还中的用品数量，可查看具体明细，针对待归还的用品可发起归还申请，针对归还中的用品可撤回归还申请。

我的申请

展示当前人员已发起的领用申请、借用申请及采购申请，可查看审批进度，针对撤销/被退回的申请可以重新发起，针对已发起未审批完成的申请可以撤销申请。

用品审批

展示当前人员待审批、已审批的用品申请，针对待审批的申请可查看详情进行审批。

产品价值

便捷申请审批

支持PC和移动端操作，简化申请审批流程，高效运转流程，提高审批效率，满足不同场景下的使用需求。

降低用品成本

提供全面的用品统计和分析，领用记录有据可查，帮助管理员全面掌握办公用品使用情况，为决策提供有力的数据支撑。

降低运营成本

规范管理，准确追踪用品使用及借用情况，避免库存积压和浪费，降低组织的运营成本。

提高管理效率

覆盖用品采购、申请、入库、出库全生命周期管理，通过库存预警及时提醒库存不足，大大提高用品管理效率。