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协同战“疫”丨如何高效处理远程办公中的“人与事”?
时间:2020-03-13新闻来源:致远互联官网浏览量:6248

受疫情影响,很多企业开启了远程在家办公的模式,相对于在传统工作地点的聚集性办公,远程办公通过IM通讯、云会议、任务管理等移动办公类工具,实现了包括在家办公、异地办公等多场合的灵活工作方式。

其实,远程办公不仅是特殊时期的特殊需要,更是考验企业平时的协同办公功底,比如很多企业总部和分公司之间、研发中心、生产中心都是异地办公,即使在总部,也存在诸如营销类岗位人员要经常外出拜访客户的情况,所以,基于办公的远程沟通和协作一直是企业最基础的需求,而这次疫情的出现更加速了它的发展,未来随着日益增长的以市场为核心、以资源为核心、以人才为核心而进行的业务布局,在线协同办公将成为常态,这也是致远互联基于协同理念发展的使命所在。

远程办公看似一部电脑、一个手机在家就能解决的问题,实际上是一个以“人”为中心、以“事”为纽带,综合运用多种工具、满足多种办公场景需求的全新工作模式,包括人与人之间的无障碍沟通、围绕工作事务的密切协作、知识和资源的协同共享、远程打卡考勤及健康情况上报等,围绕这些需求场景,致远互联整合单一、碎片化的办公应用,向企业级组织提供专业、全面的协同办公解决方案。下面我们结合具体场景,带大家了解这份协同办公指南。

信息沟通,无障碍连接个人和组织

远程办公最大的挑战是,分散的工作环境脱离了集中办公地点传统的、看似正常的工作秩序,这很大程度上会影响人与人之间的沟通协同效率。试想一下,平时在工位抬头就能跟领导、同事打招呼说个事,随时能召集团队成员开会讨论、头脑风暴。而远程情况下,每个人都孤立在自己的办公地点,不知道别人的工作时间、工作状态,如何即时展开沟通、获取信息成为首要难题。

首先,致远互联协同运营平台为员工提供了获取公司新闻、重要信息的渠道,不管身处何地,个人信息空间都可以收到第一手的公司信息;但这还仅仅是单方向的信息接收,致远互联的IM通讯工具——致信则为团队搭建了一个双向即时沟通的平台,分散各地的团队成员可以通过部门群组、项目群组,以文字、语音、表情等形式随时展开沟通互动、讨论工作事项;进一步而言,如果觉得仅依靠声音、文字不足够沟通到位,还可以发起云视频会议,为团队成员带来面对面般更深入的沟通效果。

围绕人与人、人与团队间的沟通需求,致远互联提供了覆盖企业全员全域的实时通信、视频会议、门户公告等信息沟通平台,让企业以“人”中心,实现团队内部、跨团队的高效、透明、便捷沟通和信息共享。除此之外,在满足以上基本的沟通需求外,致远互联还注重IM沟通平台与业务的融合,让员工之间可以基于工作任务进行更有针对性的沟通。例如某研发团队,开发经理可以向成员发起开发任务督查、催办等协同工作,就研发问题展开讨论、提供支持,同时将研发项目相关资料文档共享在群文件中,让信息获取和沟通过程更聚焦、更高效。

基于工作内容和业务场景的即时沟通交流

任务协作,让团队做“事”更敏捷高效

如果说“沟通”是围绕“人”展开的,是为了解决人与人、人与组织之间的沟通效率问题;那么“协作”可以看做是围绕“事”展开的,是为了解决团队成员间就工作目标、工作任务的协作效率问题。比如,针对某个工程项目,需要考虑项目计划、任务排期、人员分配、每日进度等,这个过程中涉及方方面面的统筹和协调,尤其是在远程情况下,如何就工作任务快速安排落地、调整节奏、督办执行、提升协作效率成为重点要解决的问题。

致远互联首先通过工作计划管理建立了人与人远程协作的基础,是团队成员、上下级之间就工作任务的有效沟通协作手段。工作计划管理可以帮助企业将部门级工作目标进行分解、将工作计划转为工作任务,按月、周、日进行任务细分和排期并分配到团队成员,团队成员基于自己的任务看板,对自己的待办工作、已办工作一目了然;此外,致远互联还基于协同与业务相融合的理念,将协同流程与任务执行自动衔接,及时践行流程审批结果,比如,市场经理就新季度的市场推广计划提交领导审批,市场总监审批通过后,可以自动触发市场推广立项会议并建立相关联的工作任务,由此,团队人员可以快速展开工作、执行落地。

流程转任务,一目了然的任务管理

另外,自由协同也是远程办公中进行任务协作的一种高效方式,员工能够以自由协同为载体进行工作汇报、问题咨询、信息发布等,打破了多层级组织结构造成的协作障碍,同时通过对协同的分类收藏也有利于组织文化和知识的积淀。

从组织层面来看,“协作”本质上超越了单个自然人的范畴而带有组织和业务“属性”,基于某工作事项的协作,更多意味着实现团队内甚至跨组织、跨团队成员就信息、任务、资源等的全面协同,这种交叉性的业务协作模式就依赖于信息化灵活建构的组织形态。比如,某集团子公司销售经理就某个直销项目进行汇报时,需要直属部门领导、项目负责人、总部直销业务总监同时参与,致远互联多维动态的组织管理模型,让这种复杂模式下的任务协作成为了可能,来自不同业务线、行政线或动态团队的成员可以汇聚到一处,围绕核心工作展开快速的信息沟通、任务分配、资源协同和执行落地。

致远互联协同运营平台支持不同组织形态

知识共享,开启企业资源在线协同

疫情期间,远程在家办公的人员失去了与同事、客户当面沟通的机会,但同时也可以利用更安静的环境加强学习,以更多的知识储备来提升自己的专业能力,对部门团队和企业整体而言,也是修炼内功、蓄势待发的好时机。这种知识共享、全员学习的局面,本身也是企业知识资源层面上的在线化协同。

致远互联的知识广场、文档中心为企业员工提供了这种内部资源共享的平台,基于详细归类的各种业务类、技能类、工具类等丰富知识资源,我们可以根据自己的需求下载到本地或收藏到个人知识中心;另外,假如你是一名新人或某个业务领域的小白,完全不明白从何下手,可以借助知识地图的指引来开展工作。知识地图汇聚了诸如新人入职类、营销方案类、制度管理类等版块内容,采用全面、系统的地图展现方式,让你更轻松的开启学习之旅。

知识地图,开启轻松的学习之旅

通过企业的知识广场我们还可以看到哪种知识是学习热点、哪位同事共享知识最多,以及针对某条知识的阅读、评价、讨论动态。这种知识中心,犹如打造了企业社区等的资源交流平台,员工在此共享、收藏、点赞和互动,不仅提升了个人能力,更让企业形成了一种共享性的学习文化和积极氛围。

知识热点、知识贡献榜、知识评论与互动

信息采集,疫情中的员工关怀和团队凝聚力

远程办公不能忽略的问题是:员工分散各地如何保证正常的工作秩序?如何贯彻积极向上的团队氛围、保持集中性办公时的那种团队凝聚力?尤其在疫情期间,员工目前身体健康状况如何?所在社区位置是否有疫情风险?......作为管理者而言,这些都是在突发性危机面前,关乎整个团队、关乎企业经营管理能否正常有序进行的关键。

员工远程位置签到、健康信息上报等数据信息的采集,不仅让企业建立了疫情下的工作秩序,更通过这种在线方式将员工凝聚在一起、共抗时艰。目前,通过致远互联协同运营平台移动前端,我们可以轻松实现在线远程打卡,比如:根据管理员的考勤设置,每天9:00员工会收到签到提醒消息,通过外勤打卡,系统会记录每次的签到时间、签到地图,并且还可以通过对办公环境拍照、加盖时间和地点水印,做到真上工、实到岗;全员可见的早到榜,将员工签到信息汇聚在一处,在疫情期间营造了积极向上的工作氛围,提升了团队凝聚力和战斗力。

远程签到、早到榜,营造积极向上的工作氛围

除了签到数据采集之外,围绕疫情期间的防疫上报、健康管理需求,致远互联基于组织级大数据采集平台Formtalk快速搭建了防疫上报管理应用,它实现了从员工个人、部门团队到分子机构、伙伴客户的多级数据采集上报,在分层审核基础上形成多级全面的健康数据汇总。尤其对政府等事业单位而言,辖区内企业组织、社区单位数量众多,涉及到的人员更是数十万、百万之众,基于致远互联的防疫上报系统,政府能够快速实现跨组织的人员信息、健康数据、所在位置等的快速连接和协同,有效解决辖区内的疫情防控需求。目前已在国家会计学院、中国进出口银行、南孚电池等全国众多企事业单位组织中应用,尤其是北京市海淀区政府,已经基于该防疫上报平台帮助下属25万家企事业单位采集掌握返京人员的健康数据信息。

北京市海淀区防疫上报管理平台

以上我们围绕疫情期间企业的实际情况,介绍了远程在线办公的几个核心场景及其方案,解决了企业人员分散远程情况下方方面面的协同办公需求,但无论是怎样的场景需求,都离不开围绕“人和事”的沟通协作,目的都是为了提升协同办公效率。

同时,从以上场景中我们也看到,企业对信息沟通、任务协作,以及知识、资源的共享协同需求实际上是捆绑在一起的,任何沟通都是为了推动工作任务的开展,工作任务的协作也必然离不开沟通,也就是“业务沟通化、沟通业务化”,这其中同时伴随着各种资源的协同共享。所以,整合碎片化的场景应用,为企业提供全面、专业的一站式的服务,才能实现全程全域的高效协同,而这正是致远互联协同运营平台的优势所在。

这次疫情让更多企业看到了在线化协同办公的重要性,同时我们也认识到,远程办公方式本身有其不利于团队沟通协作的缺陷,但同时也有不可替代的优势,比如更加安静的环境有利于个人效率的提高、节约了大量的通勤时间、更灵活自主的工作安排等。当今时代,随着越来越分散的人财物资源、越来越密切的跨组织跨领域合作,组织内外的信息沟通和协同必将需要新一代的信息化工具来承载,移动化、在线化的办公协同无疑会成为企业组织中最普遍的工作方式。