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  • 高校外事管理:构建数字化管理体系 提升服务管理水平
    时间:2021-09-28新闻来源:致远互联官网浏览量:6981

    高校外事管理工作是在学校外事管理部门发挥主导作用的情况下,与其他部门加强合作,对学校的一切涉外事务进行管理的工作过程。高校的外事管理部门在对外沟通联系方面发挥着重要作用,是学校对外活动的窗口,积极推进高校外事工作的发展与管理,对于推进学校长远发展有着重要意义。

    高校外事管理痛点

    信息遗漏造成风险:人员信息更新不及时,证照管理机制不健全,信息遗漏产生管理风险

    流程审批缺乏抓手:流程涉及多种审批模型,造成各项审批繁琐、部门之间沟通衔接不畅

    行前知识普及缺失:行前教育缺失等问题普遍存在,没有历史沉淀,风险处理缺乏经验累计

    随着学校的快速发展,高校的外事工作将会面临更大挑战,工作难度和复杂程度也会相应提高。为了促进外事管理工作的有效开展,就必须改革管理模式,创新管理理念。

    基于协同运营平台COP,致远互联为高校定制化打造了涵盖外事管理全流程的数字化解决方案,从外事出访到外事来访,从会议管理到证照管理,并支持移动化办公。

    门户空间

    通过构建外事管理工作门户,便于相关人员快速办理、查看相关外事工作,以及涉及外事工作的各类证件。

    外事出访和报备

    平台支持个人、团体(集体)申请出访计划,统一规划形成,大幅提升外事出访审批效率,回国后,也可通过平台进行报备,既保证了遵守相关规定,又便于学校统一管理。

    外事来访接待

    以“事前请示、事后汇报”原则,通过“一张表”体现接待工作的全貌:日程安排、来访人员、来访任务、陪同人员全程记录(接送、会见、用餐、用车、陪同、住宿等),有效提升接待工作效率和学校对外形象。

    外事会议申请与总结

    针对外事管理中的各类会议,平台提供“会前”、“会中”、“会后”的全生命周期管理,实现“一会一结”,真正落实会议精神与会后任务。

    证件档案管理

    详细记录和管理各类证件,实现“一证一表”;证件历史使用自动记录,规范公务出访行为,实现统一管理;在线完成证件借用与归还,让教职工最多跑一次;归还时间到期,系统自动提醒,避免证件使用拖拉。

    高校外事管理核心价值

    效率提升:信息数据更新及时,有效控制外事风险,降低人力和时间成本

    流程合规:支持多级管理,可以跨单位审批流程,提高向上申报的效率

    风险规避:使外事工作更加规范化,最大限度地避免发生涉外安全事件

    监控到位:过程全记录,切实帮助高校解决外事管理工作中存在的潜在风险

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