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  • 黑龙江交投:智慧协同,打造数字化协同运营中台
    时间:2022-08-31新闻来源:致远互联官网浏览量:6712

    一、案例概述

    黑龙江省交通投资集团有限公司,依托致远协同办公管理系统,打造覆盖全集团的合同管理、三会管理、督办管理、公文管理、办公用品管理、固定资产管理等多项特色应用。同时结合致远协同平台的丰富接口,实现与安全管理平台、NCC系统、智慧园区平台、智慧监理系统、公投数字化管控平台、档案管理系统等多家系统集成;实现与企业邮箱、友报账、薪酬审批等待办消息集成。将致远协同办公系统定位为集团数字化协同运营中台,实现多端链接、数据整合。

    二、企业简介

    交投集团是全省交通基础设施建设投融资平台、交通资本经营和债务管理平台、东北亚跨境物流贸易平台、矿产土地资源经营管理平台。

    交投集团将原交通运输厅、原省投资集团、上市公司龙江交通所属企业整合为147户二、三级子公司。截至2019年末,在册职工1.5万余人,总资产2331亿元。

    交投集团以“龙江振兴先行者,未来交通领航员”为发展使命;以“成为拥有强大资本实力和可持续发展能力的国际一流产业投资集团”为发展愿景。计划到2025年,也就是到“十四五”末,资产规模争取突破4000亿元,营业收入争取突破200亿元,利润总额争取突破10亿元,控股3家上市企业。

    交投集团通过“协同一体化、机制市场化、产业资本化、发展科技化、空间全球化”的“五化驱动”核心战略举措,着力打造6个核心业务板块,包括:综合交通、资产经营、运输贸易、资源开发、交通科技、产业投资。

    组织架构:

    三、案例难点

    2019年由省国资委牵头,将原龙江交通等100余家企业整合组建交投集团,集团成立之初,存在各企业间信息化水平参差不齐的问题,个别企业没有信息化系统,或者已经存在成熟的信息管理系统,集团对各权属企业缺乏信息化手段管理通道,导致出现信息孤岛等问题。本次建设需综合考虑所有权属企业的应用和集团管理方面的诉求进行搭建。

    四、信息化蓝图

    1.信息化历程

    2019年10月项目正式启动;

    2020年1月上线应用:公文管理、事务管理、会议管理、文化建设、文档中心、目标管理、防疫物资管理、瞩目会议、无纸化办公。;

    2020年3月上线应用:上线防疫物资管理、防疫公告、现场签到、移动端防疫空间;

    2020年4月上线应用:督办管理;

    2020年5月上线应用:集团三会管理、权属企业三会管理、决策辅助;

    2020年9月上线应用:合同集中管理、法律诉讼管理;

    2021年5月上线应用:合同报表;

    2021年6月上线应用:档案管理,企业征信集成、财务系统集成、档案系统集成。

    至今,已全面应用。

    2.信息化蓝图

    集团自2019年1月组建以来,集团领导高度重视信息化工作。为实现构建集团“1+2+N”管理运营架构,基于 1 个大数据中心、2 朵云(公+私),打造涵盖内部管理和对外拓展应用的 N 个智慧平台,支撑集团数字化建设、管控体系落地,确定了统一办公协同平台四大核心建设目标:

    企业上下互融互通,利用信息化手段支撑集团总部及各级权属企业协同运作,辅助集团实现战略目标落地;

    业财一体互融互通,加强业务监管、风险管控,为集团良性发展、稳步前进提供有力工具;

    业务系统互融互通,建设“横向全流程、纵向一体化”管理模式的统一办公协同平台,为集团运营提供决策支撑;

    线上线下互融互通,打破空间、时间对工作处理的限制,实现高效灵活办公。

    五、关键应用场景

    1.统一门户入口

    集团空间:

    领导空间:

    财务空间:

    个人空间:

    2.公文管理

    致远互联公文管理解决方案遵循国家最新的公文管理规范与标准,深度还原实际应用场景,完全模拟手工公文处理的流程,全程留痕、自动套红、支持手写签批和电子签章, 整个流程十分灵活,以电子化手段全面实现公文的数字化管理。依托协同运营平台,搭建公文管理平台,支持多层多级的发文,针对发布、执行、反馈等落实管控要求,并且可以随时随地了解公文执行情况,最终实现公文管理一体化、收发一体化、统计分析一体化,确保公文管理严谨、高效。

    3.合同管理

    交投合同管理应用范围广泛,覆盖所有权属二级、三级公司使用,包括供应商申请、客户申请、项目档案、合同签订申请、合同变更申请、合同维护申请及合同统计等多项内容。同时,与启信宝深度集成,实现供应商资质信息查询,以及当客商发生法律风险时,提供主体预警相关功能。

    4.督办管理

    督办工作是集团的一项重要工作内容和工作职责。它是决策执行程序中必不可少的重要环节,是确保集团经营路线、方针、政策及重要工作部署落到实处的重要手段。在没有督办管理系统时,集团存在“全面掌控难、事项跟进难、决策下达难、进度催办难、预警告警难”等问题。

    基于此状况,建立重大事项落实监管系统,通过全方位的流程动态监控以及界面化管理的形式,实现对集团重点事项从部署、分解、执行、汇报、办结、审核、催办、延期、终止、反馈以及统计分析的全生命周期管理,确保督办事项得到坚决有效的贯彻落实。实现会议决策事项、文件督办事项或领导交办重要事项快速落地。

    通过督办管理平台对各部门进行全方位的督查管理,领导可以全局掌握工作情况,对相关工作进行跟进指导;各督办单位对各项交办工作进展情况一目了然,对推进不力的催办督办,对快到期、超期未办结工作以预警提示,增强责任部门的紧迫感;所有督办任务执行工作都在系统中留下电子痕迹。为集团领导及各级主管部门跟进重大事项落实情况提供有力抓手。

    系统对每个事项办理时间节点进行了规范,督查工作标准化、程序化。督查督办管理系统运用信息化手段固化重要会议管理、重要事项督办管理的管控要求,解决人工催督办工作难题,提升工作效率,保证工作质量,进而全面提升执行力。通过督办事项全过程监控能力建设,以及督办事项规范的建立,有效促进重大事项全面、及时落地。达到重大事项落地的目标明确、责任明确、事项进度进展明确、落地成果明确,并且提供了全过程的可视化。为重大事项的管理改进、精准考核、结果评估提供了科学、有效的依据,为企业科学发展有效赋能。

    5.权属三会

    一是为集团对权属企业三会管理的指导,提供了便捷通道。集团对权属企业三会议题管理建立前期把关机制,使权属企业三会管理更加正规、合规。通过“权属三会管理”功能,专业部门审核专业业务,给出专业意见,将各部门和权属企业建立了协同办公的工作机制,促进了权属企业决策依法合规执行,促进了权属企业治理能力。

    二是对权属企业三会的独立运行,提供了经验基础。通过“权属三会”模块的运行,使权属企业能够更加标准的按照制度办事、按规定办事,对三会的管理更加规范、精准有力,对未来权属企业独立开展三会管理,提升治理能力打下了坚实基础。

    6.信访管理

    一是案件及时跟踪,主动查办。集团信访办快速指导集团各部室及权属企业的信访工作,办理有关单位转送、交办、督办集团处理的信访事项,追踪、督促责任单位及时回访、主动查办,保障案件责任期限内关闭,化解矛盾于萌芽状态。

    二是案卷统一管理,以史为鉴。与档案系统形成通路,案件处理结果统一归档,形成信访档案,实现管理闭环。对后续同类问题提供借鉴,为处理重信重访、越级信访、申诉信访等提供证据。处理历史遗留信访老案更加可靠、精准,避免机构更迭、人员变迁带来的管理缺失。

    7.法律诉讼管理

    一是规范企业案件管理体系,维护企业合法权益。集团法务部门统一管控案件诉讼全过程,协同集团权属企业法务人员,对企业诉讼案件进行案件应诉以及法律问题应对,维护出资人和国有企业的合法权益,保障国有资产安全,防止国有资产流失。

    二是做好案件复盘,加强企业风险防范与控制。建立案件复盘机制,分析各类案件,尤其是重大案件的产生因素,积累经验进而优化管理制度,避免同一性质、类型案件再次发生。

    8.防疫应用

    在2020年疫情防控最关键的阶段,协同运营平台低代码开发,助力防疫应用快速上线。在疫情爆发之初,信息化项目组及时为客户上线了防疫管理系统,涵盖了人员出入登记、健康信息上报、防疫物资管理等各项应用,助力交投集团迎坚克难,战胜疫情。

    9.企业文化

    集团空间为集团打造了宣传工作的窗口。一是传达省政府、国资委政策内容,让集团全员了解国家政策方向;二是公布集团行政文件与党委的指导思想,为权属企业工作方向指路;三是传递企业文化,纵向落地到每一位员工,提升权属企业员工归属感,增强集团凝聚力。

    10.集成共享

    一是统一各系统登录入口。以协同办公平台为载体,链接智慧园区、安全管理平台、苏宁易购等业务系统,成为了集团信息化的第一入口,减轻了集团人员记录各个系统账户信息的负担,为人员在办公时切换系统提供便利。

    二是实现多个系统数据共享、互通。与财务系统、档案系统、薪酬系统、企业邮箱等多个系统实现了业务交互。打通信息壁垒,为集团信息化规划布局,企业数字治理打下基础。

    三是运维服务共享。集中各系统运维服务,规范运维流程。通过信息化手段有效跟踪故障处理进展和结果,缩短处理时间,保障集团各业务系统安全、可靠运行。定期对权属企业管理员进行培训,提高权属企业快速解决突发问题的能力,提升集团整体信息化水平。

    六、整体应用价值

    协同办公平台为支撑集团日常办公数字化发挥了重要作用。从近两年的平台应用来看,总访问量160万余次,移动端访问量63万次,充分印证了平台的应用效果和重要程度,形成了一系列的成果,取得了突出的成绩。为促进集团工作制度化、制度表单化、表单流程化、流程数字化的建设目标落地提供了强力支撑。

    七、关键成功要素

    信息化建设目标性强

    交投信息中心对于企业信息化建设的目标性十分明确,针对目标设定了信息系统建设规划和方向。围绕以集团总部为核心,同时涵盖各级权属企业的建设策略,按照集团信息化建设重点及优先级,陆续上线各大应用模块,每个应用模块上线前,均有大量的关键用户协助进行测试,保证即将上线的功能完全符合客户期望的使用要求。交投信息化的成功关键在于明确的目标以及客户的重视及配合,在项目组和关键用户的共同努力下得以建设完成。

    项目团队具有很强的目标感及业务能力

    整个系统于2019年10月开始启动,12月底试运行,次年1月公文管理系统正式上线。之后每一个应用模块均按照之前所规划的关键节点完成,其中项目团队始终坚定交付的目标和时间点,客户方项目组成员也以其较强的业务能力,帮助把控方向,并且在模块建设完成后承担了部分运维工作,极大减轻了项目组工作上的负担,有更多的精力投入到项目建设中。

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