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  • 吉林信托:协同赋能打造智慧办公
    时间:2022-09-10新闻来源:致远互联官网浏览量:4106

    一、案例概述

    信息技术快速发展,“互联网+”、“数字中国”、“智慧水利”等行动计划相继推出,依靠信息化、智慧化提升企业管理水平成为大势所趋。吉林信托携手致远互联,搭建协同运营平台COP,不止服务于生活,更重要的是作为管理枢纽,推动吉林信托管理理念及模式转变推进流程制度规范化,打造智慧吉林信托。

    二、客户简介

    吉林信托公司是吉林省唯一一家专业从事金融信托业务的非银行金融机构。2009年3月,按照信托新法规的要求,经中国银监会批准,公司重新换发了新的金融许可证,是吉林省发展信托产业宝贵的金融平台。公司注册资本15.97亿元,管理信托资产规模320亿元。公司坚持“规范经营、注重效益、防范风险、稳健拓展”的方针,逐渐发展成为东北地区规模较大、资产质量最好的信托公司,所开发的信托产品涉及基础设施、能源、交通、房地产等诸多行业及产业。除信托业务外,吉林信托公司还控股天治基金公司、天富期货经纪公司,参股东北证券、亚泰集团、吉电股份、辽源得亨等多家上市公司,逐步形成以信托为主业,涵盖商业银行、证券、基金、期货等业务领域的金融控股公司。

    三、案例难点

    解决差旅费用报销难问题,规范财务制度,统一报销标准;业务流程不规范,组织架构复杂,实现OA与U8财务的系统整合,减少工作量,提高准确率。

    四、客户信息化现状及展望

    1、信息化历程

    随着吉林信托的持续建设,原有IT基础应用已经不能满足管理中心的日常工作和业务需求,吉林信托的协同管理平台需要寻找新的突破。

    首先,吉林信托建设了用友财务U8包含总账报表和固定资产

    其次,吉林信托开始了协同OA办公,包含基础行政审批、新闻公告。

    最终,搭建吉林信托恒生系统,这是智慧吉林信托建设的第二个里程碑,标志着智慧建设从分散的信息孤岛进入集成、共享、互联的新阶段,用于各类信托业务应用。

    2、信息化蓝图

    按照“统一、集成、协同、数字”八字建设方针,遵循“统一标准、统一门户、统一移动应用平台”的协同定位,吉林信托实现了协同办公新模式、工作交流新平台、服务职工新园地、水利宣传新阵地、移动办公新模式、知识分享新方式、监督管理新方法、智慧建设新阶段等八大创新建设,促进管理水平全面提升。

    五、关键应用场

    1、票据管理

    (1)报销单中通过OCR识别或个人票据夹、手动填写发票信息、PDF上传等将发票上传至表单中,发票信息自动关联。

    (2)票据管理通过个人票夹选中对应票据进行一键报销,票据验证、查重。

    (3)发票验真:在上传电子发票后,会调用税务接口对该张发票进行验真,如果发票存伪,会提示发票不正确,无法上传。

    (4)发票验重:一张发票已经发起报销的情况下,再次在表单上上传这张发票时,系统会进行验重并提示该发票已被使用,无法再次上传。

    (5)根据员工选择的到达省份及城市带出城市的属性(一级、二级、三级);根据员工的职务级别、所到的城市属性、所属部门带出该员工的住宿标准;根据选择发票后带出的金额、员工的职务级别、住宿金额、所属部门、是否申请超支、是否同意报销自动计算报销金额为发票金额还是住宿标准*天数;根据职级、部门、住宿天数*标准与发票金额大小判断是否超支。

    2、银企直联

    (1)可建立本单位的付款银行账号、账户名称及管理验证手机,在进行支付时可调用该银行账户预留银行网银接口开发的银行前置机接口

    (2)可选择协同人员将其设置出纳人员,并完成权限设定;付款账号授权:出纳可调用的付款银行账号;收款账号授权:出纳可调用的对方收款账号。

    (3)表单字段与系统预制字段绑定对照关系,用于提取表单中支付相关的内容,生成对应的待支付数据

    3、凭证管理

    根据员工的姓名、部门等信息自动带出各个生成凭证需要的相关数据,根据财务选择是否生成凭证,传递到U8系统中,生成凭证后将凭证号、凭证结果进行回填,凭证审核后自动将审核状态进行回填,支持多张表单生成同一张凭证,可根据相同科目+辅助核算汇总

    六、关键成功要素

    -信息化建设目标性强

    吉林信托管理中心对于企业信息化建设的目标性十分明确,针对发展目标制定了一系列举措并积极推进,这为项目的成功奠定了基础。吉林信托在2019年发布了信息化发展战略“智慧吉林信托建设规划”,以创新为动力,以需求为导向,以数字化转型为手段,以业务为核心,以安全为保障,强化枢纽运行管理与信息技术的深度融合,深化信息资源的开发利用和共享,最终达到“枢纽运行,安全智能;企业管理,精细协同;民生服务,便捷高效”的目标。

    -协同办公门户团队具有很强的交付能力

    整个系统于2019年9月开始启动,12月底试运行,次年3月协同办公门户正式上线。从启动到试运行,再到协同办公门户正式上线,每个阶段用了大概不到4个月的时间,是吉林信托信息化项目建设中交付最快的。

    -海量历史数据顺利迁移,保障了系统上线

    从2004年吉林信托建设了自己的数字化办公系统以来,在15年间已经积累了大量数据,数据库累计数据量已有66GB,各类附  件已累计达1.8TB,这意味着数据迁移将是一个艰巨的工程。但在整个项目建设过程中,致远团队比较迅速、顺利地实现了海量数据的平移,甚至连用户的点击量、评论量和点赞量都迁移到现在的平台上。

    七、客户证言

    通过协同运营平台这一日常工作的“信息枢纽”,吉林信托各部门实现了随时随地便捷掌握和流转各类信息, 加强了上下级之间和同级之间的信息互通,让有用的资源尽量可以共享,大大提高了工作效率。现在依托协同运营平台,管理中心实现了党建业务的智能化、多样化管理,库区执法的规范化、常态化管理,建立起从上到下的多级宣传场景等。协同办公平台作为工作的“枢纽”,职工可随时便捷掌握、利用信息,将简单、重复性、低效率的工作由计算机自动化流程取代,带动单位运营管理规范化、标准化、数字化。

    ——吉林信托管理中心信息中心负责人曲婷

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