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  • 福建东百集团:数字化转型实现内部一站式闭环管控
    时间:2022-09-13新闻来源:致远互联官网浏览量:4396

    一 案例概述

    以商业零售为核心基石、智慧物流为远航动力,作为现代生活的服务商,快速响应全时消费需求是东百集团努力的方向。近年来,东百集团积极拥抱数字化转型浪潮,抓住当下痛点和重点,局部突破,小步快跑,降本增效,全面优化商业经营逻辑。贯彻“以需求为导向、以应用促发展”的工作思路,坚持一体化建设。东百集团与致远互联携手,搭建覆盖全司的协作运营平台,实现了工作协作、任务传达、数据上传下达、移动化办公。助力集团构建供应链体系,实现全域全渠道的消费解决方案。

    二 客户简介

    福建东百集团股份有限公司(以下简称“东百集团”),是上海证券交易所挂牌上市公司,股票代码600693。东百集团作为福建商业龙头企业,拥有63年的历史,历经国企改制上市和集团化、连锁化、跨越式发展阶段,如今在“传承创新融合·打造百年企业”的愿景驱动下,发展成为“商业零售+智慧物流”双轮驱动的大型商业集团,进入规模化发展阶段。

    依托63年商业运营的经验,东百集团打造了一支在招商、运营领域的专业团队,为商业零售“做强福建,走向全国”的发展战略和轻资产管理输出夯实基础。同时,集团第二大支柱产业东百物流,也吸纳了来自知名物流企业的管理人才,助力专业化的快速发展。

    三 案例难点

    (1)流程多,发起流程入口难,42家子公司,共计2000多个流程入口,五套大差别化流程,无法互通。

    (2)员工入转调离审批流程无法与员工档案及时对接,员工入转调离线下审批后,再进行手工录入,信息时效性差且HR工作量巨大。

    (3)合同审核困难,无法防伪,存在被篡改风险,合同正文为附件审核,内容修改无法追溯,合同起草量大,查询难,更无法按不同维度进行统计。

    (4)财务报销审批难:报销单据界面不清晰,无法使用移动审批,且审批流程无法按照客户需求进行自定义。

    (5)作为东百集团主要的沟通工具,员工日常工作沟通离不开企业微信,希望将企业微信作为即时沟通、流程审批、业务处理的统一入口。

    (6)采购合同预算控制滞后,采购预算无法精准管控,采购合同执行过程资金支付难以管控。

    四 客户信息化现状及展望

    1. 信息化历程

    福建东百集团股份有限公司自2012年起使用致远A8-V5 5.1版本的OA系统,客户自行在系统上配置了大量表单及流程,且规范性较差 ,主要体现在表单基本是手工填写、流程入口多、流程缺乏自动条件判断等。
    2019年9月,集团决定建设符合集团办公、业务、管理需求的协同办公平台,建设多版块业务治理基础能力
    2020年,通过致远新一代COP开启业务扩展整合阶段

    2021年,实现合同预算管理与资金一体化

    2. 信息化蓝图

    东百集团协同办公系统建设核心是将集团总部与各子公司、门店进行集成管理,实现基础协作,流程规范,数据的上传下达,统一协同门户,实现统一的技术标准、统一的信息门户和统一的移动应用平台。业务管理是基础协作的高阶产物,实现各个应用模块的数据传输,整理业务逻辑,形成合同管理、财务报销、人员管理、考勤管理等的业务集成。

    东百协同应用蓝图

    五 关键应用场景

    1. 统一门户

    通过致远COP,东百集团建立统一协同门户成为工作总入口,统一应用入口,统一信息发布,统一企业形象、风格,统一单点登录,统一应用信息展现,灵活的员工沟通社区。将企业微信打造成集团员工移动办公的统一入口,实现移动工作一站式服务。

    2. 组织主数据同步

    实现单位、部门、人员、岗位等从NC系统同步到协同平台,实现统一人员主数据。可按部门、岗位、人员、进行过滤同步。

    3. 人事管理

    实现员工从入职、转正、调动、离职与财务系统的对接,由协同作为事件发起的统一入口,并根据条件组合实现灵活的审批流程配置,审批流程结束后自动将人员信息记录推送到财务系统,实现两套系统的无缝对接。

    4. 财务报销

    由协同运营中台作为各类单据发起的统一入口,实现借款单、各类报销单、付款单、预提单、费用调整单与财务系统的对接,自动获取费用科目预算,并根据条件组合实现灵活的审批流程配置,审批流程结束后申请金额自动信息推送到财务系统进行预算额度扣减。同时当流程撤销时自动释放预算,实现集团、事业部、子公司、门店报销额度自动匹配各自的流程。

    5. 合同管理

    实现合同签订、合同变更、合同终止等全过程的业务闭环管理,会签流程结束后自动形成相应的合同台账,即时对合同执行情况进行跟踪,支持合同台账查询、修改、锁定、导入、导出,为后期按不同维度对执行情况形成报表,并进行统计和分析,辅助领导决策。 合同风控方面通过对合同审批过程中正文添加水印和锁定、合同附件添加水印和锁定,达到合同防伪、防篡改的目的。

    6. 考试管理

    集成在线学习与考试系统,管理员在后台轻松维护题库、发布考试,并可以从多个维度分析测评结果。员工使用移动端参考,并能及时知晓测评分数和错题,掌握自身学习效果。在线考试过程中防作弊设置,包含水印、切屏、禁止复制、答题时间限制等,支持在线成绩查询与补考。

    7. 合同预算管理

    同步财务系统每年的费用预算科目,根据不同的控制规则:合同签订控制,付款控制和不进行控制的规则下进行每条预算分别设定。在项目立项、项目付款、合同审批过程、合同变更、结算申请、合同付款中进行体现,并有强弱管控区分,每年的不同业务板块的报表呈现,直观体现费用预算科目的执行情况,形成整个预算生命周期管控。

    8. 资金管理系统集成

    六 整体应用价值

    协同运营平台作为工作的“枢纽”,职工可随时便捷掌握、利用信息,将简单、重复、低效率的工作由计算机自动化流程取代,带动工作规范化、标准化、数字化、智能化,对推动单位管理理念和管理模式的转变、推进流程梳理、流程治理和制度固化落地有重大意义。

    l 统一信息化工作入口,实现组织级统一工作场所及信息发布;

    l 统一流程管理体系,打造从战略到执行、从协同内到跨系统的一体化流程管理;

    l 统一系统集成整合,与异构系统单点登录、流程集成、信息集成;

    l 为组织提供业务定制平台,实现按需业务定制及业务扩展;

    l 为组织提供运营绩效服务,统一报表及组织级行为数据中心;

    l 为组织提供高安全能力、高可靠性及扩展能力的技术平台。

    七 关键成功要素

    1、信息化建设目标性强

    东百集团信息中心对于企业信息化建设的目标性十分明确,每周、月例会内容明确突出,针对项目发展目标制定了一系列举措并积极推进,这为项目的成功奠定了基础。东百集团作为商业零售界的标杆企业,以创新为动力,以需求为导向,以数字化转型为手段,以业务为核心,以安全为保障,强化枢纽运行管理与信息技术的深度融合,深化信息资源的开发利用和共享,最终达到“枢纽运行,安全智能;企业管理,精细协同;民生服务,便捷高效”的目标。

    2、协同办公团队具有很强的交付能力

    整个系统上线运行后,得到客户从上至下,从业务部门至信息中心的认可,交付的质量得到了肯定。团队具有资深的业务能力,能够将新需求准备定位进行剖析,及时给出此需求的解决方案与处理方法,并能够在试运行后迅速做出对应的调整,完成该模块的正常交付。

    八 客户证言

    与致远的长久合作以来,东百协同办公系统价值体现在:统一信息化工作入口,实现组织级统一工作场所及信息发布;统一流程管理体系,打造从战略到执行、从协同内到跨系统的一体化流程管理;统一系统集成整合,与异构系统单点登录、流程集成、信息集成;为组织提供业务定制平台,实现按需业务定制及业务扩展;为组织提供运营绩效服务,统一报表及组织级行为数据中心;为组织提供高安全能力、高可靠性及扩展能力的技术平台;为财务部门的合同预算管理的生命周期进行监督和把控,大大减少了经办在此过程中的工作量,释放生产力。
    为此,能够在今后的工作中再次进行深入合作,为业务部门发声,消除冗余的工作量,提高工作效率,为集团的信息化建设过程中添砖加瓦,表示衷心的祝愿和极力的支持!
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