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  • 贵州省建筑设计研究院:协同助力精细化管理
    时间:2022-09-26新闻来源:致远互联官网浏览量:2890
    一、单位简介
    贵州省建筑设计研究院有限责任公司的前身是始建于1952年的贵州省建筑设计研究院,是全省成立的第一家建筑设计机构,是我国最早成立的大型建筑设计院之一,率属贵州省国资委监管的省属国有企业。贵州省建筑设计研究院有限责任公司以工程勘察、规划编制、工程咨询、工程设计、工程测绘、项目管理、工程监理为主要经营业务。公司拥有国家批准的建筑行业(建筑工程)甲级、工程勘察综合类甲级、建筑工程总承包甲级、工程项目管理甲级、工程监理甲级、城乡规划编制甲级、风景园林专项甲级、市政行业甲级、建筑智能系统工程设计甲级、地质灾害治理工程综合甲级、工程造价咨询甲级、建筑装饰装修工程设计与施工一体化壹级等多项资质,是省内专业设置较全、取得资质较高的大型勘察设计咨询企业,形成了以勘察设计为主,两端延伸,多元发展、结构合理、特色鲜明的全过程一体化业务链。
    二、项目背景
    贵州省建筑设计研究院有限责任公司在初期信息偏重业务层面专业软件搭建建设,涵盖建筑、结构、给排水、电气、暖通、规划、综合、市政、造价、咨询等九大类60多种专业软件,管理软件除财务记账系统外,无其他系统,使得省建院管理信息化水平相对较低,业务流程线下走人工,管理制度落实情况很难知晓,各部门之间存在信息屏障,信息传递易有夹脚,传递反馈难,协同工作效率低,特别是印章管理。因印章类型多、业务用印需求量大,按照客户跟业务提供的资料经常需加盖不同类型技术成果签章,传统线下纸张审批,表单过长,使用困难,需要人工核实对应的技术成果文件匹配对应印章类型,人工核对工作量巨大,且容易出错。如何利用信息化技术手段规范工程设计过程中的管理和协作,提升办公效率,已是迫在眉睫急需解决的问题。
    三、信息化目标

    提高企业的管理能力,改变原有“重项目、轻管理”的观念,通过信息化助力现有的传统管理模式向“规范、高效、管控、变革”的方向发展,以简便易用的协同办公系统为抓手,建立全面的行政办公信息系统,理顺管理权责和流程,树立起通过信息系统协同工作的习惯。

    四、可视化业务指引平台
    借助工作流引擎,打造省建院统一流程审批中心,充分利用表单功能梳理流程规范,快速建立起有效的管理体系,并按照组织及业务归属分类呈现,为各部门各业务类型提供直观明了的统一入口,提升业务办理的效率,有效解决办公过程中的制度落地,使得各个员工部门间的沟通协作更加高效便捷;
    1、快速建立管理体系;打造省建院统一流程审批中心,充分利用表单功能梳理流程规范,累计完成行政办公、财务报销、人事管理、生产业务四大类,300多个表单,200多个流程,快速建立起有效的管理体系,业务审批效率从数天缩减为数小时。
    2、同一表单,匹配不同审批流程;根据各部门管理实际情况,结合公司层级管控要求,分段设置流程,将相同表单配置多个流程功能,根据不同职务级别、不同业务类别执行不同的审批流程,完美解决各部门个性化管理与公司层面管控要求,让组织内部职权能更有效的实行,提升流程效率。
    3、多视图设计;利用流程多视图功能,在不同流程环节展现不同内容,满足在流程审批过程中,对于审批节点在不同的管理权限下,适应不同层级管理需求,解决相同业务个性化数据需求。
    4、可视化业务指引;通过可视化业务导图的形式,按照组织及业务归属分类呈现,为各部门各业务类型提供直观明了的统一入口,提升业务办理的效率。
    应用价值
    通过可视化业务平台的业务导图,将原本复杂的各个业务系统按照业务办理的逻辑拆分成相应的各个业务功能模块,使用者即点即办,大大提升了业务办理的效率。
    五、印章管理
    省建院各类印章累计三大类133个,在生产过程会产生各种文档、图纸等纸质材料,不同用印资料需要加盖不同类型技术成果签章,传统线下纸张审批,表单过长,使用困难,需要人工检查并核对对应的技术成果文件匹配对应印章类型,人工核对工作量巨大,且容易出错。
    应用价值
    通过多视图设计,将一个表单拆分成13个视图,不同类型的技术成果自动匹配用印类型,规范印章管理,降低文单对应签章的匹配核对,提升文单整体的处理用印效率。
    六、客户价值
    贵州省建筑设计研究院秉承通过信息化助力现有的传统管理模式向“规范、高效、管控、变革”的方向发展,以简便易用的协同办公系统为抓手,建立全面的行政办公信息系统,实现办公信息集中,办公效率提升,制度推进有力,规则意识加强,管理流程规范,精细管理初现。
    1、统一业务入口
    通过可视化业务导图的形式,按照组织及业务归属分类呈现,为各部门各业务类型提供直观明了的统一入口,提升业务办理的效率。
    2、制度高效执行
    借助强大的BPM工作流引擎,打造省建院统一流程审批中心,将符合省建院管理规范的表单、流程固化到协同平台,制度转化为可见的“管理行为约束”,保证制度执行准确、高效、可追踪及可追溯;
    3、实时跟踪事件进度
    通过可视化流程图,实时掌控当前执行进度,以及执行结果。通过知会、加签和当前会签策略,实时调整工作流程,实现跨部门、多组织人员项目沟通合作,从最大程度上整合企业人员资源。
    4、打造协同交流平台
    通过协同办公平台电子化办公,使员工的办公效率大大提高,人员沟通实时快捷,任务传递高效清晰,节约公司在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用,达到开源节支,增产增效的目的。
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