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    通号城交:建立强管控、高绩效业财一体化管理中台
    时间:2022-09-02新闻来源:致远互联官网浏览量:1853

    一、案例概述

    通号城交针对自身集团化管理需求和业务管控亟需一套灵活可配、随需调整的业务系统,一方面采用协同管理平台实现了集中式管理,在集团层面建立流程和业务的统一规划和设计,进行组织架构的统一设置和管理,同时进行业务的统一授权;另一方面通号城交以项目管理为主线,通过业务定制实现了采购管理、供应商管理、合同管理、预算和收付款管理等全业务深度应用,全面满足企业的业务需求和业务场景。

    二、企业简介

    通号城市轨道交通技术有限公司(简称“通号城交”)是国务院国资委管理的中国铁路通信信号股份有限公司(简称“中国通号”)依据其战略规划,于2010年5月设立的一级子公司。是中国通号旗下专注于城市轨道交通列车运行控制和信息系统研究的高新技术企业,是中国通号四大系统集成平台公司之一,代表中国通号承担城市轨道交通领域系统集成和机电系统总承包业务,是国家发改委最早认定的城市轨道交通信号系统集成企业,拥有信息系统集成及服务壹级、信息系统业务安全服务(CCIA)壹级等资质,通过了国际铁路行业标准(IRIS)认证,是北京市高新技术企业。

    通号城交依托中国通号强大的系统设计、科研开发、设备制造、施工安装能力,先后承担了北京、天津、重庆、长春、大连、青岛、合肥、福州、深圳、东莞、佛山、长沙、西安等城市几十条轨道交通线路的信号及通信信息系统新建及改造项目,积累了丰富的新建及改造项目工程管理、系统设计、产品研发、系统集成、测试验证及工程实施经验,能够为业主提供优质高效的一站式解决方案和服务。

    三、案例难点

    通号城交属于集团化组织,公司总人数近400人,除了总部设立多个部门以外,下属有四家分公司和遍布全国的多个项目部。全集团的协同管理平台采用集中式管理,在集团层面建立流程和业务的统一规划和设计,进行组织架构的统一设置和管理,同时进行业务的统一授权,各分公司不再建立单独的业务,也不再设置单独的管理员。其管理难点主要有以下几点:

    集团化组织架构需要实现统一管理

    通号城交下属单位和项目组众多,并且分散在各地区,需要通过协同管理平台进行统一管理,实现工作流程、业务流程的互联互通。下属单位的系统维护未独立,需通过集团单位进行统一的流程搭建、组织架构设置、权限划分等,这就要求协同平台具备多组织功能,并可以实现集权的管理方式。

    业务管理复杂多变缺少与业务适配的应用系统

    通号城交的主营业务以项目管理为主线,涉及客户管理、供应商管理、投标管理、合同管理、采购管理、预算管理、收付款管理等业务应用全过程管理,且每个业务之间相关联,管理过程复杂。一旦业务发生变化,其管理方式也随之变化,这就需要一套灵活可配、随需调整的业务系统,不仅能满足现有的管理需求,也具备扩展性,随时适应不断变化的发展需求。

    四、信息化蓝图

    企业信息化管理目标

    ·建设全员应用的协同管理平台,实现无纸化办公,提高整体工作效率。

    ·建设全员应用的移动办公平台,实现随时随地办公的需求

    降低企业运营成本,提升各分公司以及项目部异地办公的效率,实现项目文件评审、项目里程碑节点的领导审批、费用报销等事项的统一管理。

    企业信息化历程

    ·2011年10月,上线了致远协同管理平台、用友的NC系统,使用了包括预算管理、资产管理、财务总账、HR管理等。协同管理平台与HR系统实现组织架构同步、消息提醒。

    ·2012年至2013年,致远协同管理平台不断升级迭代,更新到V5-5.6版本,并不断增加业务应用。

    ·2014年至2015年,上级股份公司进行信息化的统一管理,使用SAP系统实现财务和人事管理,原有NC系统充当数据备查系统。

    ·2017年协同管理平台升级到V5-6.1SP2版本,业务应用更加深化,基于项目主线实现全过程管理。

    ·2019年协同管理平台持续建设,并通过致远的Formtalk实现了资产的扫码盘点。

    五、关键应用场景

    总体应用架构

    通号城交协同管理平台总体应用架构包含了门户应用、流程审批、日常行政管理、公文管理、知识文档管理以及内部沟通协作,同时基于业务定制平台实现了以项目管理为主线的全过程管理,包括客户和供应商管理、投标管理、采购管理、合同管理、费用管理以及收付款管理等。

    在组织架构上应用了泛组织管理平台,实现了外部供应商的自主管理,外部供应商可以进行自身信息资料的维护,并可以更新和上传资质文件。

    协同管理平台整体架构

    通号城交建立了整个业务应用空间,通过业务导图实现了全业务的统一呈现,统一入口和统一管理。通过空间导图的展示形式,使用户更加便捷快速的找到相关业务以及主业务相关的其他审批流程,建立了更加友好的用户体验。

    总体业务管理空间

    六、关键业务应用场景

    供应商管理

    通号城交有500多个供应商,包括一般供应商、合格供应商、项目类供应商和运营类供应商。对于供应商的管理包含供应商的信息录入、供应商的评审、供应商的考核评价以及供应商信息自行维护管理等。

    供应商新增界面包括供应商的分类信息、是否纳入合格供应商的选择、供应商的基本信息、供应商的相关资质文件供应商的开户信息等。供应商信息建立之后自动存档。

    供应商新增界面

    供应商信息表中主要包括基本信息、变更记录、合同签订记录,全年合同签署详情,其中包括已完成和累计的签署次数、已完成次数、累计次数等。供应商信息表中信息来自多种流程表单,自动更新并且作为日志记录保存到供应商信息表中。

    同时,实现了部分权限的开放,协同办公平台建立了泛组织管理平台,500多家供应商可以登录办公平台对自身信息内容进行维护,包括对供应商的资质信息和营业执照等资料的编辑,其中对资质等文件设置了时效管理,即在资质即将到期时,系统多方式提醒进行处理。

    通号城交的供应商分为项目应用类供应商、运营管理类供应商两类,不同的供应商进行评定时所关注的内容不同。在供应商建档后,对供应商进行评定,如图所示项目应用类供应商初评评定报告中,供应商名称从档案表中进行选择,自动提取供应商的基本信息。初评评定报告审批表中对该类供应商的审批条款需必填,并且详细列出评定内容的项目,同时在表单建立之初可以把相关制度文件以附件的形式进行上传,作为填写和评审的过程中的参考资料。

    项目应用类供应商初评评定报表审批表

    经过初评评定审核过的供应商,进入到合格供应商库,否则是一般供应商库。在采购过程中,对于专业技术要求高、资质要求高和采购金额较大,需要采用合格供应商供货,否则就是一般供应商,两类供应商通过标识进行区分。

    通号城交每年会对供应商进行服务评价,包括服务评分、产品质量评分、服务能力和处理及时率的评分,并且设置评价权限,除集团采购部门进行评分以外,项目组也会针对服务内容进行评分,最终按照平均值评定,进行每家供应商的整体评审,依据评审结果进行相关的奖惩措施。

    对于供应商年度信用评价表中的评价项目,建立了相关的评价项目档案表。在发起评价时,直接从评价项目档案表中关联评价项目,无需手动选择。评价项目主要记录现有项目组名称,信用评价表中设置了评价项目的权重计算方法,根据各项评分自动计算总得分,减少手工计算的过程,提高了准确性。

    供应商年度信用评价表

    对于每个供应商的得分情况,系统会自动统计并生成得分汇总表,针对每一个供应商,可以看到不同的评分项目和评分结果,也可以穿透到相关的评价表汇总查看详细评分内容。

    价值体现:通过致远业务定制平台帮助通号城交实现了精细化的供应商管理,从供应商的信息录入、分类供应商管理和评审、供应商合同签订、供应商信息变更,以及供应商的综合评价等方面实现了供应商的全过程管理。通过供应商管理的深入应用,使通号城交与供应商之间建立起良好的供需合作关系。

    采购管理

    通号城交的采购分为两大类,一类是公司内部采购,制定年度采购计划,按照计划执行;另外一类是把采购数据上报至集团,通过集团统一采购执行。

    对于通号城交内部的采购管理,在年度执行采购计划中不仅要列出采购物资的明细,而且每种采购物料关联对应的供应商信息,包括计划采购时间、建议采购方式等、采购物料金额等信息。采购计划是按照所输入或者所导入的采购明细内容形成采购计划的档案表,采购计划档案会作为后期采购执行的依据。

    采购计划审批单

    采购执行过程通过签署采购合同完成,在采购合同的审批单中,需要关联客户名称、供应商名称、相应的采购物资信息;在采购合同的审批单中,采购合同的主营条款,可通过下拉框的方式进行选择,不仅可以减少手工输入的错误,使填入的内容更加规范,而且大部分内容设置成必填项,方便条件检索查询。

    采购合同审批单

    采购合同审批单与采购的物资信息进行关联,通过采购物资编号的读取,直接从采购计划中关联采购物资的台账信息,无需手工输入,数据自动关联,保证了采购计划与采购执行相匹配,也实现了采购物料的一次录入多次使用的需求。

    在前期录入采购计划时,采购物料明细中包含了每种物料的总金额,即每种物料的年度预算采购额度,在实际采购合同审批时,会输入每种物料本次采购的使用额度,当采购合同流程审批完成后,该使用额度自动扣减采购物料台账中的预算剩余可用额度;当物料的剩余可用额度无法满足本次采购的需求时,对于物料的采购需要追加,通过采购物料的追加流程实现。

    通号城交的采购管理执行过程中,采购物料不是通过数量进行采购控制的,而是通过物料的金额、已采购物料的预算审批、执行过程中的预算使用、预算自动扣减、预算追加等方式实现采购的有效管控。

    采购合同审批完成后形成采购合同的台账信息,其中合同台账记录合同的收付款情况、合同的执行情况,通过合同相关的流程自动更新合同台账信息,从而实现采购计划、采购执行、合同管理、合同收付款等全过程的采购管理业务。

    价值体现:通过致远业务定制平台实现了从采购计划到采购执行的过程性管控,做到了流程的前后关联,数据的前后打通,并且通过流程自动回写档案的功能,实现采购物料预算的自动扣减,减少了手工维护量,并保证了数据的正确性。

    七、整体应用价值

    业务定制深入应用实现主营业务的全面管理

    通号城交以项目管理为主线,通过业务定制平台实现了采购管理、供应商管理、合同管理、预算和收付款管理等全业务应用,全面满足企业的业务需求和业务场景。整体的业务管理过程复杂且相互关联,数据要求一次录入多次应用,通过致远业务定制平台实现了业务逻辑的完整性和一致性,并且在很多业务流程中通过流程触发、数据关联和数据回写等简化了操作,提升了用户体验,实现了数据的互联互通。

    大集中的管理方式实现了全集团的协同办公

    通号城交作为多组织模式的集团公司,在实际的日常办公以及业务应用方面都采用集权管理模式,通过致远协同管理平台完美的实现了通号城交的管理诉求,不仅在组织架构上面实现了各单位之间的独立设置,并且在日常办公、业务应用、权限管理等方面实现了集团统一设置,统一授权的管理模式,实现了集团公司上下统一的集中式管理。

    八、关键成功要素

    公司领导全面支持业务部门全力配合

    协同管理平台的建设过程得到了公司领导的高度重视和全面支持,在协同平台上线之后,公司领导要求所有的审批需要线上实现,线下的纸质审批不再应用,从管理制度方面的要求推进了协同平台的全面应用。随着平台在业务层面的深入应用,公司各业务部门也提供了很多很好的业务建议和信息化建议,最终用户已经完全离不开协同办公平台,并且对信息化管理方面的诉求推动了平台应用的不断深化,使平台应用更加完善更加全面。

    业务定制简单灵活与管理制度完美融合

    致远业务定制平台具有灵活可配置,搭建可视化的特征,在实施整个项目管理业务过程中依据制度可以完全落地实现。随着业务的不断变化和发展,以及业务部门对产品的熟悉度的提升,在管理流程上也需要进行不断调整,业务平台可以与管理完美融合,适应企业的业务发展,这也是其它专业管理系统所不具备的,真正充当了通号城交的协同业务中台作用。

    实施运维快速上手产品更好服务于业务

    致远协同管理平台具有易上手和易维护的特征,通号城交的IT维护人员在建设初期参与平台的实施建设,并且可以快速掌握业务定制应用,通过后期运维过程中对产品的不断熟悉和对业务的深入理解,可以使产品更好的服务于业务,也提升了产品和业务的匹配度。通过致远公司对老客户管理员的不间断培训,以及通号城交IT运维人员的不断自主学习,致远协同办公平台在通号城交的应用范围从广度和深度都得到了提升,也推动项目走向成功。

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