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  • 福建建材设备:打造在线招采平台 助力采购服务创新模式升级
    时间:2022-09-13新闻来源:致远互联官网浏览量:4202

    一、案例概述

    随着市场竞争地激烈发展,技术手段地不断革新,福建省建筑材料设备有限责任公司(以下简称:材料公司)紧跟建工集团战略发展步伐,大力推进企业转型升级,积极探索创新发展模式,以提升现代治理能力为宗旨,以“市场为主、行政为辅”为方针,以信息化平台创新为动力,练好企业高质量转型发展“基本功”。为保证集团招标采购管理与经济效益良好匹配,及时优质高效地把企业所需的生产材料供应到生产中,最大限度地发挥集采职能,建工集团于2020年携手致远打造了“在线招采经营分析管理创新平台”。通过对业务流程的重新梳理,实现需求、招采、签约、供应、签收、对账、开票、付款等全周期业务流程数字化,打通供应链上下游信息数据互通壁垒,从而进一步完善企业采购与供应商销售资源连接器,提升公司的智能协同管理水平,为深度探索数字化企业之路添砖加瓦。

    二、客户简介

    福建省建筑材料设备有限责任公司为福建建工集团有限责任公司核心重点企业、全资二级国有单位,注册资本1亿元。公司主要经营范围涵盖建材、沥青、电线电缆、电梯、金属材料等,作为建工材料、设备等专业性贸易公司,长期从事大宗物资设备集中采购、对外物资设备采购批发销售、项目投融资等业务,为大批省内外PPP、EPC、房地产及国家、省重点项目提供物资设备服务,与数十家国内知名企业建立长期战略合作关系,涉及项目覆盖全国30多个省市,市场足迹遍布集团海外十多个大型项目。近几年业务额实现突破性发展,钢材、水泥、沥青、电线电缆、铝合金型材、电梯等业务呈逐年大幅度递增态势。

    三、案例难点

    1)线下采购过程繁琐、流程不规范,采购过程数据无联动共享,领导管控比较难;

    2)采购计划由第三方项目系统报送,采购人员需手工汇总、分配,机械式工作量大;

    3)投标报价供应商较多,品牌多,报价明细依赖人工汇总,评审工作量大、错误率高;

    4)缺乏对供应商的统一管理、投标行为难分析,供应商年度评审缺乏数据支撑;

    5)采购合同执行过程缺失,采购与销售数据断层,业务过程难追溯;

    6)采销合同、结算单等大量文件需材司、供应商、项目部三方盖章,邮寄成本高、耗时长;

    7)采购订单跟踪不及时,靠采购人员线下反复咨询与催办;

    8)缺乏数据分析能力,领导无法及时获取项目、组织、合同等各维度资金垫款与收支情况。

    四、客户信息化现状及展望

    1.信息化建设目标

    1)规范管理:规范集团工程物资采购过程,实现采购“公开、透明、择优”的运行机制;

    2)过程管控:招标项目在线过程管控,线上留痕,帮助采购及管理部门进行过程追溯;

    3)统一内外:打通企业上下游数据壁垒,完善采购与供应商资源连接器,实现管理创新;

    4)数据联动:业务全过程数据联动共享,打破断层现状;业务数据动态呈现,数据权限分离。

    2.信息化蓝图

    在线招采平台按照“统一、集成、协同、数字”八字建设方针,遵循“统一标准、统一流程、统一数据”的协同定位,实现了需求在线、寻源在线、评标在线、合同在线、签收在线、结算在线、数据分析在线,实现业务联动、数据联动、流程追溯、过程管控,整体提升数字化、在线化水平。

    五、关键应用场景

    致远COP平台为建工集团打造“采购+供应管理+协同办公”为一体的管理平台。将公司的日常办公、采购业务、物资供应等进行统一管理,打造各类业务、供应商及领导驾驶舱门户、实现采购及供应全流程闭环管理,同时对接新中大、福建CA、启信宝等第三方系统,链接多方平台数据,使管理工作更规范,更高效,为领导层决策提供更多数据支撑。

    1.招标门户

    打造建工材料公司官方门户网站,对外展示企业基本信息与采购交易平台。供应商可通过门户网站进行账号注册、CA认证、采购信息查询、成交公告查询及主材网价查询,可通过交易中心对当前采购中的项目进行资格预审、标书获取、在线报价及投标答疑等。

    2.开标大厅

    打造建工材料公司采购管理部门专属的采购开标门户,集中展示当前所有开标中的项目信息及开标进度,方便采购员实时跟进开标进展情况及查看评标结果,评审结束后可在线自动生成采购报告及采购结果。

    3.履约门户

    打造建工材料公司物资供应专属的采购履约门户,集中展示采购执行过程中的相关待办,并且对待办进行分类显示,集成了业务部门较关心的订单执行情况、项目欠款报表等关键业务指标数据。

    4.领导驾驶舱

    打造管理驾驶舱,实现业务平台可视化、数据动态监管、提升企业形象。

    5.各类数据总表

    建立采购项目总表将采购项目的全业务过程数据自动归集,所有动态过程支持流程回溯及按人员角色权限控制查看内容与范围;建立供应商档案库,记录供应商投标及供应全过程数据,通过调用启信宝对供应商的基本信息与征信情况进行自动获取与查询,通过供应商评价机制对供应商进行动态管理。

    建立采购档案表将采购合同基本信息与执行情况进行自动归集,方便采购部门进行管理跟踪;建立销售档案表将销售合同的基本信息与执行情况进行自动归集,方便物资供应部门进行管理跟踪。

    建立采购订单台账记录订单的下单情况、发货情况、收货情况、结算情况等数据,方便采购业务员实时跟进订单执行状态及订单的执行进度。

    6.CA在线签章

    通过对接福建CA,实现招采全流程在线盖章(含材司、供应商、项目部三方盖章),涉及供应商资格预审、投标报价、开标评审、采销合同、签收结算等业务范围,避免盖章文件篡改,提高文件安全性,同时线上盖章减少了邮递成本,缩短盖章时间,提高三方盖章效率。

    7.异构系统对接

    通过对接项目管理系统,实现了采购总量需求推送、项目档案同步、销售合同会审在线打通、结算数据在线打通,打破异构系统数据断层,改变以往双方系统重复录入、领导重复审核的工作模式,同时避免了数据对接时人工录入的错误性,提高了数据交互的及时性、准确性。

    六、整体应用价值

    统一管理:集团项目公司、材料公司与供应商统一业务平台,统一授权,协作对接,打破传统的业务模式,使业务流程更加规范,业务过程灵活控制,实现领导实时在线监督。

    规范控制:通过数字化手段规范采购流程,完善合法、合规的招投标业务流程,集成CA数字认证技术,加强审批流

    控制和数据预警分析,强化对采购业务的管控与监督。

    降低成本:优化采购流程,打破传统的采购供应模式,实现市场采购部门与供应商在线协同,招标采购供应全业务闭环管理,保证沟通的高效、准确性、减少事务性工作,减少人为差错。整体提供工作效率,降低协作成本。

    辅助决策:招采业务全流程数据自动采集,形成多维度统计分析报表与关键指标,通过大屏进行集中展示,业务风险数据自动预警,为领导管理决策提升支撑依据。

    管理创新:招采业务与工程项目的总量需求、订单需求联动,全流程打通,数据自动推送与采集,形成多维度统计分析报表与异常数据监控,为企业数字化转型提供基础数据支撑。

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