一、案例概述

山东国欣颐养集团作为大型企业集团，由多个成员单位组成，成员单位的规模较大，相对独立。为解决集团因机构众多、办公分散、人员庞大、流程复杂带来的管理问题，山东国欣颐养集团与北京致远互联软件股份有限公司联手打造了协同管理平台；平台集成财务共享系统、人事系统、主数据系统，打造了统一的工作平台和信息入口，在基础办公应用之外，结合颐养集团多元化业务的特殊需求，构建督查督办、投资项目管理、合同管理等业务板块的深度应用，在集团及集团与各子公司连个层面，实现各种信息、流程、资源、知识的整合、优化和分级管理。

二、客户简介

山东国欣颐养集团是山东省医养健康产业整合重组平台，资产是由部分省属企业医养健康产业非主营业务划转而来。集团现拥有全资公司（单位）73家，控股公司（单位）107家，企业分布在山东多市和部分省（区市），主要涉及健康养老、医疗服务、健康管理、地产开发、医械装备、医药制造及流通、康养教育等多个领域。

三、案例难点

山东国欣颐养集团产业复杂，包含健康养老、医疗服务、健康管理、地产开发等七大板块三大产业；将近56家分属公司覆盖山东各地市，机构众多、单位组织分散、办公场所分散，为集团总部与各子公司之间上行流程审批、下行通知下达，造成了诸多不便。

机构众多，信息同步难

单位组织分散，人员数量庞大，单位组织之间信息传递的过程中普遍存在损耗、延迟、失真等问题。

多元化业务，集团化管控能力待提高

各种信息、流程、资源、知识整合难，造成集团化管控能力相对较弱。

缺乏相关管理制度，办公效率较低

业务流程复杂，实际落地较难，加上缺少相应的管理制度保障，阻碍办公效率的提高。

四、客户信息化现状及展望

1.信息化历程

山东国欣颐养集团的信息化建设主要分为以下几个阶段：

2020年：山东健康集团成立，协同办公系统其组建后第一个建设的信息化项目。企业重组时，下属成员单位应用产品复杂，需要对整个集团之前的各个系统进行整合，标志着协同办公建设从分散的信息孤岛进入集成、共享、互联的新阶段.

2021年：通过一期建设，协同管理平台承担起打造山东健康集团流程运营管理平台的重任，不仅满足日常工作，也实现了山东健康集团制度流程规范化落地，形成基于业务场景跨组织机构的大协同。

2.信息化目标

山东国欣颐养集团协同管理平台的建设，实现六个核心目标： 打破时空隔离、实现主动管理、制度落地、提能增效、提升员工意识、提高管理水平。

五、关键应用场景

1.整体协同应用架构

山东国欣颐养集团协同管理平台的建设按照“统一、集成、协同、数字”八字方针，遵循“统一标准、统一门户、统一移动应用平台”的设计理念；满足协同办公基础需求的前提下，实现协同办公新模式、沟通协作新平台、信息管理新平台、日常工作新平台、移动办公新模式、知识分享新方式、监督管理新方法等创新建设，促进管理水平全面提升。

2.关键应用场景

2.1.统一门户入口

通过协同管理平台，山东健康集团建立统一协同门户成为工作总入口，基于整合带来集中统一的工作环境与入口，实现了门户、流程、报表、财务共享、人事系统、主数据平台等11个相关应用系统的集成。

统一待办中心：统一流程待办、统一消息入口。

决策分析平台：集团各板块业务数据统一展示，助力综合决策。

知识文档中心：知识数据统一管理，统一查询入口。

应用价值

统一门户以应用聚合、功能聚合、待办聚合、数据聚合、消息聚合为手段，打造统一的企业信息化工作平台和信息资源访问入口，建立多级多态的企业门户，支持不同场景应用，提供集成应用体验。

公文管理

按照国资委公文管理标准，山东国欣颐养集团搭建的公文管理平台，覆盖了公文业务全过程的场景应用，包括收文、发文、公文传阅、签报等。

内部发文自动转为收文单位的待处理收文：针对企业内部发文可自动转换为对方的待处理收文，实现文件、信息的流转、审批等功能。

公文处理流程进度实时监控：对文件、信息处理情况提供简单易用的实时监控机制，方便单位领导及时掌握单位工作人员的公文处理进度情况。

收发文流程自动化：公文管理子系统的具体工作流程可以由系统管理员在无须改动程序的情况下灵活定义，实现收发文处理工作流自动化，过程数字化，提高办公效率。

应用价值

公文管理实现了公文线上业务流转的流程自动化，流程进度实时监控，提高了公文的处理效率。

2.3.督查督办

山东国欣颐养集团督查督办管理平台包括督办立项、事项提醒、事项反馈、进度查看、督查催办等方面的业务，系统通过标准化、规范化的督办业务流程，建立健全统一领导、分工协作、上下联动、齐抓共管的督察督办工作机制。

督办立项：对集团重大事项在督查督办中立项审批；

事项提醒：新任务审批通过后，系统自动提醒；

事项反馈：对督办任务的处理情况进行反馈；

进度查看：支持查看各任务事项的当前处理进度；

督查催办：对于未处理任务事项进行催办；

应用价值

山东国欣颐养集团督查督办平台明确了集团重点工作事项的目标、结果、责任、时效，提高了督查工作的制度化、标准化、规范化，便于对重大事项的办理结果进行验证；同时汇总工作反馈信息，可以跟踪督办事项的每一次反馈、延期、催办、变更情况等，确保事项得到坚决有效的贯彻落实，以及重点项目督查督办的政令通畅。

2.4.统一审批中心

统一审批中心，对山东国欣颐养集团人事、财务、行政、合同、法务等各项业务近300个流程重新梳理。协同管理平台建立起涵盖山东国欣颐养集团所有部门的审批流程，覆盖流程梳理、流程设计、流程执行、流程监控与分析四大环节应用。

应用价值

统一审批中心纵向落实统一管控，横向打通各个组织之间的管理衔接，强化各个部门之间的协作规则，完成跨部门、跨组织的协同工作。规范了企业现有的流程管理体系，支撑流程设计、执行与监控分析的可持续化管理，全方位提升流程管理能力。

2.5.知识管理

在知识管理模块，提供了覆盖知识文档上传、知识共享及安全、知识智能获取全流程的场景应用。

知识文档上传：支持结构化文档及业务流程数据的上传及自动归档；

知识共享及安全：设置文档访问及操作权限，保密文档不公开，需要访问时需申请访问权限，增强文档安全性。

知识智能获取：借助致远门户引擎，无代码配置各部门专属门户，构建起企业知识门户、定义个性化知识地图，满足组织多形式获取知识的需求。

应用价值

通过对企业过程数据、结果数据、经验总结及相关文档的积累，对企业知识进行知识分类、知识授权、知识备案，建立企业的原始资料库，为后续的分享利用奠定了数据基础。

2.6.投资项目管理

山东国欣颐养集团的投资项目管理系统，是覆盖投资项目全过程的动态监管平台，实现投资项目的互联互通、信息共享、协同服务。

业务架构

投资项目管理系统围绕项目“四个阶段”“三个层级”进行搭建，支撑二级子公司、一级子公司、集团公司三级的上行需求上报，以及集团公司、一级子公司、二级子公司下行规划任务的层层拆解。

业务应用展示

投资项目立项：项目组成员在线填写投资主体信息、项目基本信息、被投资企业信息等，提交立项申请。

投资项目库：对上报完成的投资项目进行归类统计。

投资决策申请：在线提交投资主体信息、项目基本信息、被投资企业信息，及集团要求的各项报告材料，提交决策申请。

投资计划管理：针对固定资产、地产项目等投资项目，分类型提交投资计划审批。

项目专家库：在线创建项目评审专家库。

项目退出机制：在线提交项目处置方案，完成项目退出审批。

应用价值

投资项目管理实时监控项目进展，及时把握投资项目的投向和投效，保证过程实施进度，从而进一步规范投资项目管理，提高投资效益；在投资管控层面实现从项目计划到项目验收的全过程监控，强化了中心战略管控。

2.7.合同管理 

山东国欣颐养集团合同管理平台，包括合同管理、合同审批、合同执行过程管理、合同报表等方面。借助合同管理平台规范了集团及下属子公司的合同业务流程，实现了合同全过程的跟踪管理。

合同管理：包括基础数据管理、相对方管理、合同范本管理；创建相对方档案，统一规范相对方基础信息库；通过合同范本管理统一合同文本的标准和版本。

合同审批：固定的合同模板结合强大的流程引擎，统一规范合同审批流程，对合同签订过程的合规性进行管控，规避集团法务风险。

合同执行过程管理：全过程监控跟踪合同履行情况，自动发起相关预警提醒或业务流程，降低合同履约风险，提升业务监管能力。

合同报表管理：利用丰富的报表模板，快速、准确、直观的进行数据呈现，为业务决策提供更有力的信息支撑。

应用价值

合同管理使合同全过程的管理职责更加清晰，合同签订的效率大幅度提高。线上合同审批替代手工管理合同，实现远程异地审批，移动审批，提高审批效率，降低管理成本；全过程监控跟踪合同履行情况，降低合同履约风险，提升业务监管能力。

2.8.移动化办公 

山东国欣颐养健康集团移动应用平台，提供覆盖PC端90%的功能应用，实现终端和功能应用的统一化，管理随心、移动随行。借助微协同服务，将待办、通知实时显示在微信及企业微信上，实现消息事项的多维度提醒。

六、整体应用价值

致远互联携手山东国欣颐养集团打造的协同管理平台，帮助山东国欣颐养集团在集团化管控、流程效率提升、内控业务、数据决策与分析方面取得了很大的成效，具体表现在：

搭建多元化的全员协同平台：借助平台集团总部人员内部及集团总部与子公司人员之间实现了基于业务的高效协同和沟通，并通过资料、文档共享让各级组织部门的数据信息在整个企业内部传递，提高了企业整体协作效率。

降低经营风险，实现集团内部管控：加强集团内部风险管理，在合同管理、投资项目管理中实现了全过程管控，进一步规范合同管理及投资项目管理流程，将集团固有制度内化到业务流程中，有效降低了企业风险成本。

强化监察力度，实现过程监督：强化重大事项及任务的监察力度，借助督查督办，确保重大任务事项有效贯彻执行。

七、关键成功要素

–明确方向、制定策略

与山东健康集团制定策略：一切以总部需求为准，权属单位培训为主，协助为辅；明确各阶段的工作重点、任务进行项目分解，对紧张的任务进行加班赶工，可以复用的业务进行复用；针对关键用户采用快速响应重点支持，次要用户区别对待的方法；多次培训深化应用，以分公司管理员带动下属单位。

–协同办公门户团队具有很强的交付能力

整个系统一期于2020年10月开始启动，2021年元旦上线运行，次年4月二期财务共享、投资管理、融资租赁业务上线。从启动到试运行，再到协同办公门户正式上线，每期用了大概不到5个月的时间，是山东健康集团信息化项目建设中交付最快的。