随着互联网信息技术的普及和新媒体的崛起，新闻、资讯、信息的传播和接收手段呈现出多样化的趋势，使传统媒体面临着巨大的生存挑战。

而数字化转型为媒体行业增添了更为多样化的表现样式，从而能够满足用户不断变化升级的需求。因此，传统媒体只有更好的拥抱数字化转型，探索媒介大融合，才能开创出顺应时代潮流的新商业模式，而媒体企业的协同正是数字化转型中的重要一环。

湖南广播电视台广告经营中心通过致远互联协同运营平台，强化以项目为核心的沟通协作、保证业务处理及时高效;同时建立了合同、财务预算等业务管理的主体,解决了日常工作中业务进度难控制、业务数据信息难采集的问题;集成应用则打通了各个系统间的互动脉络，真正实现业务联动、数据联动，让数据支撑不再是一纸空谈。

一、企业简介

湖南广播电视台是一家位于中华人民共和国湖南省的传媒事业单位，由前湖南广播影视集团改制而成。湖南广播电视台成立于2010年6月28日，在湖南广播影视集团注销后继承其全部债权债务。湖南广播电视台将统一管理旗下湖南电视台、湖南经济电视台、湖南人民广播电台等省级媒体资源，而其中可经营性事务将剥离组建子公司——芒果国际传媒（集团）有限公司。同时湖南广播电视台控股湖南电广传媒股份有限公司、湖南有线电视网络有线公司及潇湘电影集团有限公司。湖南广播电视广告经营中心（以下简称湖广告经营中心）是湖南广播电视台广告业务管理机构。

二、管理难点

电视广告行业特点：

（1）电视广告覆盖面广，收视率高

（2）有强烈的艺术感染力，以独特的技巧、形象魅力，给予人们美的享受

（3）表现形式多种多样，目前的广告表现形式有名人式、引证式、音乐舞蹈式、现场表现式、新闻式、故事式等形式

（4）电视广告受时间限制，但有重复性

（5）电视广告具有促进产销、传播知识，搞好两个文明建设的特点

（6）电视广告有为发展广播电视事业的造血功能特点

三、企业信息化蓝图

信息化经历

•2014年用友财务U8系统

•2016年使用云协同平台，2018年停止服务

•2016年开始研发使用内部业务追踪管理系统

广告经营中心的信息化架构以三大平台为支撑（基础协同平台、业务构建平台、系统集成平台），以标准+定制+集成构建集团平台应用，基础协同平台面向中心日常行政事务提供精细化的行政职能管理应用，如流程落地、文档共享、信息通知、沟通协作、文化宣传等。业务构建平台提供个性化定制服务能力，定制项目预算管理系统。集成平台以连接+整合能力为主，为业务平台提供基础数据、业务模型支撑。合同管理模块运用信息技术手段对合同原稿及合同的审批过程进行严格把控。财务预算管理建立了全新预算管理体系，严格把控预算执行过程，实时掌握预算数据，及时调整，并集成用友U8财务系统，自动转化业务凭证，极大减轻了财务的制单工作量，大大提高了工作效率。

信息化蓝图

广告经营中心信息化整体规划以强中台、轻前台、重后台的思路。打造企业的信息化建设平台，打造统一权限管理系统，统一组织架构、角色门户、业务门户。后台支撑主要以现有的财务、业务追踪系统为后台支撑，运用信息技术手段对广告业务进行有效管理，自动生成各类生产经营统计、查询报表，为领导提供决策化数据，为管理人员提供便捷的管理手段和工具；同时以协同基础应用为集团日常办公业务提供支撑，以门户、移动为统一工作前台，面向各个业务单元、角色、岗位提供个性化的办公服务能力。

信息化蓝图

建设内容以日常办公、预算与合同管理、ERP-U8集成为三大板块，分别实现：

1、加强沟通与协同

项目沟通包括上下级垂直沟通及部门间横向沟通问题。广告公司在立项前，销售人员必须和上级以及项目经理充分沟通客户需求，制定合理的项目报价和成本估算；销售经理必须与上下级沟通资源忙闲情况，避免因客户需求不明确、沟通不畅造成的项目延误或客户满意度降低。

2、实现计划与预算

每个项目从合作协议书签订开始，就必须严格细化项目预算、项目计划；计划项目人员及分工，包括艺人、嘉宾、摄影师、摄像师、音效师、化妆师及其他项目相关人员安排；计划服装、道具、物料，舞台搭建、灯光设计、音箱技术，场地、安保、医疗、消防和水电管理等；安排平面设计、剧本台词和音乐创作、排练、彩排、视频制作等环节；因此，项目合同不仅需要严格明确项目范围、制定项目预算，更需要制定规范的项目执行计划。

3、项目组织与整合

项目相关问题不能通过多次碰头和大小会议就直接解决。会议上的内容都是好说难做，经常遇到的问题是，会上各个部门负责人满口答应配合，会后表现被动。解决这个问题最有效的办法只有一个，就是按照项目的要求把各个部门的人员和相关资源按项目重新组织和整合，包括上下游业务流程的衔接，业务部门和职能管理部门的整合。

四、关键应用场景

合同管理

•合同流程主要包括合同原稿审核、合同审核、合同打印存档、合同台账。

•合同信息审批管理，直接记录主合同在签订初、执行过程到完结，整个项目的信息记录，并实现筛选、查询、在线打印，使相关职能部门快速查询、查看合同审批过程，记录每一个审批节点。

•不同频道合同及审批流程不同，核算方式也不同，根据实际情况选择合同审批模板。

应用价值：解决了湖南广播电视台所有频道广告合同线上签批问题，杜绝因台领导出差无法审核签批流程所带来流程抵消问题。通过系统实现合同台账的实时更新和分权管理，合同查询和定位更加快速，合同相关各部门数据共享互通更加高效。

财务预算、凭证集成管理

业务逻辑

1、借助系统来建立健全预算管理体系，形成完整的预算管理制度；

2、以分公司为主做为预算管理试点单位，逐渐推动全面预算管理，发挥各组织机构负责人的带头作用，积极主动配合预算管理委员会推行公司全面预算管理，以达到配合公司战略目标的实现；

3、通过协同管理及预算管理系统提高各部门的沟通效率，规避相互推诿现象，提高跨公司协作、跨部门协作，提高内部管理水平；

4、需要尽量减少基础数据的维护，降低人为干预的错误率，减少系统维护工作量；

•在系统中预算编制分为预算编制管理、预算编制查询、模板设置、流程设置等几个部分。清晰定义预算控制的内容和责任部门，设计详细的预算内和预算外控制的流程，使公司的一切经营活动和管理活动都能纳入预算管理控制体系中。

•通过项目预算与预算科目结合，可以实现明细预算的管理。

•费用报销填报和审批等功能，利用该模块可实现财务报销的电子化流程，通过流程优化，规范管理；实现预算项目限额控制，通过控制，贯彻预算刚性原则。

•通过流程化的预算调整单进行调整，留下被记录的痕迹。系统支持预算的多种调整方式。

•按各部门与列支年度对借款金额、付款金额、费用报销金额和差旅费报销金额进行统计，相关的统计内容、统计条件和统计图表等，都可以根据具体的实际需要进行灵活的配置达到使用者的要求。  

•自动生成凭证传入财务系统，减免财务人员制单工作。

应用价值：费用报销与支出的审批质量与效率大幅提高，降低运营成本。方便财务核算，减少资金沉淀，降低财务费用，实现企业资金的合理利用费用预算的效率与质量得意提高，费用的使用率更加透明，方便查询；全员参与的费控操作，大大的提高了企业管理理念的沉淀，管理者可以通过系统及时、准确的了解费用的预算、使用等情况，从而加强监管。

五、整体应用价值

广告经营中心根据实际业务及管理需要，通过协同定制平台实现了预算管理、合同管理。实现由传统办公到现有在线审批、决策，大大提高了业务的准确性、及时性。 

而对于关键业务在致远协同管理平台所落地，带来的应用价值如下。

•统一待办，高效工作，便捷实用，提高办公效率

•提供一体化的、便利的办公平台，各项零散工作进行集中管理，提高工作效率与业务响应速度，从而提升公司的基础管理水平。

•合同管理，由传统办公变为电子化，企业管理者能够实时查询，掌握大局

•减少手工方式处理数据，避免工作量大准确度低安全性低

•能够满足管理人员跨部门、跨系统的查阅综合性信息，代替手工汇总和调整，避免工作量大、时效性低、数据不准确，保障数据安全性。

六、关键成功要素

项目的成功建设可以总结为以下几个方面：

领导人员的重视程度

项目的实施是全员协作完成的，企业领导者需要起到良好的带头作用，领导员工培训和使用致远协同办公系统，提高管理员运用信息化工具的技能，确保系统实施的连续性和广泛性。

健全的企业制度

协同管理系统管理办公的重要工具，但是也必须与健全的企业制度结合起来，利用企业制度来规范办公流程，明确分工管理员的职能，保证致远协同自动化办公的顺利实施。

精确掌握需求

广告经营中心结合自己的实际需求，在协同管理平台基础之上，听从各部门、各频道意见，充分讨论，在上线使用过程中及时听取建议，逐步调整，最终落地。