一、案例简述
山西安泰集团协同一体化平台以协同OA模块为基础，实现公司日常事务审批、会议管理、计划发布、公文传输等线上协同，结合CAP定制能力实现合同电子化线上管理，加强企业制度管理；利用致远门户能力为安泰提供多维度的前台门户呈现方式，帮助企业做到信息推广、业务统一。
二、管理痛点
1、信息系统建设有NC、大宗物料、数据分析、MES生产、OA协同办公等，目前多数系统处于独立建设，应用孤立的状态，给集团统一的决策分析与统一的业务处理带来了极大的不便；
2、合同管理过程中审批不规范、履行跟踪难、归档不全；
3、业务监控扩展性弱，缺乏对公司重要事项的有效监控；业务变更快；无法适应变化；
三、企业简介

山西安泰集团股份有限公司（以下简称公司）是经山西省经济体制改革委员会晋经改[1993]140号文批准，以发起方式设立的，并于1993年7月29日在山西省工商行政管理局登记注册。经中国证券监督管理委员会证监发行字[2003]5号文核准，公司在2003年1月20日向境内投资者发行A股股票7,000万股，于2003年2月12日在上海证券交易所上市交易。经过派送红股、资本公积金转股以及非公开发行等方式的股本扩张，目前，公司股本总额为100,680万股。

自创业以来，公司对内秉承“爱我安泰，以诚相待”的人本管理原则，全面规范企业管理；对外奉行“诚信为本，互惠互利，广交朋友，共同发展”的经营宗旨，积极开拓公司经营。经过十几年的发展，外托山西的资源优势，内靠严格的科学管理，逐步发展成为集科工贸、产供销于一体，跨洗煤、焦化、型钢、建材、发电、国际贸易等多种行业的国家级乡镇企业集团。主要从事煤炭洗选、焦炭、型钢、电力的生产销售。
四、管理特色
安泰集团的奋斗历程创造了安泰文化，安泰文化浓缩了安泰的光荣历史。 安泰集团坚持“和政府同心、跟乡亲一心、对职工关心”的办企宗旨。形成了“同心协力、开拓奋进、多创财富、为国争荣”的企业精神。 安泰集团秉承“广交朋友、互惠互利、信誉至上”的经营理念，坚持“人本管理、爱我安泰、以诚相待”的管理思想，实现了科技与人文、企业与社会、员工与企业的价值融合。 安泰文化与时俱进，在创新中发展、传播。
五、企业信息化目标
打造集团统一的信息门户体系，提供统一办公入口。安泰集团信息系统建设有NC、大宗物料、数据分析、MES生产、OA协同办公等，目前多数系统处于独立建设，应用孤立的状态，给集团统一的决策分析与统一的业务处理带来了极大的不便，同时也加大了信息维护的难度，利用致远V8.0全新平台信息门户的集成与定制特性参考对标同类型集团信息门户建设标准，建设安泰集团统一的内部信息门户体系，全新的门户体系将包含：集团统一的数据决策、统一的系统入口、统一的文化宣传与统一的日常办公四位一体。 同时解决电脑端、手机端环境兼容问题，系统集成、制度数字化、协同智能化以及集团合同管理等。
六、信息化历程
安泰集团于2015年上线致远协同平台，构建集团无纸化办公应用，实现事务的无纸化审批流转。随着企业信息化建设的发展，面对多数系统处于独立建设，应用孤立的状态，给集团统一的决策分析与统一的业务处理带来了极大的不便，同时也加大了信息维护的难度。安泰集团于2021年升级致远V8.0全新平台，实现各系统的信息整合，同时增加对合同管理的在线合规审批。
七、关键应用场景
1、总体应用架构

山西安泰集团协同一体化平台以协同OA模块为基础，实现公司日常事务审批、会议管理、计划发布、公文传输等线上协同，结合CAP定制能力实现合同电子化线上管理，加强企业制度管理；利用致远门户能力为安泰提供多维度的前台门户呈现方式，帮助企业做到信息推广、业务统一。

2、关键业务应用场景
2.1 门户管理
全新升级的协同平台统一信息化入口，实现集团统一工作场所及信息发布统一流程管理体系，打造从战略到执行、从协同内到跨系统的一体化流程管理统一系统集成整合，将以往分散的信息有效的分类、聚合。实现集团信息、咨询的快速下达。借助致远全新协同平台门户定制能力，未来还将构建集团统一登录前门户，将相关信息统一呈现使员工可快速全面掌握相关资讯。
登录前门户展示：
应用价值：
通过将业务系统、数据资源、网络资源集成在统一的入口之中，实现统一的“人员集成、界面集成、流程集成、业务集成、消息集成、应用集成”，为安泰提供统一企业信息资源获取入口，提供个性化服务。同时借助致远互联协同平台强大的门户定制能力，使协同门户不仅是办公桌面、信息窗口，更加能够结合集团文化底蕴、业务系统、管理风格，构建各种各样不同场景的门户应用。
2.2. 合同管理
以合同档案管理为核心，包含合同审批、信息变更、状态变更、合同补充、合同补录等功能，同时支持对首付款计划进行编制、变更，通过合同首付款等功能对首付款情况进行更新，覆盖合同从签订、履行到履约结束的全生命周期，帮助单位、企业规范合同的签订，提高合同首付款工作的质量和效率。
2.2.1. 合同门户

依据领导关注合同信息，打造同管理数据报表分析空间，助力集团领导快速了解企业合同履行信息，为企业决策提供依据。

2.2.2. 合作方管理
提供相对方信息调查在线管理，风险信息（包括信用等级、等级状态、是否黑名单等）主动预警，法务人员应关注和搜集集团客户及关联企业的有关信息，有效识别集中风险及关联客户风险。
2.2.3. 合同范本管理
通过合同范本管理统一合同文本的标准和版本，降低了业务部门和合同管理部门的审核成本，有效规范合同和标准。
2.2.4. 合同类型管理
对合同类型进行统一管理，规范合同分类规则，后续合同可按类别进行数据汇总、分析、查询等操作。
2.2.5. 项目档案管理
通过与NC系统集成，同步NC系统中项目档案信息。规范合同签订所属项目信息，后续合同可按项目进行数据汇总、分析、查询等操作。
2.2.6. 签名档案管理
通过设置签名档案，区分上市公司与非上市审批流程中签字用户的信息。满足上市与非上市合同管理制度的合规、合法性。
2.2.7. 合同签订
合同的要素（表单）和文本在线填报模式，在规范合同起草的同时，减少了业务端操作的步骤，有效提升合同发起和起草的效率。支持在合同签订时可查看前期合同立项、项目立项信息，领导在审批中也可穿透了解当前合作方信用信息。实现合同流转完，将已审核合同文本推送至NC，为NC付款开票提供合同依据。
2.2.8. 合同补充
部分销售类合同是框架合同（一年签订一次主合同），针对这种情况提供了合同补充功能，通过快速审批流程确认，即可生成合同档案。补充合同编号依据框架合同编号自动连续编号。
2.2.9. 合同变更
合同周期长，传统纸质合同变更过程缺乏审核、更新，导致合同数据版本不统一，针对这种情况，系统提供合同变更流程，并通过产品控件隐藏功能实现依据变更内容类型，展示对应合同信息要素，方便领导更直观签批。
2.2.10. 合同付款
合同付款时与之前合同款项数据比对控制，降低财务合同执行风险，同时可实现依据合同签订相对方自动带出付款信息。支持合同付款时可穿透查看该合同已付款情况。
应用价值：
规范合同基础数据管理、文本管理；
固化管理制度、控制法务合同订立风险；
避免手工管理合同，实现远程异地审批、移动审批，提高审批效率；
覆盖合同全生命周期，全过程监控跟踪合同履行情况，自动发起相关预警提醒或业务流程，降低合同履约风险，提升业务监管能力；
利用丰富的报表模板，快速、准确、直观的进行数据呈现，为业务决策提供更有力的信息支撑。
八、整体应用价值
1、信息化管理统一入口
协同办公门户中的统一工作门户成为工作的总入口，打造了协同办公新模式。通过统一的PC端门户，用户可在已集成的5个应用系统之间一站式登录、跳转；通过可高度自定制化的“个人中心”，用户可极其便捷地一览待办、经办、发起的各类内容。
2、合同全程数字化
实现合同全程数字化管理，从合同起草、发起流程、流转审批、签署用印、存证归档到履约过程中的变更、查询、统计等，整个合同管理过程实现全程数字化。并利用丰富的报表模板，快速、准确、直观的进行数据呈现，为业务决策提供更有力的信息支撑。
3、审批与用印电子化
避免手工管理合同，实现远程异地审批+签署，移动审批+签署，提高审批效率，降低管理成本。通过印章的电子化，让印章在授权范围内可以随时随地的使用，用印合同防篡改，用印全程有监控可追溯，让印章管理更高效、更可控、更安全。
4、PC移动一体化
合同管理的应用，包括对印章的使用和监控等都可以扩展到移动端，在移动端，即可实现随时随地的管理合同、使用签章、监控执行、预警风险等，与签署更高效、管理更便捷的高效数字办公时代接轨。
5、业务全场景智能化
合同审核中提供智能审批助手和立体决策助手，智能审批助手通过抽取合同管控风险点、法务合规点、相对方征信等信息，自动完成合规校验与相关信息的展示。立体决策助手为决策者提供关联数据展示，提升决策的价值和效率。
九、关键成功因素
信息化建设项目的成功依赖的是前期调研阶段需求的合理化控制，同时构建集团内部支撑体系及时有效的沟通、协调避免信息层面脱节。知识的有效传递能够调动集团各级单位资源，加快推进项目进度
1、需求控制，保持原有系统应用的基础上，根据实际应用情况再扩展其他应用。协同办公系统的应用范围非常广，可以覆盖日常办公中的大部分业务。如果在需求调研阶段中，对系统需求贪大求全，就导致需求扩大，重点不明确；系统建设阶段实施精力分散，结果就是重点的需求无法满足，非重点需求做了却无人使用的情况，最终导致系统价值无法体现，上线使用率低，实施失败；
在需求调研和系统建设时，把实施精力放在公司业务最核心的几个重点需求上，集中精力满足需求，在核心需求应用顺畅的基础上，再扩展到其他需求，逐步推进应用，避免贪大求全的风险，保证系统实施成功。
2、建立良好的内部支撑体系，信息科专人负责内部支撑。协同办公系统是公司长期使用的产品，建立公司内部支撑体系非常必要，在集团及各分子公司设立系统保障人员，可以及时调整业务变更、处理系统运行中出现的问题，保证系统正常高效运行。
3、明确各分子公司的单位管理、系统管理员，做好系统的知识转移工作。协同办公系统是全员使用的系统，但往往企业的员工计算机水平参差不齐，知识转移是否做的好将直接影响到员工对系统的应用热情，知识转移做的不好，会打消员工使用系统积极性，造成协同办公建设的失败。做好对员工的知识转移工作，让员工认识到产品价值，更好的利用产品功能，为自己工作提高效率，保证系统实施成功。