一、院校简介

云南民族大学创建于1951年8月1日，是一所培养各民族高级专业人才的全日制公办民族类省属重点大学，由教育部、国家民族事务委员会与云南省人民政府共建的大学，入选教育部“卓越法律人才教育培养计划”、国家民委双语人才培养基地。

民族大学开设有藏语、傣语、傈僳语、拉祜语、景颇语、佤语、纳西语、彝语、哈尼语，壮语、苗语、白语等民族语种专业，是全国开办少数民族语言专业种类最多的学校。

未来学校将持续注重内涵式发展，不断探索和构建现代大学制度，根植云南、面向全国、辐射东南亚南亚，在国家“双一流”建设背景下努力朝着高水平民族大学、民族团结示范校、“三风”建设模范校踏实前进。

二、项目背景

民族大学在学校工作开展过程中缺乏信息化支撑，公文全靠人工跑腿签批，有时候领导出差，一等就是几个礼拜；领导交办的重要事项常常因为结果反馈不及时，无法得到满意反馈结果；校长办公会议议题维度较多，涉及到学校不同的各个部门议题汇总难……诸如此类都亟待通过一套信息化系统来解决。

三、信息化目标

云南民族大学协同办公平台，紧密围绕“办文、办会、办事”的管理主线实现应用系统的搭建，构建一套统一、安全、互联互通的协同办公系统，保障全校政令通畅，校职工间高效协作，以全面实现全校办公管理的信息化、数字化、移动化。

办文管理

通过办文管理模块，实现公文数字化处理，全面覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理。

办会管理

通过办会模块，覆盖校长办公会场景下的议题申报、议题呈报、资料收集、上会选题、会议纪要等全业务链一体化管理，提升会议组织及决策的效率。

办事管理

通过办事管理模块，快速构建符合民族大学特色和管理需要的流程管控系统，提高校职工日常的沟通效率，降低沟通成本，做到责任明确、环节清晰。

四、应用场景

1、公文管理

民族大学日常公文全靠人工跑腿签批，从拟文、印制完毕到送达校本部，起码需要两、三天的时间，遇到有些紧急的事务，只能是先电话告知，正式文件随后送达，如果领导外出，不在学校，则直接影响到文件的流转速度。

关键应用场景

通过办文管理模块，实现公文数字化处理，全面覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理。

（1）发文管理；根据民族大学管理构架以及公文管理制度规范进行公文流程固化，从发文格式到发文路径，实现公文审核、修改、清稿、签发、套红、封发等操作，公文实时接收、在线处理，处理节点明确授权，责任清晰，意见明确，保证公文审批流程的规范严谨，提高使用灵活性。

（2）公文交换；采用安全数据交换技术，通过统一的安全信息交换中心，分送后自动转收文部门的公文收发员，实现民族大学电子文件的上传下达；

（3）收文管理；通过收文单实现来自本学校内外部文件进行拟办、批示、承办、办理、阅读、归档等操作，收文单实时接收、在线处理，提高收文处理效率。

（4）公文流转进度管理；通过流程监控实现公文的流转进度查看，公文下发过程中，在哪个节点、谁还没有操作都能清晰显示，把信息快速控制在最小范围。

（5）公文统计分析；系统自动汇总单位收发文情况，实现收发文的条件查询、全文检索，并提供相应的统计报表和打印等功能。

应用价值

通过公文管理模块，实现公文数字化处理，全面覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理。

2、议题管理

校长办公会议议题维度较多，涉及到学校不同的各个部门议题汇总难；

会议议题和会议内容一直在调整，开会前校办人员需要经常重新打印会议材料，办公室手忙脚乱，耗费成本且成效不高。

关键应用场景

通过办会模块，覆盖校长办公会场景下的议题申报、议题呈报、资料收集、上会选题、会议纪要等全业务链一体化管理，提升会议组织及决策的效率。

（1）会议议题申报管理；议题申报时，上报人只需要上传议题材料和支撑材料，可以直观化呈现议题申报所需要的支撑材料，统一议题申报、呈送议题格式与流程，分类收集整理议题。

（2）会议议题呈送管理；系统自动汇总学校各科室呈送的议题，校长决定是否上会，审批结束后形成不同的议题库，方便领导可随时查阅材料，了解议题详细情况。

（3）会议议题通知管理；议题呈送审批通过后，校办工作人员发起会议通知，流程结束后，系统自动触发会议通知，实现会议信息及时传达。

应用价值

通过信息化技术，实现会前、会中、会后的信息管理与智能化控制，解决高校手工搜集议题费时费力，会前资料准备不足，议题库管理杂乱无序等问题，满足学校议事沟通决策要求，实现会议组织效能的提升，让会议更加效率。

3、办事管理

学校每周会有很多重要事项的上报、登记、审批管理，通过传统线下人工登记管理再通知的方式，流程比较繁琐且工作投入量较大信息维护难。

关键应用场景

通过办事管理模块，快速构建符合民族大学特色和管理需要的流程管控系统，提高校职工日常的沟通效率，降低沟通成本，做到责任明确、环节清晰。

（1）每周重要活动；针对学校每周主要活动的申报，利于各部门及时了解掌握每周活动信息。

（2）每月交通费报销；针对学校每月交通补贴费用进行规范管理，涉及员工编码、部门、月份数据自动带出，减少重复录入的工作量，保证业务数据一致。

应用价值

通过办事管理模块实现学校周度重要活动的上报、审批、汇总全流程监控管理，规范学校的办事流程，方便对各个重要活动监督管理，提升学校办事管理监督管控能力。

五、整体价值

云南民族大学各部门间已经基本放弃了纸介的办公方式，全部改为了OA方式流转，节省了大量在途时间，纸张成本费用，提高办公效率。

电子化公文管理

实现校内规范严谨的电子化公文管理，覆盖发文、交换、收文、签报、归档等公文流转的全周期过程管理。

可视化流程管理

通过可视化的流程规范校内事务审批过程管理，提高校职工日常的沟通效率，降低沟通成本，做到责任明确、环节清晰。

在线议题管理

统一议题申报、呈送议题格式与流程，分类收集整理议题，在线查看议题资料，让议题更加有序、整体化，提升会议决策效率。

实现信息共享

将各项工作分类汇总，建立网络沟通渠道和信息交流平台，实现信息共享、顺畅沟通。