一、院校简介

电子科技大学是教育部直属，坐落于四川省成都市、国家“211工程”建设的重点大学、“985工程” 重点建设大学。学校设有清水河、沙河、九里堤三个校区，校舍总建筑面积123万余平方米。有23个学院（部），63个本科专业。2017年进入国家建设“世界一流大学”A类高校行列。并入选“2011计划”、“111计划”等，被誉为“中国电子类院校的排头兵”。

二、项目背景

随着高校的不断发展，高校与社会各行业的联系与协作日益增多，为了保障和维护高校的合法权益不受侵犯，防范财务风险，需要对各类经济行为通过合同管理来进行规范。

高校的合同主要内容包括基建工程与修缮项目（含设计、监理、施工）、物资设备采购、教材和图书资料采购、大宗物资采购、低价易耗品的定期采购、绿化工程及维护业务、学校大宗保险业务、捐赠、资产出租出借、对外投资、合作办学、教科研的横向课题、校企合同等其他涉及经济内容和涉及学院权益的事宜。

三、信息化目标

电子科技大学根据自身的管理机制和管理需求，建立了集合同签订、合同履行、合同档案、合同监督于一体的合同管理平台。

1、合同签订

实现合同的统一规范、分层分级、权责清晰的快速审批管理，实现合同模板和合同管理机构的规范管理，实现合同签订后的变更和解除管理。

2、合同履行

合同收支管理、合同过程管理，并与其它专业系统同步或集成相应数据，实现合同争议纠纷和履行风险管控。

3、合同档案

实现分类合同台账、实时合同查询、合同档案线上线下同步管理，明确合同台账数据不同权限。

4、合同监督

实现合同数据、合同权责、合同安全等监督，支持合同定期监督和不定期审计，持续监督合同安全管理。

四、应用场景

1、系统集成

门户集成

通过统一身份认证、单点登录，全校的老师统一门户和统一入口。

数据集成

数据中心收集由各系统共享的人事、采购、科研项目、财务等信息，然后共享到合同管理系统。合同系统将合同数据共享到数据中心，数据中心再共享给各业务系统。

合同管理系统业务流程

一般合同类

科研类

国资和后勤类

应用价值

合同管理系统的所有组织架构人员信息统一通过数据中心共享到合同系统，实现了统一组织架构、统一人员、统一维护、统一管理。通过数据统一存储和数据共享，减少系统之间的对接，减少开发成本，并增强系统可维护性，打破信息孤岛。

2、合同管理

签订主体混乱，事后追责无据可依

学校各个部门都可以对外签订合同，并且许多合同是涉及多个部门，一旦出现合同纠纷，谁都不承担责任，谁都负不起责任，最后由学校承担责任，同时多部门对外签合同，往往给合同的收集、归档管理造成了难度，给学校的财务管理带来了风险和损失。

缺乏流程管理，内部牵制不到位

合同管理分为制度、流程、表格、档案几方面管理的全过程的系统性行为，合同订立前对对方单位资质和履约能力审查不够；合同签署时合同没有经过承办部门、财务、基建审计等部门联合会签，律师未对合同主要条款中的重大金额进行审核等；合同签订后部门未能监督合同的履行情况。

文本混乱，缺乏格式化文本

在学校缺乏合同管理主体机构时，合同大多由各合同承办部门签订，合同格式五花八门，专业性差，往往忽略违约责任、争议解决等条款的约定，最终给学校带来利益损失。

关键应用场景

合同类型管理

通过统一管理合同类型、规范合同分类规则，后续合同可按类别进行数据汇总、分析、查询等操作。实现不同维度的自定义多级类别合同分类管理，可根据合同内容差异分类战略合作协议、科研合同、学生活动相关合同、财经类合同、采购合同、固有资产相关合同、对外战略合作协议、未分类合同等17个一级合同类别。

合同范本管理

通过合同的文本创建、文本更新、版本迭代、批量上传文本、新版本推送、一键转发和下载，统一了合同文本的标准和版本，降低了合同管理办公室、法务部门和相关部门的审核成本，有效规范合同的标准。

合同表单流程

重点阐述采购类合同审批流程，自定义图形化合同流程配置，快速构建符合学校规定的标准与非标准的合同管理流程，做到节点权责清晰，权限智能匹配，按照不同条件分支自动流转。

合同审批管理

实现按照合同金额大小区分发起权限或是否需要发起合同审批的节点权限管理，比如5万、20万等。

合同立体决策为校领导提供立体数据支撑，降低审批和执行环节的控制风险，审批后可自动生成合同编号或备案号，全面提升决策的价值和效率。

通过在线修改和痕迹管理功能，解决以往反复修改和多个合同管理和识别的难题，使得合同会签效率大大提升。

合同变更管理

记录合同变更申请、强制管理变更原因，实现合同的变更次数、变更类型与变更内容的有效管理。合同变更后有风险预估和提醒，履行完毕后自动提醒发起人。有效减少了合同随意变更的情况发生，领导能第一时间掌握合同异常及变更风险。

合同纠纷管理

实时跟进合同纠纷情况的上报、审核、处理和解决情况，了解合同纠纷的处理状态并实时反馈

合同档案管理

通过系统实现合同台账的实时更新和分权管理，合同查询和定位更加快速，合同相关各部门数据共享互通更加高效。

合同报表管理

构建合同数据平台，为管理提供决策支持

合同预警管理

支持短信网页的同时提醒，了解处理提醒、超期提醒、催办提醒等合同签订情况和合同签订到期提醒、付款提醒等合同履行情况。

合同流程监督

合同的流程督办，不因人员变动和异常而影响流程流转，杜绝“死”流程。

五、整体应用价值

实现学校的管理提升

结合合同管理机制建设，合同管理标准化，提升合同管理效率，实现学校合同管理运作的持续完善和改进。

支持学校的统一管理

深化合同管理应用，通过合同梳理进行统一标准化，作为学校规范管理的基础，利于持续扩展规模后的统一化管理。

支持一体化合同管控

构建合同管理系统，进一步强化学校与各承办单位的业务纵向和横向协同，强化沟通协调机制，提升合同一体化管控有效性。

实现学校的竞争力提升

着眼于合同深化应用，提升整体学校的总体业务能力，促进学校的各项事业健康发展，支持学校的长远发展目标达成。