招投标采购系统作为企业采购数字化管理的核心工具，可有效提升采购效率、降低成本。下面将聚焦招投标采购系统核心功能，围绕采购全流程，为使用者提供简明、实用的操作指南。

一、系统核心功能与使用准备

（一）功能架构概述

系统集成采购预算、需求管理、供应商管理、招标执行、合同履约等核心模块，支持多角色协同操作。用户可通过PC端、移动端（APP、微信、钉钉）等多渠道登录，实现采购全流程线上化管理。

（二）基础数据配置

供应商管理：在系统中完成供应商准入登记，提交企业资质、联系人等信息，审核通过后纳入供应商资源库，为后续招标提供基础。

预算设置：依据年度计划编制采购预算，设定预算科目、周期与控制强度，确保采购活动在预算框架内进行。

品类规则预设：建立物料编码体系，根据采购金额、品类特性设置招标规则，如超50万元采用公开招标，低于该金额选择询比价采购。

二、采购需求至招标阶段操作

（一）需求提报与审批

需求部门在系统中填写《采购需求单》，注明物资名称、规格、数量等信息。采购部门汇总需求，系统自动校验预算，审核通过后生成《采购计划单》，明确采购内容与时间。

（二）招标策划与执行

招标方式确定：根据采购计划选择公开招标或邀请招标，公开招标需在电子招采网发布公告，邀请招标则定向发送邀请函。

招标文件编制：使用系统模板生成招标文件，涵盖招标公告、技术要求、评标办法等内容，支持附件上传。

评标标准设定：明确价格、技术、商务等评分项权重，例如设备采购中，价格分占60%，技术分占30%，商务分占10%。

三、投标与评标流程操作

（一）供应商投标

供应商在系统中报名投标，提交资格材料审核通过后，下载招标文件并按时上传投标文件，支持加密与版本管理。招标方通过系统发布答疑文件，确保信息统一传递。

（二）评标与定标

开标唱标：开标时系统自动解密投标文件，生成《开标一览表》，记录报价、交货期等关键信息。

组建评标委员会：从专家库抽取技术、财务等领域专家，系统分配评标任务。

在线评标与结果确认：专家在线打分，系统汇总生成《评标报告》，推荐中标候选人。决策层审核后公示中标结果，发放中标通知书。

四、合同签订与履约管理

（一）合同管理

合同起草：调用系统模板，自动填充招标结果信息生成合同文本。

审批签署：按合同金额匹配审批流程，审批通过后使用电子签章签署，合同自动归档。

（二）履约与付款

订单执行：合同生效后生成采购订单，供应商确认后组织供货，采购人员跟踪订单状态。

验收付款：到货后填写《到货检验单》，验收合格触发付款流程。系统通过OCR识别发票，完成“订单-合同-发票”三单匹配后付款。

供应商评价：付款完成后对供应商履约情况评分，结果计入档案，作为后续合作依据。

五、系统运维与数据应用

（一）日常运维

系统管理员分配用户权限，定期备份数据并进行系统升级，确保操作安全与功能更新。

（二）数据分析

系统自动生成采购计划完成率、成本节约率等报表，支持多维度筛选。设置关键指标预警（如预算超支、交货延迟），通过可视化界面辅助管理层决策。

六、常见问题与解决方案

（一）需求提报阶段

问题：需求部门提报的规格型号不明确，导致采购计划反复修改。

解决方案：在系统中建立标准化物资库，需求部门提报时直接从库中选择，减少描述偏差。对非标物资，提供模板引导填写完整技术参数。

（二）招标阶段

问题：供应商质疑评标结果公正性。

解决方案：系统全程记录评标过程，包括专家打分明细、沟通记录等，可随时调取查阅。对质疑事项，在“监督检查”模块启动复核流程，确保评标合规。

（三）履约阶段

问题：发票与订单信息不一致，导致付款延误。

解决方案：强化发票校验规则，OCR识别后自动与订单、合同比对，差异项需人工确认。供应商端提供发票填写指引，减少录入错误。

通过掌握招投标采购系统的全流程操作，企业可实现采购活动规范化、透明化管理，降低成本、提升效率。建议定期组织用户培训，及时更新操作手册，确保系统高效运行。