无纸化办公已成为众多企业提升效率、降低成本、增强竞争力的重要选择。国药集团一致药业股份有限公司借助协同运营平台实现无纸化办公的案例，为我们提供了极具价值的实践样本。

一、前期规划与准备

（一）全面评估企业需求与现状

企业在推行无纸化办公前，要像国药一致那样，对自身情况进行深入剖析。国药一致拥有30000多名员工、110家下属子公司，业务涵盖“药品分销+医药物流+医药零售+工业投资”全产业链条。这种庞大的规模和复杂的业务体系，导致信息传达不畅、审批效率低下等问题。因此，企业需全面梳理内部业务流程，明确哪些环节可以实现无纸化，以及员工在日常工作中对文件管理、沟通协作等方面的需求，为国药一致后续选择合适的协同办公平台、制定针对性的实施策略奠定基础。

（二）选择适配的办公平台

选择合适的协同办公平台是无纸化办公成功的关键。国药一致选择致远互联协同运营平台，正是看中其强大的功能和定制能力。该平台不仅具备基础的文档管理、流程审批功能，还能借助零代码定制能力，为国药一致量身打造人事、资产、投资、法务等多项业务管理应用。企业在选择平台时，要综合考虑功能完整性、可扩展性、易用性以及与现有系统的兼容性等因素，确保所选平台能够满足企业当前和未来的发展需求。

二、系统搭建与功能配置

（一）构建统一门户与集成业务系统

国药一致通过致远协同运营平台，实现了统一门户、统一搜索、统一信息、统一移动。这一统一的入口，让员工能够便捷地访问各个业务系统，无论是人事管理系统、资产管理系统还是投资管理系统等。例如，员工在处理日常工作时，无需在多个系统之间频繁切换，通过统一门户就能快速找到所需信息和功能模块。同时，平台集成多个业务系统，打破了数据孤岛，实现了数据的互联互通，提升了工作效率。

（二）定制个性化业务功能

基于企业自身业务特点，利用平台的定制能力开发个性化功能。在人事管理方面，致远可视化业务定制平台为国药一致搭建了人事管理平台，围绕员工入-转-调-离全生命周期进行线上化管理，实时更新和查看员工信息，自动归集员工档案，并生成直观的数据分析报表。在资产管理上，针对资产采购、入库、领用、归还等全过程进行细致管理，确保资产信息准确、可追溯。投资管理和法务管理也通过定制实现了线上化、规范化，如对体系内投资建立完整档案，对法务案件进行全生命周期管理等。

三、流程优化与员工培训

（一）优化业务流程

推行无纸化办公意味着对现有业务流程进行优化和重塑。国药一致以往采用线下审批方式，流程繁琐、效率低下且易出错。在引入协同运营平台后，全面推行无纸化审批，将线下流程转化为线上流程。例如，在公文审批流程中，员工在线提交公文，系统自动按照预设的审批路径流转，审批进度实时可查，还能进行催办。同时，优化后的流程减少了不必要的环节，有效避免了越权审批现象，提高了审批效率和管理规范性。

（二）开展员工培训

为确保员工能够熟练使用新的无纸化办公系统，培训至关重要。国药一致在系统上线前，应组织全面的培训活动。针对不同部门、不同岗位的员工，设计差异化的培训内容。对于普通员工，重点培训基本操作技能，如文件上传下载、流程发起与处理等；对于管理人员，培训重点则放在系统管理、数据分析等方面。培训方式可以多样化，包括线上视频教程、线下集中培训、现场实操指导等，让员工尽快熟悉并适应新的工作方式。

四、推广应用与持续改进

（一）逐步推广至全企业

在完成系统搭建、流程优化和员工培训后，要逐步将无纸化办公推广至全企业。国药一致采取从集团总部试点，再向各分子公司复制推广的策略。集团总部先行试用，在试用过程中及时发现问题并进行调整优化。当总部试用成功后，将成熟的经验和模式推广到下属100多家分子公司，确保整个集团能够顺利过渡到无纸化办公模式。

（二）持续收集反馈与改进

无纸化办公系统在运行过程中，要持续收集员工的反馈意见。员工在实际使用过程中，可能会发现一些功能不够完善、操作不够便捷的地方。国药一致可以通过设立意见反馈渠道，如在线问卷、内部论坛等，鼓励员工提出问题和建议。根据这些反馈，及时对系统进行优化升级，不断完善功能，提高用户体验，使无纸化办公系统更好地服务于企业发展。

无纸化办公的实施是一个系统工程，需要企业从规划准备、系统搭建、流程优化、员工培训到推广应用等多个环节进行精心策划和有序推进。通过借鉴国药集团一致药业股份有限公司的成功经验，其他企业可以更加顺利地实现无纸化办公转型，在数字化时代提升企业运营效率和管理水平。